Характеристика та основні функціональні можливості управлінської інформаційної системи підприємства «Галактика»

Зміст

Вступ

1. Характеристика та основні функціональні можливості управлінської інформаційної системи підприємства «Галактика».

2. Консолідація й аналіз Excel-звітності в інформаційній системі «Галактика»

3. Приклад рішення для державних підприємств

4. Приклад автоматизації розв’язання задачі „Облік основних засобів та необоротних матеріальних активів” із використанням програмного продукту «Галактика»

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Інформаційна технологія – це процес використання методів та засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, накопичення і обробки інформації на базі програмно-апаратного забезпечення для вирішення управлінських завдань економічного об’єкту.

Іншими словами, інформаційна технологія – це комплекс методів і процедур, за допомогою яких реалізуються функції збирання, передавання, обробки, зберігання та доведення до користувача інформації в організаційно-управлінських системах із використанням обраного комплексу технічних засобів.

Інформаційні технології поділяються на два великі класи – базові інформаційні технології і прикладні інформаційні технології.

Система Галактика ERP, розроблена спільно білоруськими і російськими фахівцями - це інструмент для рішення критичних для виживання бізнесу задач, корпоративна інформаційна система.

По-перше, застосування системи дозволяє значно знизити витрати. Система має всю необхідну для підприємств функціональність, включаючи виробниче і фінансове планування, керування бюджетами, усі види обліку, керування проектами, логістикою, персоналом, капітальними вкладеннями. У систему включені спеціальні рішення для керування витратами, зв'язаними з експлуатацією устаткування, транспорту. Комплексна підтримка цих задач дозволяє жорстко контролювати витрати в усіх напрямках діяльності підприємства.

По-друге, система Галактика ERP має більш низьку вартість в порівнянні з іншими рішеннями. Вартість західних продуктів і послуг по їхньому упровадженню вельми висока для вітчизняних підприємств, особливо в умовах кризи. Крім того, Галактика ERP - це апробоване тиражно-замовлене рішення, що має повну підтримку з боку розроблювача. Це стосується бізнес-функціоналу і змін законодавства. Відповідно, для реалізації проекту не потрібно великої кількості програмістів. Підприємство абсолютне незалежно від них і від диктату їхніх цін.

По-третє, ці технології дозволяють швидко впровадити рішення й одержати результат, що украй важливо в умовах кризи. Галактика і її партнери працюють по єдиних технологіях, корпорація несе відповідальність за сервіси, зроблені і своєму, і партнерському замовникам. Тому проекти виконуються в стислий термін, із запланованим результатом і вартістю.

По-четверте, Галактика ERP дає можливість гнучкого реагування на зміни, що неминучі в умовах кризи. У західних системах бізнес-процеси строго регламентовані, що особливо неефективно в умовах хитливої економічної ситуації, коли від підприємств потрібно мобільність і швидкість у прийнятті рішень.

По-п'яте, замовники одержують повну підтримку специфіки бізнесу і саме той функціонал, що їм потрібний. Поряд із загальною для більшості підприємств функціональністю по керуванню фінансами, виробництвом, логістикою, персоналом, Галактика пропонує замовлені розробки - рішення по підтримці специфічних задач підприємства. Важливо, що ці додаткові можливості зберігаються при зміні версій системи.

Характеристика та основні функціональні можливості управлінської інформаційної системи підприємства «Галактика».

Система автоматизації керування Галактика Enterprіse Resource Plannіng (ERP) - основа комплексу Галактика Busіness Suіte.

ERP (Enterprise Resource Planning) – керування всіма ресурсами організації. Концепція запропонована на початку 1990х років аналітичною фірмою Gartner Group. На сьогоднішній день є однією з найбільш спроможних і перспективних. Являє собою надбудову над MRP II з розширеними можливостями в роботі з віддаленими об’єктами керування (філії і залежні компанії, територіально розташовані по всьому світу). Дозволяє компаніям різного виду діяльності виділити спільні моменти в роботі і на основі аналізу ключових позицій надати керівництву інформаційю для прийняття управлінських рішень.

Можливості системи ERP дозволяють у єдиному інформаційному просторі оперативно вирішувати головні управлінські задачі, забезпечити менеджерів різного рівня керування необхідною і достовірною інформацією для прийняття управлінських рішень.

