Документооборот

Перемещение документов и работа с ними в организации — ее документооборот. Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа (т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).

Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

· государственные стандарты (ГОСТ).

· отраслевые стандарты (ОСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

· разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· внедрение межотраслевых УСД:

· ведение УСД с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам.

Основными принципами унификации документов являются:

· унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

· единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

· комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения;

· информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

· сокращение числа видов документов;

· стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

· сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико- экономической информации;

· экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица. Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки.

Стандартизация. Система стандартизации

Стандартизаця -деятельность, которая состоит в установлении положений для общего и многоразового применения при решении существующих или возможных задач, с целью достижения оптимальной степени упорядочения в определенной сфере, результатом которой является повышение степени соответствия продукции, процессов и услуг их функциональному назначению, ликвидации барьеров в торговле и способствовании научно-техническому сотрудничеству.

Система стандартизации отличалась детальной регламентацией работ на всех этапах: проектирование, изготовление и эксплуатация продукции, в том числе аспектов безопасности, защиты природной среды, маркирования, пакетирования, хранения, транспортирования и др. Стандарты имели обязательный статус. В ГОСТах на продукцию даже была введена запись» «Несоблюдение стандарта преследуется по закону».

Национальная стандартизация в Украине создавалась в условиях перехода к рыночной экономике, нестабильности экономической и финансовой ситуации. По технико-экономическому потенциалу Украина занимала второе место в Союзе, и поэтому практически весь фонд государственных (их более 20 тысяч - ГОСТ) и отраслевых (около 43 тысяч – ОСТ, ГСТ, РД) документов применяли предприятия и организации Украины.

В частности, и сейчас в Украине действует большое количество ГОСТов, но лишь тех, что приняты Госпотребстандартом (Госстандартом) Украины, и входят они в группу не «государственных стандартов бывшего СССР», а в группу «межгосударственные стандарты».

Задекларированный в последнем десятилетии ХХ века переход на рыночную экономику вынудил бывшее правительство начать реформу системы стандартизации. Наиболее радикальным являлся отказ от обязательности всех положений стандартов. Было установлено, что государственные стандарты содержат обязательные и рекомендованные требования. К обязательным отнесены требования к качеству продукции, которые гарантируют ее безопасность для жизни и здоровья населения, защиту окружающей среды совместимость и взаимозаменяемость. Утратила действие упомянутая запись в стандартах на продукцию относительно наказания за несоблюдение стандартов.

Обновленные принципы и основные задачи национальной стандартизации задекларированы в Законе Украины «О стандартизации» (с изменениями от 01.12.2005 г.) и национальном стандарте Украины 1.0:2003 «Национальная стандартизация. Основные положения». С введением настоящего закона претерпела изменения и структура нормативных документов действующих в Украине.

Практика придавать нормативным документам принудительный характер отображалась практически во всех документах, регламентирующих любую деятельность на протяжении длительного времени. И, только, в Законе Украине «О стандартизации № 2408-ІІІ от 17.05.2001 проявлена необходимая продуманность относительно содержания обычных нормативных документов, в которых речь идет о правилах, принципах и характеристиках, а требования относятся лишь к новой для нас категории – техническому регламенту. Ему придан статус нормативно-правового акта, в котором должны быть установлены технические требования безопасности продукции, процессов и услуг, касающихся защиты здоровья, жизни и имущества человека, защиты животных и растений, охраны окружающей природной среды, упреждения возможного ввода в заблуждение потребителя в вопросах назначения и безопасности продукции, устранения угрозы для национальной безопасности. Соответственно отделены законодательно регулируемая сфера стандартизации, в которой должны действовать обязательные технические требования.

Эти и многие другие положения, связанные со стандартизацией уточнены в недавно вышедшем законе Украине - «О стандартах, технических регламентах и процедуры оценки соответствия».

Термины и определения, сформулированные данным законом Украины, имеющих непосредственное отношение к техническому регулированию.

