Возможности применения фильтров

Применение фильтра для просмотра отдельных записей в базе данных Access

Фильтрация — удобный способ отображения нужных данных. Фильтры позволяют просмотреть только отдельные записи в форме, отчете, запросе или таблице либо напечатать некоторые записи из отчета, таблицы или запроса. С помощью фильтра можно ограничить объем отображаемых данных, не изменяя макет базовых объектов. В этой статье описаны используемые в приложении Access типы фильтров, а также то, как применить, сохранить или удалить их в клиентской базе данных Access 2010. Эта статья не касается фильтрации записей в веб-базах данных Access 2010.

Возможности применения фильтров

Так как после применения фильтра представление содержит только записи с выбранными значениями, остальные записи скрываются до очистки фильтра.

Примечание Для столбцов таблиц и элементов управления в формах и отчетах, связанных с выражениями, фильтрация не поддерживается.

Существует несколько типов фильтров, и некоторые из них очень легко применять и удалять. Обычные фильтры встроены в каждое представление Access 2010. Доступность команд фильтра зависит от типа и значений поля.

Например, чтобы просмотреть записи людей, чьи дни рождения приходятся на определенный месяц, щелкните столбец ДатаРождения, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выберите пункт Фильтры по дате и укажите нужный диапазон дат.

1. Доступность фильтров зависит от типа данных в выбранном столбце.

2. Фильтр Все даты за период не учитывает часть значения даты, соответствующую дню и году.

В этом отфильтрованном представлении будут отображены только те записи, у которых в поле ДатаРождения указан апрель.

1. Значок фильтра в заголовке столбца и в строке навигатора по записям показывает, что текущее представление отфильтровано по столбцу "ДатаРождения".

2. При наведении указателя мыши на заголовок столбца в режиме таблицы показывается примененное условие фильтра.

Примечание При применении нового фильтра к уже отфильтрованному столбцу старый фильтр автоматически удаляется. Хотя к любому отдельному полю можно одновременно применить только один фильтр, для каждого поля в представлении можно определить различные фильтры.

Например, чтобы увидеть имена контактов, живущих в РФ, дни рождения которых приходятся на апрель, можно отфильтровать таблицу контактов по полю "Страна" и по полю "ДатаРождения". Если фильтры применяются к нескольким полям в одном представлении, для их объединения используется оператор AND, например:

Страна = РФ AND ДатаРождения (месяц) = апрель

Чтобы вернуться к неотфильтрованному представлению, удалите фильтры. При этом фильтр удаляется временно, и можно вернуться к исходному представлению.

Для переключения между отфильтрованными и неотфильтрованными представлениями в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная нажмите кнопку Переключить фильтр.

Чтобы окончательно удалить фильтр из представления, очистите его. Дополнительные сведения см. в разделе Очистка фильтра.

Параметры фильтра действуют до закрытия объекта, даже если переключить представление. Другими словами, если фильтр применен в режиме таблицы, его параметры будут действовать при переключении в представление формы или режим макета, пока форма не будет закрыта. Если сохранить объект, примененный к нему фильтр будет доступен при следующем открытии объекта. Дополнительные сведения о сохранении фильтров см. в разделе Сохранение фильтра этой статьи.