Модуль 1

ЗМ 1. Загальна характеристика професії документознавця

2.5.1.Концепція професійного спрямування

Концепція професійного спрямування: об’єкт, предмет, мета, структура, базові поняття та визначення. Становлення й розвиток спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність». Професія документознавця в контексті інформатизації.

2.5.2. Напрямки діяльності документознавця

Кваліфікаційна характеристика професії документознавця. Напрямки діяльності документознавця. Теоретичні основи документознавства. Документ як базове поняття. Специфіка структури документа.

2.5.3. Система інформатизації на підприємстві

Види аналітико-синтетичної переробки документної інформації.

Структура підрозділу інформатизації, його роль у системі управління підприємством. За відсутності його організаційних форм з'ясувати розподіл інформатизаційних функцій між відділами управління.

Охарактеризувати систему баз даних підприємства. Визначити основні характеристики комплексу задач автоматизованої обробки інформації.

Привести основні характеристики локальної обчислювальної мережі автоматизованих робочих місць користувачів інформаційної системи підприємства.

2.5.4. Система документообігу на підприємстві

Система документообігу на підприємстві, організація їх розробки. Підрозділи, які розробляють документи та методи їх створення, обробки та зберігання. Характеристика основних технологій та пакетів прикладних програм.

ЗМ2. Структура індивідуального завдання і порядок його виконання

2.5.5. Індивідуальне завдання:

· для підприємства, яке зазначено за варіантом завдання, розробити та оформити:

o емблему;

o структурну схему підрозділів підприємства;

o доклад про діяльність підприємства в цілому або підрозділів;

o шаблони бланка підприємства з різнім розміщенням реквізитів;

o шаблони листів та на їх основі листи різних напрямків;

o шаблони наказів та на їх основі накази з основної діяльності та особистого складу;

o шаблон доповідної записки та доповідні записки;

o шаблон пояснювальної записки та з її допомогою пояснювальну записку співробітника підприємства;

o шаблон довідки та довідку з міста роботи і довідку з виробничої тематики;

o шаблон доручення та доручення;

o шаблон командировочного посвідчення;

o шаблон протоколів та актів і на їх основі протоколи, акти, а також короткі протоколи, виписки з протоколів і рішення;

o шаблон трудового договору з використанням стилів і зразок трудового договору;

· оформити власне резюме;

· оформити й захистити звіт про навчальну практику.

При підготовці до виконання індивідуального завдання необхідно:

1. Ознайомитися та вивчити теоретичні відомості методичних вказівок з навчальної практики.

2. Вибрати індивідуальний варіант завдання (варіант завдання визначається керівником практики).

3. Ознайомитися з відомостями про підприємство, які надаються у варіанті завдання, продумати сферу його діяльності, склад співробітників, якщо потрібно додати додаткові дані.

4. Підготувати попередній ескіз емблеми підприємства, організації чи установи та визначити графічні засоби, що будуть використовуватися при їх створенні.

5. Продумати структурну схему підрозділів підприємства.

6. Сформулювати текст докладу про діяльність підприємства або його структурного підрозділу.

7. Визначити примірну тематику документів підприємства, згідно направлення його роботи.

Під час проходження навчальної практики необхідно:

1. Продемонструвати керівнику навчальноїпрактики ескізи, документи та іншу інформацію, яка попередньо підготовлена, з урахуванням варіанту індивідуального завдання.

2. Уточнити додаткові вимоги до виконання завдань у керівника навчальної практики.

3. При необхідності виконати коригування, результати продемонструвати керівнику навчальноїпрактики й погодити з ним.

4. Створити за адресою, що вкаже викладач, власну папку під назвою Практика_<Прізвище студента>_Д3 ( наприклад, Практика_Иванова_Д3)

ЗАУВАЖЕННЯ: усі файли, які буде створено під час проходження практики, зберігати у власній папці та на компакт-диску.

5. Створити емблему організації, підприємства чи закладу згідно варіанту індивідуального завдання. Для створення емблеми використовувати будь-яке програмне забезпечення для роботи з графікою (MS Paint, MS WORD, CorelDraw, Adobe PhotoShop); емблему зберегти в графічному форматі (BMP, JPG, WMF, GIF).

