Складання організаційно-розпорядчих документів

Крім загальних вимог до тексту службових документів, необхідно враховувати, що кожний вид документа має свої особливості в складанні та оформленні, свою схему побудови тексту.

Наказ - правовий акт, який видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), що діє на основі єдиноначальності, для вирішення основних та оперативних завдань, які стоять перед даним органом.

Наказ є одним із найважливіших, що найчастіше бувають у вжитку, видів розпорядчих документів, які видаються для виконання вказівок керівників суб'єктів управління. Однак основою для видання наказу може бути й ініціатива будь-якого структурного підрозділу. Видаються накази з усіх питань внутрішнього життя суб'єкта та поділяються за змістом на дві групи: з загальних питань та з особового складу (кадрові). Як правило, готуються та видаються ці групи наказів окремо.

Підготовка наказу складається з таких стадій: вивчення суті питання, підготовка проекту документа, погодження проекту, підписання наказу.

Підготовка проекту наказу доручається, як правило, структурним підрозділам або окремим посадовим особам. Починається робота з підготовки проекту наказу з визначення кола питань, які треба буде висвітлювати в документі. Після цього вивчаються законодавчі та нормативні акти, а також попередні накази з даних або аналогічних питань.

Необхідні дані можна також отримати, використовуючи інформаційно-довідкові документи: акти, звіти, довідки, доповідні записки, доповіді. Після збирання та вивчення необхідного матеріалу приступають до написання тексту проекту документа, формулювання основних розпорядчих положень. Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. В констатуючій частині викладаються та аналізуються факти і події, що викликали видання наказу, тобто обґрунтовуються наступні розпорядчі дії. Якщо наказ подається на підставі акта керівного органу, в констатуючій частині дається його виклад з обов'язковим зазначенням повної назви акта, його автора, дати та номера, заголовка до тексту. Якщо немає необхідності давати будь-які пояснення, констатуюча частина може не складатися, і текст наказу буде формулюватися з однієї розпорядчої частини.

Розпорядча частина наказу становить його основу та викладається в наказовій формі.

Починає розпорядчу частину слово ''НАКАЗУЮ''. Воно друкується великими літерами на окремому рядку прямо від полів, від нульового положення табулятора, відокремлюється від констатуючої частини двома машинописними інтервалами.

До формулювань розпорядчої частини наказу ставляться особливо жорсткі вимоги, оскільки вони визначають майбутні дії. Формулювання повинні бути конкретними, чіткими, зрозумілими.

Кожен запланований захід в наказі оформлюється окремим пунктом, пункти нумеруються арабськими цифрами.

Кожний пункт містить назву виконавця (у формі давального відмінка), передбачену дію, термін виконання. Виконавцем може бути зазначений суб'єкт (наприклад, у наказі міністра), структурний підрозділ або посадова особа.

Передбачена дія повинна бути конкретною, тому не слід вживати слова типу підвищити, підняти, посилити, поліпшити, вжити заходи, активізувати, звернути увагу тощо, які роблять завдання незрозумілим та важко контрольованим.

Термін виконання повинен бути реальним, відповідати обсягу майбутніх робіт. Визначаючи термін, слід враховувати час, необхідний для доведення інформації до виконавця.

В останньому пункті наказу, як правило, вказується особа, на яку покладається контроль за його виконанням. Підготувавши проект тексту наказу, складають його заголовок, який починається з прийменника ''про'' (про що) та формулюється за допомогою подібних конструкцій: Про затвердження...; Про впровадження...; Про підсумки...; Про заходи...

Для ряду типових управлінських ситуацій, що вимагають видання наказу, розроблені уніфіковані форми, в яких визначений склад необхідної інформації та порядок її розміщення.

Підготовлений проект тексту наказу редагується та оформлюється за вимогами ДСТУ 4163-2003.

Завершальними етапами роботи над наказом є погодження та підписання.

