Поняття та процес контролю

2. Інструменти управлінського контролю

3. Контроль поведінки працівників в організації

30 Поняття та процес контролю. Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності організації, так і на всю їх сукупність. В межах процесу контролю, можна виокремити три основні етапи: вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації; порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами; реакція на порівняння (коригуючі дії). Етап 1. Вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації. Менеджери зазвичай використовують чотири основних методи вимірювання -особисті спостереження; статистичні звіти; усні звіти підлеглих; письмові звіти підлеглих. Кожний із зазначених методів має свої переваги та недоліки, тому їх спільне використання (комбінація) збільшує ймовірність отримання достовірної інформації. Особисті спостереження виявляються у отриманні інформації про реальну діяльність підлеглих безпосередньо менеджером. Статистичні звіти набувають ширшого застосування в управлінському контролі внаслідок використання комп’ютерних технологій. Отримання інформації на нарадах, в особистих бесідах, розмовах по телефону – це все приклади усних звітів підлеглих. За перевагами та недоліками цей метод подібний до особистих спостережень. Характеристики письмової звітності подібні до звітності статистичної. Етап 2. Порівняння результатів реального виконання із встановленими стандартами. -встановлюється ступінь відхилення реального виконання від стандарту. Принципово важливим є визначення прийнятного рівня відхилень, адже саме випадки його перевищення є об’єктами діяльності менеджера. Етап 3. Реакція на порівняння. На заключному етапі процесу контролю менеджер має обрати один з трьох варіантів дій як реакцію на результати порівняння: а) нічого не робити; б) коригувати діяльність підлеглих; в) коригувати стандарти діяльності. Види управлінського контролю - Випереджаючий контроль спрямований на якість та/або кількість усіх вхідних ресурсів у організацію (фізичних, людських, інформаційних, фінансових тощо), перш ніж вони стануть частиною організації. Поточний контроль здійснюється безпосередньо впродовж трансформаційного процесу. Він ґрунтується на вимірюванні фактичних результатів діяльності і оперативному реагуванні на відхилення, що виникають. Заключний контроль відбувається після завершення трансформаційного процесу, його об’єктом є виходи із організації. Основний недолік заключного контролю – констатація відхилень, коли збитки невідворотні. Отже, ефективність заключного контролю нижча проти інших, однак для багатьох видів діяльності він є єдиним можливим видом контролю.

31 Інструменти управлінського контролю. Існують різні підходи до класифікації засобів управлінського контролю. На практиці усю сукупність інструментів контролю поділяють на три групи:

1. інструменти фінансового контролю;

2. інструменти операційного контролю;

3. інструменти контролю поведінки працівників в організації.

Складовими елементами фінансового контролю -фінансовий аналіз; бюджетування; аудит.

Фінансовий аналіз також можна розглядати як складну підсистему, де основними інструментами є:

· аналіз фінансової звітності організації;

· аналіз фінансових коефіцієнтів;

· аналіз беззбитковості.

Аналіз фінансової звітності організації Для оцінки та контролю діяльності організації широко застосовують такі документи фінансової звітності: баланс; звіт про прибутки та збитки; звіт про рух готівки. Аналіз фінансових коефіцієнтів переслідує наступні цілі: порівняння поточних фінансових результатів організації із попередніми, визначення змін, встановлення тенденцій; порівняння результатів фінансової діяльності однієї фірми із відповідними результатами інших фірм галузі. Аналіз беззбитковості проводиться для з’ясування, якими мають бути обсяги продажу продукції організації, щоб досягти прибутковості. Бюджетування - один із основних засобів планування і контролю за діяльністю підрозділів в організації. Бюджетами визначаються як планові, так і фактичні показники витрат (грошові кошти, активи, сировина і ресурси, заробітна плата) структурних одиниць організації. Цілі аналізу виконання бюджетів: точне вимірювання дійсного стану