Ø Побудова системи обліку і формування різних видів звітності

Ø Керування матеріальними і фінансовими потоками (логістика)

Ø Фінансове планування й оперативний фінансовий менеджмент, управлінський облік

Ø Виробниче планування і керування виробництвом, контролинг

Ø Керування персоналом і кадровою політикою

До складу системи автоматизації керування підприємством Галактика ERP входять засобу і для підтримки спеціальних управлінських задач:

Ø Керування технічним обслуговуванням і ремонтами устаткування

Ø Керування якістю продукції

Ø Керування взаєминами з клієнтами

Ø Керування нерухомістю

Ø Система ERP має ті властивості, що затребувані підприємствами сьогодні і будуть необхідні завтра.

Ø Відповідність концепції ERP і стандарту MRP - II

Ø Захист конфіденційної інформації

Ø Масштабуємість

Ø Оптимальне для кожного замовника співвідношення "ціна/якість рішення"

Ø Можливість швидкого впровадження.

Корпорація "Галактика" має ліцензію на здійснення робіт, зв'язаних з використанням зведень, що складають державну таємницю. Це дозволяє використовувати систему ERP в організаціях і підприємствах оборонно-промислового комплексу, а також у структурах, чия діяльність має стратегічно важливе значення для держави.

Корпоративна інформаційна система (КІС) – це інформаційна система, що підтримує оперативний і управлінський облік на підприємстві і представляє інформацію для оперативного прийняття управлінських рішень.

Для невеликих підприємств на базі системи ERP розроблене рішення Галактика Старт, що дозволяє швидко і з мінімальними витратами провести автоматизацію основних бізнес-процесів підприємства.

Автоматизовані системи керування корпорації "Галактика" дозволяють максимально ефективно здійснювати планування виробництва.

Середні по масштабах бізнесу, і ті, що динамічно розвиваються компанії можуть скористатися спеціальною пропозицією корпорації "Галактика" – рішенням Галактика Прогрес.

У 2008 році "Галактика" одержала міжнародний сертифікат якості ІSO-9001. Це підтвердило, що система менеджменту якості проектування, розробки, упровадження, технічної підтримки і супроводу програмного забезпечення в "Галактиці" відповідає вимогам міжнародних стандартів.

Функціональна схема КІС "Галактика" наведена на рис.1.1

Рис.1.1

В цілому КІС „Галактика” включає п’ять контурів управління: фінансовий контур,

Ø контур бухгалтерського обліку,

Ø контур логістики,

Ø контур управління персоналом,

Ø контур системного адміністрування;

Ø чотирнадцяти модулів і пошуково аналітичної системи.

Але взагалі, рішення всього комплексу задач, на який орієнтований комплекс, може забезпечуватися чотирма функціональними контурами:

Ø контур адміністративного керування;

Ø контур оперативного керування;

Ø контур керування виробництвом;

Ø контур бухгалтерського обліку.

Контур адміністративного керування включає в себе підсистеми, спрямовані на забезпечення головного керівництва оперативною інформацію про стан справ на підприємстві, прийняття управлінських рішень, розробку стратегічних планів керування підприємством. До складу контуру входять наступні підсистеми.

Керування маркетингом (під яким прийнято розуміти одну з систем керування підприємством, що базується на комплексному врахуванні і прогнозуванні процесів, що відбуваються на ринку і спрямовану на одержання максимального прибутку від виробництва, збуту товарів і послуг).

Фінансове планування (призначене для упорядкування плану інвестицій капіталу підприємства і пов'язаних із цим витрат, а також для проведення контролю й аналізу ходу виконання складеного плану).

Господарське планування та керування проектами, що призначені для рішення задач керування діяльністю підприємства з використанням комп'ютерної мережі шляхом проведення планування робіт над проектами з наступним контролем виконання затверджених планів.

Фінансовий аналіз має на меті забезпечити керівника набором наочних графічних і текстових звітів для швидкого огляду господарсько-фінансового стану підприємства (групи консолідованих підприємств) і прийняття управлінських рішень. Дані для аналізу – результати роботи оперативних підрозділів, що пройшли бухгалтерське опрацювання (синтетична й аналітична інформація з рахунків бухгалтерського обліку). Накопичена інформація розглядається в динаміку з можливістю урахування індексу цін. Аналіз господарсько-фінансової діяльності підприємства провадиться на основі типових форм ("Баланс підприємства", "Звіт про фінансові результати" і інших), показників ефективності господарсько-фінансової діяльності підприємства і внутрішніх звітів підприємства. Підсистема орієнтована, насамперед, на фінансового директора, головного бухгалтера, фінансового менеджера/аналітика, співробітників відділу планування підприємства. При бажанні можна створювати звіти для податкових органів, потенційних партнерів і інвесторів.