Проект наказу вимагає погодження із зацікавленими структурними підрозділами та посадовими особами (фінансові, юридичні служби). Візують його керівники підрозділів. Візи проставляються на першому примірнику проекту наказу. У випадку незгоди з проектом готується вмотивований висновок. Завізований та добре вивірений (перевіряються цифрові дані, прізвища, назви підрозділів) перший примірник наказу, надрукований на загальному бланку, підписується керівником або його заступником. З моменту підписання наказ вступає в силу.

В процесі підготовки наказу визначається коло підвідомчих суб'єктів та структурних підрозділів, куди наказ буде направлений, Що визначає його тираж. Підписаний наказ тиражується та розсилається за списком для розсилання. Аналогічний порядок складання й інших видів розпорядчих документів: ухвал, рішень, розпоряджень.

Витяги з наказів. Витяг - це копія будь-якої частини оригіналу документа. У практичній роботі витяги з наказів оформляють досить часто для вирішення питань виробничої діяльності підприємства.

Витяг з наказу має фактично ті самі реквізити, що й наказ, але з нього береться лише та розпорядча частина тексту, яка потрібна для практичної роботи. Констатувальну частину тексту переносять у витяг повністю. Крім того, оформляють позначку про завірення копії (реквізит 27, але без слова ''Копія''). Витяги з наказів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 чи А5 залежно від обсягу документа. Перевагу віддають бланкам із поздовжнім розташуванням основних реквізитів. РЕКВІЗИТИ ВИТЯГУ З НАКАЗУ:

10 - назва виду документа (ВИТЯГ З НАКАЗУ);

11 - дата (переносять з оригіналу);

12 - індекс (переносять з оригіналу);

14 - місце складання чи видання (переносять з оригіналу); 19 - заголовок до тексту (переносять з оригіналу); 21 - текст (переносять з оригіналу всю констатувальну частину, слово ''НАКАЗУЮ'' та потрібні пункти розпорядчої частини); 23 - підпис (переносять з оригіналу, але керівник не підписується); 27 - відмітка про засвідчення копій (без слова ''Копія'').

Вказівка - правовий акт, що видається органом державного управління переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та керівних органів управління.

Вказівка як розпорядчий документ розглядається в УСОРД. Видають вказівки керівники при вирішенні поточних організаційних питань. Вони також доводять до виконавців нормативні акти, І

Текст вказівки, я,к і текст наказу, ділиться на дві частини: констатуючу, в якій викладаються причини та мета видання вказівки, розпорядчу з конкретними пропозиціями та завданнями, переліком виконавців та термінів виконання.

Вказівка відрізняється від наказу лише словом ''ПРОПОНУЮ'', яким починається розпорядча частина. Воно також друкується з відступом у два інтервали від констатуючої частини, великими літерами від нульового положення табулятора. Друкується вказівка на загальному бланку, має ті ж реквізити, що і наказ.

Інструкція - правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджений його керівником) з метою встановлення правил, регулюючих організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності суб'єктів (їх підрозділів та служб), посадових осіб та громадян.

Різновидністю інструкцій є посадові інструкції, що визначають права посадових осіб.

Інструкція є організаційним документом довготривалої дії. Це і визначає особливості тексту інструкції. В ній немає вказівок на конкретних виконавців, немає термінів виконання. Оскільки інструкція містить багато вказівних методичних моментів, її текст повинен бути особливо точним та зрозумілим. В інструкції використовують слова: слід, необхідно, не допускається, повинен, рекомендується, не дозволяється та ін.

Текст інструкції, як правило, розбивається на розділи, пункти, підпункти. Починається інструкція розділом ''Загальні положення'', в якому викладається мета, сфера застосування та порядок користування інструкцією. Виклад тексту повинен вестися від третьої особи або в безіменниковій формі. Наприклад:

Інспектор з контролю, заповнивши контрольну картку, кладе її в контрольну картотеку або: Відкривши конверт, контроль допоміжного матеріалу і борошна, що надходить, %

оскільки лабораторна піч і лабораторна тістозмішувальна машина давно не працює. Прошу дати вказівку відділу матеріально-технічного.І забезпечення на термінову закупівлю необхідного обладнання.