Технический регламент – закон Украины или нормативно-правовой акт, принятый Кабинетом Министров Украины, в котором определены характеристики продукции или связанные с ней процессы или способы производства, а также требования к услугам, включая соответствующие положения, соблюдение которых является обязательным. Он может также содержать к терминологии, обозначений, упаковки, маркировки или этикетирования, которые применяются к определенной продукции, процессу или способу производства.

Рыночный надзор – постоянное наблюдение за соответствием продукции, введенной в оборот, техническим регламентам, правомерностью применения на ней Национального знака соответствия, полнотой и достоверностью информации о такой продукции.

Сегодня в Украине могут применяться международные (региональные) стандарты и стандарты других стран, если их требования не противоречат законодательству Украины, путем ссылки на них в национальных и других стандартах.

Главными приоритетами в развитии стандартизации в Украине является обеспечение безопасности для жизни и здоровья человека, животных, растений, а также имущества и охраны окружающей среды, создания условий для рационального использования всех видов национальных ресурсов и соответствия объектов стандартизации своему назначению, содействия устранению технических барьеров в торговле.

Ныне с целью интеграции Украины, как современной державы в Европейское сообщество, реализации государственной политики в сфере технического регулирования, реализации приоритетов, которые отвечают определенным международным организационным направлениям, в Украине разработаны и приняты концептуальные основы национальной стандартизации:

· способствование внедрению международных стандартов;

· устранение технических барьеров в торговле;

· способствование научно-техническому сотрудничеству.

Стратегические приоритетные направления планирования работ по стандартизации обусловлены основным приоритетом Украины, которым является гармоничное развитие экономики, защита природной окружающей среды и человеческого потенциала Украины.

Основные начала стандартизации направлены на выполнение мероприятий по завершению вступления Украины в СОТ и реализации приоритетных положений Программы интеграции Украины в европейское сообщество. А позиция международных организаций в сфере стандартизации являются четкой и понятной:

· необходимо поддерживать международные стандарты ISO и IEC;

· стандарты должны быть простыми и соответствовать целям;

· международные стандарты должны применяться, по возможности, без модификаций;

· разработанные стандарты должны приниматься на основе консенсуса;

· необходимо избегать дублирования усилий;

· отраслевые стандарты и технические условия компаний следует минимизировать и, по возможности, подавать в форме документов, которые определяют функциональные требования.

Национальный стандарт применяется на добровольной основе независимо от страны и места происхождения продукции и других ОТР, а также юридических и физических лиц, являющихся изготовителями, исполнителями, продавцами или потребителями. Его применение подтверждается знаком соответствия национальному стандарту.

Основными целями стандартизации являются:

· повышение уровня безопасности жизни и (или) здоровья граждан, имущества, физических или юридических лиц, экологической безопасности, содействие соблюдению требований технических регламентов;

· повышение уровня безопасности объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

· обеспечение научно-технического прогресса;

· повышение конкурентоспособности продукции, работ и услуг;

· рациональное использование ресурсов;

· достижение оптимальной технической и информационной совместимости;

· обеспечение сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных;

· достижение взаимозаменяемости продукции.

Основные задачи стандартизации:

· установление на основе технических регламентов оптимальных требований к номенклатуре и качеству продукции в интересах погребителей и государства обеспечивающих безопасность продукции для жизни, здоровья людей и имущества, а также окружающей среды;

· установление требований по совместимости (конструктивной, электрической, конструкционной и т.п.), а также взаимозаменяемости продукции;

· установление и применение параметрических и типоразмерных рядов, и на их основе унификация базовых конструкций, унифицированных блочно-модульных составных частей изделий;

· нормативно-техническое обеспечение контроля (испытаний, анализа, измерений) продукции.

Стандарт может распространяться:

· на готовую продукцию или отдельные требования к их свойствам;

· технологические процессы производства, обслуживания и сервиса изделий и их составных частей;

· методы контроля эксплуатационных характеристик, требования к упаковке, маркировке, транспортировке, хранению, применению и утилизации продукции или ее составных частей (если они не оговорены техническими регламентами);

· терминологию и условные обозначения общепромышленного или межотраслевого применения.