ЗАУВАЖЕННЯ: Необхідні вимоги до емблеми:

· розмір емблеми 10х10 (одна з сторін може бути меншою);

· використання рамки довільної форми, яка обрамляє емблему (кругла, квадратна, овальна, багатокутник), якщо потрібно;

· присутність назви підприємства;

· відображення специфіки сфери діяльності;

· наявність графічних елементів, створених самостійно й імпортованих (ClipArt, вставка готових малюнків формату BMP, JPG, WMF, GIF);

· можливість наступного експорту в інші документи (вставка у фірмовий бланк, рекламні документи і т.д.).

6. Для підприємства, яке зазначено за варіантом завданням створити та оформити наступні документи і шаблони, використовуючи засоби текстового процесору Microsoft Word:

ЗАУВАЖЕННЯ: Шаблони зберігати у папці Шаблони у власній папці і також на жорсткому диску, де зберігаються загальні шаблони (наприклад, С:\Program Files\Microsoft Office\Office\Microsoft\Шаблони або С:\Windows\Application Data\Microsoft\Шаблони), якщо ця папка є доступною, а потім копіювати у папку Шаблони у власну папку.

· структурну схему підрозділів;

· доклад про діяльність підприємства в цілому або підрозділів;

· три шаблони фірмового (типового) бланку з емблемою підприємства: з кутовим і поздовжнім розташуванням обов’язкових реквізитів на бланку та двомовний;

· шаблони листів різних направлень та на їх основі наступні документи: лист-подяку, лист-прохання, лист-нагадування; лист-повідомлення, лист-відмовлення, лист-пропозиція;

· шаблони наказів з основної діяльності та особистого складу та на їх основі наступні документи: наказ про прийом на роботу, наказ про переведення, наказ про звільнення, наказ про графік роботи в святкові дні; наказ про підготовку до щорічного семінару; наказ про додавання нової посади у штатний розклад;

· шаблон доповідної записки та на її основі і за допомогою Майстра записок доповідні записки;

· шаблон пояснювальної записки та з її допомогою пояснювальну записку співробітника підприємства;

· шаблон довідки та довідку з міста роботи і довідку з виробничої тематики;

· шаблон доручення та доручення;

· шаблон командировочного посвідчення;

· шаблон протоколів та актів і на їх основі протоколи профспілкового та ювілейного збору колективу, акт прийому-передачі, а також короткі протоколи, виписки з протоколів, що створено, і рішення на основі шаблона приказу з основної діяльності.

· шаблон трудового договору, який містить власноруч створені стилі, і трудовий договір зі співробітником;

7. Оформити власне резюме за допомогою Майстра резюме.

8. Засобами текстового процесору Microsoft Word створити документ, який містить на окремих сторінках всі документи, які було розроблено і оформлено для обраного за варіантом підприємства: доповідні і пояснювальні записки, листи, довідки, накази, рішення, акт, трудовий договір і т.і. У верхній колонтитул включити ПІБ студента, дату створення документу, у нижній – ПІБ керівника інформаційно-документознавчої практики та номер сторінки.

9. Зберегти копію власної папки на дискеті або на компакт-диску.

10. Оформити й захистити звіт про навчальну практику.

2.5.6. Устаткування і програмне забезпечення

· IBM - сумісні персональні комп'ютери (Pentium II і вище);

· операційна система Windows 98 і вище;

· браузер Internet Explorer;

· текстовий процесор Microsoft Word 2003/2007;

· табличний процесор Microsoft Excel 2003/2007;

· графічний редактор Adobe PhotoShop7/CS;

2.5.7. Методичні вказівки

1. Повторити раніше вивчений матеріал, який стосується роботи у операційній системі Windows, з програми пакету Microsoft Office, графічними редакторами.

2. Для виконання завдань знавчальної практики слід користуватись електронними посібниками та методичними вказівками, які знаходяться на мережному ресурсі за адресою (або на іншому локальному або мережному ресурсі за вказівкою викладача):

Для створення пакету документів за допомогою Microsoft Word:

· Создание документов в Microsoft Word

· Word 2002\Экономия времени с помощью шаблонов и макросов

· Word 2002\...

