Проведение инвентаризации

Инвентаризация всегда организуется на основании распоряжения (приказа) руководителя организации.

Перед началом инвентаризации им может проводиться комплекс следующих действий:

Ø закрытие организации, предприятия и прекращают торгово-закупочных, расчетных операций. Если товарно-материальные ценности поступают во время инвентаризации, их складывают в отдельное помещение и на них составляют специальную опись.

Ø опломбирование места хранения товарно-материальных ценностей, подсобных помещений, подвалов и других мест хранения ценностей, имеющих отдельные входы и выходы. При этом в установленном порядке составляется акт опечатывания помещения.

Ø изъятие в присутствии руководителя организации всех приходно-расходных документов, при необходимости визирование их (для исключения фактов подмены);

Ø изъятие документов оперативно-технического учета (журналов, книг), а также черновых записей, находящихся на рабочем месте, в сей­фе материально-ответственного лица.

Успешному проведению инвентаризации способствует соблюдение ряда требований:

1. Требование комиссионности. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризацион­ная комиссия. При большом объёме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объёме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на неё.

В состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий входят:

Ø руководитель организации и его заместитель (председатель комиссии);

Ø начальники структурных подразделений (служб);

Ø главный бухгалтер.

В состав рабочих инвентаризационных комиссий включаются:

Ø представитель администрации организации (председатель комиссии);

Ø работники бухгалтерской службы;

Ø специалисты (инженеры, экономисты, техники, товароведы и т. д.).

В состав инвентаризационной комиссии должны включаться работники, хорошо знающие инвентаризуемые ценности, цены, первичный учёт. Кроме того, в работе комиссии могут участвовать представители службы внутреннего аудита организации. В качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии нельзя назначать одного и того же работника два раза подряд. Состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий для выборочных проверок и инвентаризаций утверждается приказом руководителя предприятия. Члены комиссии за заведомо неправильные сведения о фактических остатках ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке. Запрещается проводить инвентаризацию при неполном составе членов рабочей инвентаризационной комиссии. Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих комиссий вручается приказ с указанием сроков начала и окончания инвентаризации, а председателям — контрольный пломбир. Приказы регистрируются в бухгалтерии в специальной контрольной книге проведения инвентаризации.

При коллективной материальной ответственности в инвентаризации могут участвовать одно или несколько лиц по поручению коллектива.

Материальная ответственность лица представляет собой основанную на нормах трудового права обязанность работника возместить ущерб, причиненный организации, в пределах и в порядке, установленных законодательством.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания её результатов недействительными.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

2. Требование внезапности. Проведение всех видов инвентаризаций должно быть для проверяемых неожиданным. Графики проведения инвентаризаций, проверок, ревизий хранятся как документы, не подлежащие оглашению, и составляют служебную тайну, так как осведомлённость материально-ответственных лиц о дате проведения инвентаризации может значительно снизить эффективность либо привести к её полной безрезультатности (при наличии сведений о возможных злоупотреблениях).

3 Требование действительности. Все виды товарно-материальных ценностей подлежат обязательному подотчёту, взвешиванию, обмеру с применением заблаговременно подготовленных и проверенных технических приспособлений (весов, ёмкостей и т.д.), с соблюдением техники подсчёта ценностей, имеющих разные физические свойства (твёрдые, жидкие и т.д.). Запрещается включать в эти данные сведения о фактическом наличии ценностей со слов материально-ответственных лиц или на основе учётных (книжных) остатков.

4. Требование непрерывности. Если инвентаризация товарно-материальных ценностей не может быть закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение последующих дней. В этом случае помещения, где хранятся ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время или по другим причинам) описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация, (в ящике, шкафу, сейфе). При этом действует правило «ключа и пломбира». Ключ находится у материально-ответственного лица, а печать - у председателя комиссии.

Инвентаризацию товарно-материальных ценностей можно разделить на три этапа:

1) подготовительный;

2) основной;

3) заключительный.