Стандартизация, осуществляемая в целях содействия соблюдению требований технических регламентов и других, ранее указанных целях, реализуется в соответствии с принципами:

· добровольного применения стандартов;

· максимального учета интересов заинтересованных лиц;

· применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта, за исключением случаев, если применение международных стандартов по тем или иным причинам признано невозможным в Украине;

· недопустимости создания препятствий производству и обращению продукции, выполнению работ и оказанию услуг, противоречащих техническим регламентам;

· обеспечения условий для единообразного применения стандартов.

К документам в области стандартизации, используемым на территории Украины, относятся:

· национальные стандарты (ГОСТ);

· применяемые в установленном порядке классификации классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· стандарты организаций.

В настоящее время продолжают также действовать отраслевые стандарты (ОСТ), принятые для отдельных отраслей промышленности.

Требования, заявленные в стандартах организаций, могут быть выше требований, заявленных в национальных стандартах.

Национальные стандарты и украинские классификаторы технико-экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения, представляют собой национальную систему стандартизации.

Национальные стандарты разрабатываются в порядке, установленном законом Украины и утверждаются национальным органом по стандартизации в соответствии с действующими правилами стандартизации, нормами и рекомендациями.

Понятие классификатора и их виды

Класифікатор, систематизований перелік найменованих об'єктів, кожному з який відповідає даний унікальний код. Класифікація об'єктів виробляється відповідно до правил розподілу заданої множини об'єктів на підмножини (класифікаційні угруповання) відповідно до встановлених ознак їхнього розходження чи подібності. Застосовується в автоматизованих системах керування й обробки інформації. Класифікатор є стандартною кодовою мовою документів, фінансових звітів і автоматизованих систем.

Види класифікаторів

Класифікатори розробляються як на рівні окремих підприємств (організацій), так і на рівні держав. Існують наступні рівні класифікаторів:

· міжнародні - стандартні класифікатори, використовувані по усьому світі;

· міждержавні - класифікатори, використовувані в рамках економічних союзів і інших міждержавних об'єднань: наприклад, класифікатори використовувані в ЄС, СНД і т.д..

· національні, чи міжгалузеві - класифікатори, використовувані в межах держави. Не повинні суперечити міжнародним класифікаторам;

· галузеві - класифікатори, використовувані в рамках однієї галузі;

· регіональні - класифікатори діючі на території регіону. Наприклад: загально київські класифікатори, загальміські класифікатори і т.п.

· системні - класифікатори, прийняті окремим підприємством (організацією) для застосування в рамках своєї автоматизованої системи. Вони містять інформацію, необхідну для рішення задач у конкретної АС і відсутню в національному чи галузевому класифікаторі.

Принципы функционирования ЕСКК ТЭСИ (Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации)

Основной целью, которая ставилась перед ЕСКК ТЭСИ (Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации), являлась стандартизация информационного обеспечения процессов управления хозяйством на основе применения средств вычислительной техники и новых информационных технологий путем создания единого языка формализованного описания данных.

Классификация видов экономической деятельности (КВЭД) является составной частью государственной системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. Классификация разработана в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины № 326 от 04.05.1993 года «О концепции построения национальной статистики Украины и Государственной программе перехода на международную систему учета и статистики».

КВЭД предназначена для использования органами государственного управления, финансовыми органами и органами статистики. Объектами классификации в КВЭД являются все виды

Общие принципы функционирования единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации:

· учет социально-экономических изменений в стране;

· открытость и общедоступность системы кодирования для пользователей в той части, которая не содержит сведений, составляющих государственную тайну;

· автоматизация процесса обработки технико-экономической и социальной информации;

· обеспечение методического и организационного единства системы кодирования;

· комплексность системы кодирования, предусматривающая наиболее полный охват технико-экономической и социальной информации, используемой при межотраслевом обмене;

· постоянная актуализация ТЭСИ;

· обязательность применения системы кодирования при формировании государственных информационных систем и ресурсов;

· совместимость системы кодирования и других государственных информационных систем и ресурсов и их взаимодействие в едином информационном пространстве Украины на основе использования системы кодирования;

· гармонизация системы кодирования с международными и региональными классификациями и стандартами.