Для створення емблеми у графічних редакторах Corel Draw та Adobe PhotoShop:

· CorelDraw 10

· Практическое руководство по CorelDraw11

· Adobe PhotoShop 6

3. Розмір шрифтів указується в пунктах. Пункт дорівнює '/72 дюйма. Найбільше часто використовуються шрифти в діапазоні від 8 до 14 крапок (пунктів).

4. Основні поняття, які потрібно знати при створенні і оформленні документів:

o Стандарт — зразок, що задовольняє за своїми ознаками властивостям, якостям визначеним правилам.

o Бланк — це “стандартний лист папера з відтвореної на ньому постійною інформацією документа і місцем, відведеним для перемінної”. Інформація, що відбита на бланку, чітко підрозділяється на складові, котрі називаються реквізитами. Реквізит — це елемент офіційного документа. Серед приведених вище реквізитів виділяються групи обов'язкових і додаткових реквізитів. Обов'язковими реквізитами документа є назва організації, що склала документ, назва документа (виключення складають листа), заголовок тексту, дата, індекс, текст, візи, підпис, оцінка про виконання документа і напрямку його в справу. Інші реквізити є додатковими

o Стилі задають зовнішній вигляд різних елементів тексту в документі, наприклад, заголовків, написів під малюнками й основним текстом. Стилі дозволяють застосувати до абзацу чи слову цілу сукупність атрибутів форматування за одну дію. З їхньою допомогою створюються структури і змісти.

o Шаблон — форма документа, що включає засоби для створення аналогічно оформлених реальних документів.

Шаблони можуть містити в собі:

· текст чи форматування, однакові для всіх однотипних документів;

· стилі;

· меню і призначені клавіші;

· панелі інструментів.

o Форма — заздалегідь заготовлений чи шаблон текст, що містить постійну інформацію і пропуски для введення перемінної інформації. Форми можуть спочатку роздруковуватися, а потім заповнюватися на папері, а можуть споконвічно включати рядка для введення даних.

o Трафаретні документи – форми, що містять спеціальні поля (текстове поле, поле дати і т.д.) для введення даних, а також стандартні фрази. Ці поля підказують укладачу документа, куди й у якій послідовності варто вводити текст конкретного документа.

o Майстри - допоміжні програми, що входять до складу програмного додатка. Містить алгоритми підготовки документа. У залежності від створюваного документа, Шаблон-майстер на кожнім етапі своєї роботи пропонує нам або вибрати один із запропонованих їм варіантів оформлення документа, або ввести в запропоноване текстове поле свої дані. При цьому в нас зберігається можливість доповнити чи частково змінити вид отриманого документа і після завершення роботи Майстра.

2. При створенні бланків документів зручно використовувати прийом вставки у документ таблиці, невидимої при друку. Для того щоб уставлена таблиця була видна на екрані монітора, необхідно в меню Таблиця у текстовому процесорі Microsoft Word установити відображення ліній сітки. Вставка таблиці здійснюється командою Таблиця\Вставити таблицю (дляMicrosoft Word’97 ), або Таблиця\Додати\ Таблиця (дляMicrosoft Word’2000/2003 ).

3. Для створення форм у Microsoft Word використовуються спеціальні шаблони і майстри, а також таблиці, що дозволяють вирівнювати стовпці даних і створювати прямокутні поля.

4. Для створення і редагування стилю можна використовувати поле Стиль у панелі інструментів Форматування відредагувати існуючий стиль чиÞ Стиль Þабо Формат додати до шаблону, якщо потрібно.Þстворити новий

5. Для створення власного шаблону документу потрібно відкрити текстовий процесор Microsoft Word, далі вибрати потрібний існуючий стандартнийÞ включити “Шаблон” Þ Створити ÞФайл шаблон, на основі якого буде створено власний або на вкладниці “Основні” обрати “Новий документ”. Звичайно шаблони зберігаються у папці “Шаблони» з розширенням dot, а якщо ця дія заборонена, то зберегти створені шаблони у папці "Шаблони” у власній папці.