На подготовительном этапе издается приказ или распоряжение о проведении инвентаризации и назначается инвентаризационная комиссия. С этой целью в каждой организации функционирует постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав комиссии включаются: представители бухгалтерии, администрации, различные специалисты, представители трудового коллектива. Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

По прибытию комиссии сотрудники правоохранительных органов представляются ей и объясняют причины проведения инвентаризации.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам, с указанием «до инвентаризации на «....» (дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Ко дню окончания снятия фактических остатков материальных ценностей должна быть закончена обработка всех документов по их приходу и расходу, произведены записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки надень инвентаризации.

На представленные материально ответственным лицом необработанные документы составляется реестр

Первичные документы, карточки и книги первичного учета опечатываются. Все документы проверяются с формальной стороны и визируются чернилами. Если документ состоит из нескольких листов, то подписывается каждый лист.

До начала внезапной инвентаризации у материально ответственного лица необходимо выяснить, все ли хозяйственные операции документально оформлены. По операциям, не отраженным документально, составляется акт с одновременным выяснением законности этих бездокументарных хозяйственных операций.

Прежде чем комиссия приступит к непосредственному снятию остатков, материально-ответственное лицо дает подписку, что к моменту проведения инвентаризации у него на руках нет никаких приходных и расходных документов, не приложенных к отчету. Типовая форма расписки имеется на бланках инвентаризационных описей. После этого материально-ответственное лицо составляет товарный отчет, где выводит книжный остаток.

Инвентаризация материальных, денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности должна проводиться внезапно, а основных средств, незавершенного капитального строительства и капитального ремонта, незавершенного производства расчетов и других статей баланса — по состоянию на первое число месяца ее проведения.

Начинать инвентаризацию следует с кассы, где осуществляется проверка фактического наличия денег, ценных бумаг, чековых книжек, документов строгой отчетности и других ценностей, находящихся в кассе. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию или являющихся личными деньгами кассира, запрещается. Наличные деньги, не оправданные кассовыми ордерами и показаниями суммирующих контрольных счетчиков, считаются излишками кассы и подлежат взносу в бюджет в 3-дневный срок. Результаты инвентаризации кассы оформляются актом.

Перед началом проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна провести следующие действия:

- проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;

- получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Основной этап инвентаризации заключается в непосредственном снятии остатков, то есть установлении фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуре.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяется путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера. Руководитель организации обязан создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповреждённой упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре выборочно части этих ценностей.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов визируют раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончанию проверки данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчёты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи или акту инвентаризации, в которой записываются сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Примерные формы описи утверждены Министерством финансов РФ и содержатся в приложениях к вышеуказанным методическим указаниям.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опечатывается либо пломбируется), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.

Результаты инвентаризации отражаются в соответствующем акте инвентаризации. В нем отмечаются выявленные проверкой недостатки, нарушения, отклонения, а также общее состояние учета и хранения проинвентаризированных объектов. По выявленным расхождениям материально ответственное лицо представляет письменное объяснение. Излагаемые факты или обстоятельства в этих записках должны тщательно проверяться и приниматься во внимание при определении окончательных итогов, если последние подтверждаются проверками, либо отклоняться, если окажутся несостоятельными.

Все документы инвентаризации (приказ о проведении инвентаризации; расписки; акты обследования; акты инвентаризации; письменные объяснения и заявления материально ответственных лиц; сличи­тельные ведомости; документы транспортных организаций, удостоверяющие непоступление грузов; соответствующие документы, подтверждающие отгрузку продукции и копии платежных требований и др.) должны быть скреплены вместе и представлены в постоянно действующую инвентаризационную комиссию.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия должна проверить и установить: все ли материально ответственные лица присутствовали и принимали участие в инвентаризации, правильно ли она проводилась и все ли материальные ценности были проинвентаризованы; имеется ли в ведомостях, актах инвентаризации полное наименование каждого вида материальных ценностей, артикула, роста, размера, сорта и других отличительных признаков; наличие подписей членов инвентаризационных комиссий, а также материально ответственных лиц, их письменные подтверждения в актах о правильности проведе­ния инвентаризации и принятия материальных ценностей на ответственное хранение; тождественны ли записи во всех экземплярах акта инвентаризации.

