Организация предметной области (описание существующей информационной системы)

Заказ товарно – материальных ценностей ТМЦ на Лебединском ГОКе происходит по схеме представленной ниже

Рис 5.Схема заказа продукции на Лебединском ГОКе

Большинство действий (этапов), которые осуществляются при закупке ТМЦ, однотипны:

· расчет потребности в ТМЦ для обеспечения производственного процесса или на проведение неких работ.

· планирование совокупной потребности в закупке для каждого отдельного заказчика (для промышленных предприятий чаще в качестве заказчиков выступают подразделения самого предприятия).

· комплексное планирование поставок (закупок) в целом по предприятию;

· подбор поставщиков, тендерные процедуры;

· поставка ТМЦ (оформление, контроль соблюдения условий поставки, оприходование на учет).

· проверка качества поступивших товаров (комиссионно при приемке или в ходе проведения дополнительной проверки, испытаний, сертификации, которая может проводиться как предприятием самостоятельно, так и внешними сертифицирующими организациями).

Даже когда сама закупка завершена, это еще далеко не окончание процесса обеспечения. Ведь еще надо организовать перемещение товаров до конечного получателя (например, со склада в кладовую, а из кладовой выдать мастеру или бригадиру, который будет проводить работы). Хорошо бы было при этом информировать заказчиков о поступивших товарах, контролировать оперативность получения, доставки, а на следующих этапах – оперативности использования.

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

1. Планирование обеспечения

Запланировать обеспечение – значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны.

2. Подача заявки на закупку

Значимая часть необходимых для предприятия ТМЦ может отсутствовать, а значит должна быть закуплена. При планировании потребности в ТМЦ (при оформлении заказов) такие материалы целесообразно выделять, указав закупку в качестве источника обеспечения. Такие ТМЦ (те, для которых в заказах источником обеспечения будет закупка), далее должны войти в заявку на закупку, по ним будет планироваться и осуществляться приобретение.

3. Планирование поставок.

Заявки на закупку от множества подразделений-заказчиков часто содержат одни и те же позиции. В этих целях удобно применять план поставок. Именно план поставок является агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием в целом.