Аудит – незалежна формальна верифікація (засвідчення) фінансових звітів і операційних видів діяльності організації. Розрізняють зовнішній і внутрішній аудит. Зовнішній аудит проводиться зовнішньою незалежною аудиторською організацією і спрямований на перевірку фінансової звітності. Внутрішній аудит окрім фінансової перевірки додатково оцінює операційну діяльність організації і опрацьовує рекомендації щодо її удосконалення. Обов’язкові напрямки аудиторської перевірки:

· грошові кошти (залишки на рахунках, аналіз процедур управління грошовими потоками); надходження (перевірка гарантій сплати боргів споживачами, перевірка балансу);

· запаси (перевірка матеріальних запасів на складах, порівняння оцінок з показниками балансу, оцінка фізичного зносу);

· основні фонди (огляд, оцінка зносу, визначення адекватності страхування);

· кредити (аналіз кредитних угод, узагальнення зобов’язань);

· доходи і витрати (оцінка їх розподілу за термінами, доречності, сум).

Графік Гантта – інструмент розробки графіків виробничих процесів і контролю за їх виконанням, що дає можливість швидко оцінити стан виробничого процесу (які процеси завершені, а які - ні).

Мережеві графіки. Мережеве планування та управління (МПУ) –специфічний метод планування та управління проектами шляхом застосування мережевих графіків.

Метод оцінки та перегляду планів (PERT) – це метод складання виробничого графіку, при якому виробничий процес розбивається на окремі операції з наступним аналізом їх послідовності і ролі кожної в загальному процесі. Операції можуть здійснюватись як одночасно, так і послідовно. Далі визначається час, необхідний для виконання кожної операції.

Метод критичного шляху (СРМ) на основі виробничого графіку дозволяє встановити критичну послідовність операцій, що обмежують швидкість здійснення будь-якого процесу. Як правило, це найбільш тривалий етап в процесі. Удосконалення критичного шляху дозволяє скоротити процес в цілому.

32 Контроль поведінки працівників в організації. Фінансовий контроль дозволяє ефективно контролювати використання фінансових та фізичних ресурсів організації. Проте його можливості щодо контролю поведінки працівників в організації суттєво обмежені. Складові елементи процесу контролю поведінки працівників в організації: 1. Стандарти діяльності працівників. Будь-яка робота, яку належить виконати в організації, описується за допомогою певних стандартів. Завдання стандартів, що використовуються в процесі контролю поведінки працівників, полягає в тому, щоб пояснити, що саме очікується від його діяльності. 2. Вимірювання реального виконання. В процесі вимірювання реального виконання принципово важливим є правильний вибір відповідного методу оцінки виконання. Оцінка за абсолютними стандартами здійснюється шляхом порівняння отриманих працівником реальних результатів із заздалегідь визначеним певним кількісним показником (стандартом. Оцінка за відносними стандартами полягає у порівнянні діяльності одного працівника із результатами діяльності іншого. Використання відносних стандартів дозволяє чітко ранжувати працівників. При цьому дехто має бути кращим, а дехто – гіршим Якщо організація використовує процес управління за цілями (МВО), оцінку діяльності працівників краще здійснювати за критерієм ступеня досягнення цілей. 3. Прямий управлінський контроль поведінки працівників в організації. Складовими прямого управлінського контролю поведінки працівників є: винагородження; підвищення кваліфікації підлеглих; підсилення мотивації; дисциплінарний вплив.

4. Непрямий управлінський контроль поведінки працівників в організації (замінники прямого управлінського контролю ефективна селекція (підбір кадрів); використання феномену організаційної культури; формалізація процедури прийому на роботу; навчання працівників (тренінг).

Всі вони зменшують ймовірність того, що фактичні результати діяльності підлеглих будуть нижчими за стандарти.

Тема Цілі та функції самоменеджменту державного службовця

1. Сучасні тенденції розвитку державної служби: маркетизація та менеджеризація державного управління