Если материально ответственные лица, участвующие в инвентаризации, отказываются подписать акт инвентаризации по мотивам неправильной и неполной инвентаризации ценностей, ее результаты не могут быть приняты. В таких случаях необходимо проводить повторную инвентаризацию в целом по складу, цеху и другим местам хранения или по тем видам ценностей, по которым признается неправильное проведение инвен­таризации.

Кроме того, в описях инвентаризации перед их рассмотрением постоянно действующей инвентаризационной комиссией необходимо проверить правильность цен, таксировку, остатки по данным учета, сличительные ведомости и результаты сличения учетных и фактических остатков, списание естественной убыли материалов и др.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой чётко и ясно. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, они должны быть прочеркнуты. На каждой странице инвентаризационной описи указывается прописью число, порядковых номеров ТМЦ и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице.

Наименование инвентаризуемых ценностей или объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учёте, и в том порядке, в котором производилось снятие остатков. Так, например, если инвентаризация проводилась во всем магазине, то не могут составляться отдельные инвентаризационные описи на каждый отдел или склад.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, в независимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Никаких помарок и неоговоренных исправлений не допускается. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей зачеркиванием неправильных записей и проставлением над зачеркнутыми правильных. Все исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчёте итогов за подписями лиц производивших проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их при­сутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

Все экземпляры инвентаризационной описи считаются подлинниками.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

В тех случаях, когда материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно, до открытия склада, магазина и т.д. заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок, если итог не выводился, либо ведет подсчёт заново.

По окончании инвентаризации должны проводиться контрольные проверки с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. Проверке подвергаются наиболее ценные объекты. При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной провер­ки назначается повторная сплошная инвентаризация с новым составом рабочей инвентаризационной комиссии. Учет контрольных проверок ведется бухгалтерией в специальной книге типовой формы.

За своевременность, правильность и внезапность инвентаризации несут ответственность руководители предприятий. Главный бухгалтер контролирует соблюдение правил проведения инвентаризации. Одновременно с инвентаризацией проверяются бухгалтерские записи по всем соответствующим счетам.

На заключительном этапе инвентаризации осуществляется выведение ее результатов путем сравнения показателей бухгалтерского учета (книжных остатков) с данными инвентаризационной описи (фактическими остатками).

Однако в процессе инвентаризации нельзя не учитывать и негативные явления в финансово-хозяйственной деятельности предприятий хищения, бесхозяйственность, естественную убыль и др. По результатам инвентаризации составляются следующие виды документов

1 Документы, где фиксируются фактические остатки - инвентаризационные описи

2 Документы, на основе которых определяются результаты инвентаризации сличительная ведомость (при количественно-сортовом учете), акт результатов инвентаризации (при суммовом учете)

3 Иные документы акт контрольной проверки, проведенной инвентаризации, расчет естественной убыли, акт на испорченные товары, объяснения материально-ответственного лица, решение руководителя по результатам инвентаризации.

В сличительных ведомостях отражается разница в показателях по данным инвентаризационных описей (фактические остатки) с показателями по данным бухгалтерского учета. В них в обязательном порядке отражаются све­дения о наименовании ценностей, по которым производится сличение (еди­ница измерения, сорт, цена) Затем следуют учетные (книжные) остатки в натуральном и денежном выражении. Далее указываются фактические ос­татки (по инвентаризационной описи), данные о пересортице, естественной убыли и результатах инвентаризации

Сличительная ведомость может быть отдельным документом либо со­вмещена с инвентаризационной описью как единый бланк

Отметим, что сличительные ведомости составляются только при ведении количественно-сортового учета (оптовые базы, склады и т.д.). В условиях количественного учета (предприятия розничной торговли) по итогам инвентаризации составляется акт результатов инвентаризации, в котором информация о выявленных фактах излишек или недостач отражается в обезличенном суммовом выражении.

