Цели и функции коммуникаций в организации

К основным целям коммуникации обычно относятся следующие:

• Обеспечение эффективного обмена информацией (прием и передача) между субъектами и объектами управления;
• Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
• Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;
• Регулирование и рационализация информационных потоков в рамках организации и за ее пределами;
• Формирование умений и навыков для успешной социокультурной деятельности;
• Сотношения к себе, к другим людям, к обществу в целом;
• Обмен деятельностью, инновационными приемами, средствами, технологиями;
• Изменение мотивации поведения;
• Обмен эмоциями.

Коммуникации в организации или в группе выполняют ряд значимых функций:

- информативную функцию — передачу сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений;

- Мотивационную функцию — побуждает сотрудников к лучшему исполнению задач, используя убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;

- Контрольную функцию — отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

- Экспрессивную функцию способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

Содержание коммуникативной функции

В деятельности руководителя коммуникация играет значимую и, при этом, специфическую роль. Данная особенность заключается в том, что будучи существенной сама по себе, коммуникативная функция входит в совокупность иных управленческих функций, является средством их реализации и взаимной координации. Таким образом, коммуникативная функция, наряду с остальными (например, функция принятия решения) представляет собой элемент «связующего процесса» в организации.

Сущность коммуникационной функции руководителя и ее основополагающая задача заключается в обеспечении и регулировании оптимального обмена информацией как внутри организации (между отдельными подразделениями и индивидами), так и вовне (с внешним окружением). Критерий оптимальности в данном случае то, насколько имеющаяся коммуникативная сеть способствует достижению общих организационных целей.

Формирование эффективных коммуникаций в организации достигается несколькими способами.

Во-первых, формулирование ясной, четкой, практически достижимой и определенной цели организации, последующая ее конкретизация на подцели, соответствующие для каждого подразделения. Таким образом, нет необходимости для дополнительных разъяснений и, непосредственно, оптимизируются коммуникационные процессы в организации.

Во-вторых, соответствующий организационной цели и детализированный план, который регламентирует основные виды работ и подразделений и их нормативы. Вместе с тем, организационный план является эффективным средством урегулирования деловых контактов и контроля за значимыми коммуникациями.

В-третьих, грамотно выбранный тип организации (рациональная экономичность организационной структуры, отсутствие повторяемых подразделений, непредставленность множественного подчинения в организации и пр.) способствует формированию и развитию эффективной коммуникативной сети.

В-четвертых, эффективно налаженная система организационного контроля, которая характеризуется справедливостью, понятностью для сотрудников, открытостью и регулярностью.

Через коммуникативную функцию осуществятся различные управленческие функции деятельности, что подтверждается следующими данными: от 50 до 90% всего рабочего времени руководителя заполнено коммуникациями. 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей (менеджеров) считают неэффективные коммуникации главным препятствием на пути достижения высоких результатов их организации.