6. Для створення документу на основі шаблону (власних шаблонів, форм, трафаретних писем, майстрів) Þ Створити Þпотрібно відкрити текстовий процесор Microsoft Word, далі Файл вибрати потрібну вкладнику, наприклад, “Інші документи”,Þвключити “Документ” “Записки” і т. і. Внести власні зміні, якщо потрібно.

2.5.8. Індивідуальне завдання

Під час проходження практики студент зобов'язаний виконати індивідуальне завдання згідно варіанту. Варіант візначається керівником практики. В процесі виконання роботи студент викладає основні теоретичні та методичні положення, виявляє її дискусійні та невирішені аспекти, проблемні питання, теоретичні та практичні підходи щодо їх рішень, а також надае практичний результат роботи у вигляді роздрукованого звіту.

Індивідуальне завдання повинно містити в собі:

• ретельне обстеження інформатизації документообігу обраного напрямку господарської діяльності підприємства згідно з завданням, аналіз організації даної функції на підприємстві, відповідність вимогам сучасної практики успішного функціонування підприємства;

• оцінку можливості застосування сучасних іформаційних технологій обробки информації для покращення інформатизації підприємства.

Джерелами інформації для виконання індивідуального завдання є: методичні вказівки та розробки кафедри, плани, звіти з різних напрямків господарської діяльності, дані оперативного, статистичного і бухгалтерського обліку підприємства, періодична література з інформатизації, особисті спостереження. При цьому важливо використовувати одержані в університеті знання методів моделювання економічних процесів, обчислювальної техніки, інформаційних систем та технологій.

2.5.9. Тематика індивідуальних завдань

Структура, тематика та варіанти індивідуальних завдань наведені у Додатку 1.

3. Звіт про проходження практики

3.1. Вимоги до звіту з навчальної практики

На навчальну практику допускаються тільки студенти, що засвоїли основні теоретичні положення, а також виконали всі вимоги по підготовці до практики.

У звіті повинно міститись:

1. титульна сторінка (Додаток 2);

2. зміст звіту з указівкою назв розділів і сторінок;

3. пакет документів підприємства, якій створено, включаючи шаблони;

4. доповідь, про діяльність підприємства або підрозділів;

5. структурна схема підрозділів;

6. висновки;

7. додатки.

3.1. Структура звіту

Результати проходження практики студент оформляє як письмовий звіт. Звіт має два розділи: перший - загальний, відображає виконання програми практики, другий - індивідуального завдання. Звіт повинен мати чітку побудову, логічну послідовність, переконливу аргументацію, доказовість висновків і обгрунтованість рекомендацій.

Орієнтовна структура звіту

Вступ. Чітко формулюються мета й завдання роботи, визначаються коло питань, об'єкт дослідження, методи та інформаційна база дослідження (до двох сторінок).

Частина 1. Характеристика професії документознавця

1.1. Концепція професійного спрямування: об’єкт, предмет, мета, структура, базові поняття та визначення. Становлення й розвиток спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність». Професія документознавця в контексті інформатизації країни. Кваліфікаційна характеристика професії документознавця (до 5 сторінок).

1.2. Напрямки діяльності документознавця. Теоретичні основи документознавства. Документ як базове поняття. Специфіка структури документа (до 5 сторінок).

1.3. Пропозиції та практичні рекомендації щодо вдосконалення процесів інформатизації діяльності на робочих місцях в апараті управління та виробничих підрозділах підприємства (до 5 сторінок).

Частина 2. Індивідуальне завдання

Вивчення та аналіз технології обробки інформації. Пропозиції щодо вдосконалення технологічних процесів обробки інформації, рішення відносно їх впровадження в роботу підприємства, підвищення ефективності управління на підприємстві (до 5 сторінок).

Висновки. Стисло сформулювати головні висновки та практичні рекомендації щодо ступеня інформатизації підприємства (до 2 сторінок).