Бухгалтерия проводит сплошную проверку правильности всех подсчетов в инвентаризационных ведомостях и актах с отметкой о провер­ке на последней странице ведомости. Ошибки исправляются и огова­риваются за подписями всех членов комиссии и материально ответст­венных лиц. Для выявления результатов инвентаризации бухгалтерией изучаются сличительные ведомости.

Основными результатами инвентаризации являются

1 Равенство фактического и книжного остатков (положительный результат).

2 Превышение фактических остатков над книжными (излишки).

3 Превышение книжного остатка над фактическим (недостача).

Протокол заседания комиссии утверждается руководителем предприятия не позднее 10 дней после окончания инвентаризации. Он обязан немедленно принять меры по устранению выявленных недостатков. При проведении инвентаризации по требованию следственных органов утверждение протокола проводится в кратчайшие сроки. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена.

Основные ошибки при проведении инвентаризации:

1. Нарушения правил оформления результатов инвентаризации и, прежде всего, перенесение учетных данных в инвентаризационные ведомости без проверки.

2.Несвоевременное и некачественное проведение инвентаризации, приводящее к бесконтрольности списания материалов в производство и созданию неучтенных излишков.

3.Распределение для «ускорения» работы между членами инвентаризационной комиссии подлежащих инвентаризации участков, что может привести к вуалированию имеющихся недостач и излишков. Недопустимо поручать материально ответственному лицу ведение записей в инвентаризационные описи или фактический подсчет материальных ценностей, так как при этом в инвентаризационную опись могут быть внесены (дописаны) несуществующие товары и деньги, завышены (занижены) итоги расчетов и фактических замеров.

4.Отсутствие взаимной сверки материалов, числящихся по документам в переработке, в пути или на ответственном хранении в других организациях. При малейшей возможности преступники стараются предъявить вместо реально похищенных материально-денежных средств подложные документы.

5.Отсутствие тождественности записей (главным образом за счет последующих дописок и исправлений) во всех экземплярах инвентаризационных ведомостей или актов инвентаризации.

6.Временное заимствование у сторонних организаций ТМЦ и денежных средств на период проведения инвентаризации.

7.Перекрытие недостач одних видов материальных ценностей за счет излишков других или внесение в описи низкосортных товаров под видом высокосортных (пересортица материальных ценностей).

8. Завышение (занижение) итоговых сумм в описях и естественной убыли в расчетах.

9. Несоответствие цен материалов по учетным ценам их цене по документам поставщика.

Выявленные излишки приходуются и относятся на финансовый результат у организаций или на увеличение финансирования (фонды) с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц. Недостача или порча в пределах норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организаций или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами в государственных организациях, в трехдневный срок вносятся в бюджет

Недостача материальных ценностей и другого имущества предприятия сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц. В случае, когда виновные лица не найдены или во взыскании с них отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организаций или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой отчетности в годовом бухгалтерском отчете.

По всем недостачам и излишкам инвентаризационная комиссия получает письменные объяснения от соответствующих работников

Недостатки и излишки могут быть в равной степени как следствием злоупотребления материально-ответственных лиц (обман покупателей, завоз неучтенного товара, присвоение), так и ошибок в бухгалтерском учете либо при проведении инвентаризации, а также в результате пересортицы

Пересортицей называется ситуация, когда какие-либо однородные товарно-материальные ценности одновременно находятся в излишке и в недостаче (одноименный товар первого и второго сорта). Пересортица может быть выявлена только в условиях количественно-сортового учёта. О допущенной пересортице материально-ответственные лица дают письменные объяснения.