Основными задачами ЕСКК Украины являются:

· классификация и кодирование технико-экономической и социальной информации;

· упорядочение и унификация технико-экономических и социальных показателей;

· обеспечение однозначности и сопоставимости данных, используемых при описании

· создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включая создание автоматизированных банков данных;

· создание распределенного автоматизированного банка общероссийских классификаторов;

· создание комплекса взаимоувязанных украинских классификаторов и форм документов и обеспечение их ведения;

· использование в отечественной практике международного и национального зарубежного опыта работ по классификации и кодированию информации.

ЕСКК ТЭСИ состоит из совокупности украинских классификаторов технико-экономической и социальной информации, средств их ведение, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Объектами классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ Украины являются технико-экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в различных областях хозяйственной деятельности.

Методы кодирования и классификации технико-экономической и социальной информации.

Классификатор ТЭСИ представляет собой систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации.

Классификатор Украины – классификатор, принятый Госстандартом Украины, входящий в состав ЕСКК ТЭСИ Украины и обязательный для применения на территории всей страны в определенных сферах деятельности, установленных разработчиком по согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами.

Классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда они:

· обеспечивают сопоставимость данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности;

· обеспечивают гармонизацию с международными классификаторами;

· информационно связаны с действующими классификаторами;

· используются в украинских унифицированных формах документов.

Во всех других случаях разрабатываются отраслевые классификаторы ТЭСИ или классификаторы ТЭСИ предприятий.

Отраслевой классификатор ТЭСИ – классификатор, принятый министерством, ведомством обязательный для применения всеми предприятиями данного министерства, ведомства, государственными корпорациями и объединениями, на которые возложены функции осуществления научно-технической политики в отрасли.

Отраслевые классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда они включают информацию, содержащуюся в унифицированных отраслевых формах документов и отсутствующую в общеукраинских классификаторах, или представляют собой выборки из классификаторов. Статус этой категории классификаторов соответствует отраслевым стандартам.

Классификатор ТЭСИ предприятия – классификатор, принятый предприятием или объединением предприятий и применяемый только этими хозяйствующими субъектами. Классификаторы предприятий разрабатываются в тех случаях, когда они включают информацию, содержащуюся в унифицированных формах документов предприятия и отсутствующую в общеукраинских и отраслевых классификаторах.

Структура классификатора, как правило, должна иметь три блока:

· блок идентификации, включающий коды объектов классификации и классификационных группировок,

· блок наименований объектов и классификационных группировок на естественном языке

· блок дополнительных признаков объектов, включающий наименования и коды дополнительных признаков объектов классификации.

Кроме трехблочной структуры классификаторы могут иметь и двухблочную структуру, когда выделяются только блоки идентификации и наименований. В структуре классификаторов могут выделяться и другие виды блоков, а также разделы. Выбор структуры построения классификаторов определяется характером объектов классификации, типом задач, для решения которых предназначен классификатор, и используемыми методами классификации и кодирования.

Поняття методів класифікаторів, вимоги до класифікаторів та їх види

У класифікаторах застосовується два методи класифікації: ієрархічний і фасетний. Вибір між цими двома методами залежить від особливостей конкретної предметної області. Існують наступні вимоги для обраної системи класифікації:

· достатня ємність і необхідна повнота, що гарантують охоплення всіх об'єктів класифікації в заданих границях;

· виправдана глибина;

· забезпечення можливості рішення комплексу задач різного рівня;

· можливість розширення безлічі класифікуємих об'єктів і внесення необхідних змін у структури класифікації;

· забезпечення можливості сполучення з іншими класифікаціями однорідних об'єктів;

· забезпечення простоти ведення класифікатора.