У кожному розділі звіту слід зробити самостійні висновки, органічно їх пов'язати, підпорядковуючи основному спрямуванню теми. Характер і зміст заходів, що пропонуються, мають базуватися на аналітичних і прогнозних оцінках функціонування та розвитку об'єкта дослідження.

3.2. Вимоги до оформлення звіту

Звіт повинен бути набраним на комп'ютері (на одному боці аркуша білого паперу формату А4).

Текст роботи розмішується на сторінці, яка обмежується полями: зліва, зверху та знизу - не менше ніж 20 мм, справа - 10 мм. Відстань між заголовком і текстом повинен бути в межах 15-20 мм. У комп'ютерному варіанті на сторінці розміщується приблизно 30 рядків по 60 знаків у кожному.

У звіт включаються: титульний аркуш (додаток 2), зміст, де зазначаються назви всіх розділів і підрозділів звіту, основна частина, список використаних джерел, додатки.

Основна частина звіту ділиться на розділи, перелік і послідовність яких визначаються змістом програми навчальної практики.

Цифровий матеріал, як правило, оформлюється у вигляді таблиць. Кожна таблиця повинна мати тематичний заголовок, що відображає її зміст. Усі таблиці слід нумерувати. Заголовок таблиці починається з великої літери і розміщується в рядок за словом "Таблиця". Наприклад: Таблиця 2.3. Показники динаміки випуску товарної продукції.

У разі перенесення частини таблиці на іншу сторінку, над нею пишеться "Продовження таблиці" (із зазначенням номера).

Усі ілюстрації звіту, крім таблиць, починаються словом "рисунок" і нумеруються послідовно арабськими цифрами в межах розділу. Підпис розташовують під ілюстрацією.

Наприклад:

Рис. 1.2. Схема організаційної структури підприємства.

Ілюстрації і таблиці розташовують після першого посилання на них у тексті таким чином, щоб їх можна було прочитати без обертання за годинниковою стрілкою.

Нумерація звіту повинна бути наскрізною: перша сторінка - титульний аркуш, друга - зміст і т.д. На титульному аркуші номер сторінки не ставиться. Якщо у звіті розміщуються додатки (таблиці, схеми тощо), їх необхідно нумерувати саме як додатки з посиланням на них у тексті.

Список використаної літератури подається після останнього розділу звіту в такий послідовності: закони і законодавчі акти України, інструкції, нормативні акти, спеціальна література (в алфавітному порядку авторів монографії, статей тощо).

Посилання в тексті на першоджерела (використану літературу) необхідно здійснювати у висновках або вказувати в квадратних дужках після відповідної фрази (посилання) порядковий номер джерела в списку використаної літератури та сторінку. Наприклад: [5, с.37 ].

До надрукованого звіту треба додати на дискеті або компакт-диску електронний варіант звіту та власної папки з завданнями.

Звіти, що відповідають перерахованим вимогам, допускаються до захисту.

На захисті студент повинен уміти відповісти на питання, пов'язані зі створенням документів підприємства, а також на питання про особливості індивідуального завдання.

3.3. Контрольні питання

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

1. Що таке стандарт?

2. Які вимоги висуває стандарт до підготовки робочого полю документа?

3. Що таке бланк і реквізит? Які функції виконують реквізити бланків?

4. Які існують типи бланків?

5. Яка технологія створення бланків?

6. Що таке стиль? Як створити новий стиль чи змінити існуючий?

7. Що таке шаблон? Що можуть містити в собі шаблони?

8. Що таке форма?

9. Що такий трафаретний лист?

10. Опишіть технологію вставки поля форми.

11. Опишіть технологію створення власного шаблона на основі стандартного шаблона.

12. Шаблони яких документів входять у пакет текстового процесора Word?

13. Чим відрізняються шаблони-майстри від звичайних шаблонів?

14. Як Майстер організує роботу? Які Майстри входять до складу пакета Word?

15. Опишіть роботу з одним з відомих вам Майстрів.

16. Що таке електронна таблиця?

17. Як увести формулу у електронну таблицю та що може в формулу входити?

18. Як увести у формулу посилання на листи книг у табличному процесорі?