Взаимосвязь коммуникаций и информации. Элементы коммуникаций

Известно, что одним из основных условий функциониро­вания любой системы является движение в ней потоков информации. Понятия «коммуникация» и «информация» тесно связаны единым процессом управления в организации, но они не тождественны. Ин­формация — совокупность конкретных сведений, необходимых субъ­екту для выполнения цели, коммуникация — связующий процесс, про­явление сущности человека и его отношений с другими людьми, — это явление социальное. Основу коммуникации составляют интересы людей, опыт, долг, ответственность, ценности, интуиция. Коммуника­бельный человек — это человек, склонный, способный к установле­нию контактов и связей, легко устанавливающий их. Коммуника­бельность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему, к новой информации.

Информация возникает, существует и передается благодаря ком­муникации. Именно информация является и целью, и средством коммуникации. Без информации нет смысла устанавливать контакты и связи. Но информация эффективна в том случае, когда она нужна, по­нимаема и соответствует определенным интересам. Коммуникация -это связующий процесс, необходимый для реализации управленческих функций.

В коммуникационном процессе можно выделить семь ос­новных элементов (процесс коммуникации представлен на рисунке):

Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информаци­ей. Когда руководитель является источником информации, он дол­жен быть уверен, что говорит на одном языке с получателем инфор­мации и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя.

Отправитель — это тот, кто непосредственно передает сигнал. За­частую источник и отправитель выступают в одном лице.

Сообщение — это собственно информация, закодированная с помо­щью символов. Кодирование превращает идею в сообщение.

Канал — это средство, с помощью которого передается сообщение, передаточный механизм от источника к получателю (речь, печать, уст­ное обращение, телефонные разговоры, радио, телевидение, нефор­мальные связи, собрания и т.д.).

Получатель. Каждый получатель декодирует, интерпретирует, рас­шифровывает сигнал, используя свой опыт или предлагаемые реко­мендации.

Обратная связь. На современный подход к коммуникации повлия­ло развитие кибернетики: обратная связь в коммуникационном процес­се играет важнейшую роль. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуника­цию, и повысить точность коммуникации в будущем. Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты, корректирует. Процесс обратной связи является важным этапом при­нятия решений. Все это еще раз подчеркивает роль коммуникации в регулировании и саморегулировании.

Помехи, барьеры и информационный шум нарушают качество сиг­нала. Помехами могут служить: отвлечения, неправильная интерпрета­ция, семантические проблемы, статусное различие отправителя и по­лучателя (получатель не увязывает информацию с источником, т.е. с тем, от кого поступила информация), получатель слышит то, что хочет слышать.

Барьерами в коммуникации могут стать: сложная иерархическая структура в организации — чем больше и сложнее организация, тем с большими изменениями через нее проходит информация (идея, рас­поряжение, инструкция и пр.); исходная информация, если она плохо организована, закодирована. При кодировании и расшифровке барье­рами могут стать язык и культура (слова имеют различный смысл, ис­пользуется специальная терминология), обычаи и традиции. Отправи­тель и получатель имеют разные индивидуальные особенности, разное восприятие.

Итак, поддерживать порядок в организации, получать информацию, перерабатывать ее и принимать решения, т.е. управлять, можно только с помощью коммуникаций.