Контур оперативного керування – до нього віднесені задачі, безпосередньо пов'язані з реалізацією виробничих планів підприємства. Серед цих задач можна виділити як актуальні для всіх типів організацій (постачання, складське урахування), так і характерні тільки для торгових організацій (операції з консигнаційним товаром, роздрібна торгівля). Цей контур для вирішення задач поліграфічного підприємства можна використати лише частково, і лише ту його частину, яка пов’язана безпосередньо з реалізацією.

До неї можна віднести наступні підсистеми:

Ø складського обліку;

Ø керування консигнаційним товаром;

Ø розрахунки з постачальниками і покупцями;

Ø роздрібна торгівля.

Контур бухгалтерського обліку – концепція програмного комплексу "Галактики", що припускає чіткий поділ функцій між спеціалістами оперативних підрозділів і бухгалтерією. Всі документи, сформовані в контурі оперативного керування при виконанні закупівель, продажів, прийманню і відпустці товарів і МЦ, рахуються первинними.

Для урахування господарських операцій і відображення їх у Головній книзі та у звітних документах робітники бухгалтерії повинні сформувати проводки по рахунках бухгалтерського обліку.

До складу контуру входять наступні підсистеми:

Ø касові та фінансово-розрахункові операції;

Ø облік матеріальних цінностей, малоцінних та швидкозношуваних предметів;

Ø розрахунок заробітної платні;

Ø облік основних засобів та нематеріальних активів;

Ø проектування бухгалтерської та економічної звітності.

Аналізуючи відображені показники та модулі системи можна прийти до висновку, що описана система більш придатна для виробничих підприємств, пристосування її до дій торгівельного підприємства, є досить трудомісткою задачею, тому що.

Концепція ІС “Галактика” спочатку створювалась без урахування особливостей економічної діяльності України.

У системі існує спеціалізована мова для адаптації контурів під особливості діяльності підприємства, але це лише часткові адаптації, які не можуть у повній мірі гарантувати вирішення усіх нюансів, що виникають на підприємстві.

Крім того, хоча система є модульною і можна придбати модулі окремо, але дії модулів мають дуже багато точок дотику.

2. Консолідація й аналіз Excel-звітності в інформаційній системі "Галактика"

Корпорація "Галактика" випустила на ринок нове рішення "Консолідація й аналіз Excel-звітності" для аналізу вихідних даних у MS Excel. Рішення призначене для збору планових і фактичних даних з численних файлів у форматі Excel, консолідації їх у єдиному багатомірному сховищі OLAP з наступним аналізом у різних розрізах. Рішення "Консолідація й аналіз Excel-звітності" адресовано керівникам підприємств і фахівцям, що відповідають за зведення, вивірку звітності, а також за формування зведених підсумкових звітів.

Сьогодні задачі зведення звітності, аналізу даних і формування зведених звітів виникають на будь-якім підприємстві. При цьому наявність помилок і протиріч у вихідних звітах може істотно утрудняти процес консолідації звітності і приводити до прийняття невірних управлінських рішень. Використання рішення "Консолідація й аналіз Excel-звітності" дозволяє оперативно одержувати зведену і детальну інформацію з єдиного сховища даних, при цьому консолідована інформація не містить помилок і внутрішніх протиріч. Мається можливість у будь-який момент розкрити і деталізувати підсумкові цифри і перейти в первинні звіти; побачити, хто і коли зробив імпорт і вивірку даних.

Використовуючи рішення "Консолідація й аналіз Excel-звітності", керівники підприємства можуть оперативно контролювати процес формування бюджетів, планів, інвестиційних програм, звітів по їхньому виконанню й іншій звітності; аналізувати зведену інформацію і на основі аналізу приймати зважені управлінські рішення.

Нове рішення "Консолідація й аналіз Excel-звітності" поповнило групу спеціальних рішень КІС "Галактики", призначених для підтримки спеціалізованих процесів підприємства. Важливо, що спеціальні рішення корпорації "Галактика" доповнюють функціональні можливості системи ERP і можуть використовуватися в сполученні із системою Галактика ERP, а також з ERP системами інших виробників.

Рішення "Консолідація й аналіз Excel-звітності" уже використовується в режимі промислової експлуатації великими підприємствами – клієнтами корпорації "Галактика". В одного з замовників (великий холдинг) рішення застосовується для забезпечення збору заявок від філій, формування і контролю довгострокових інвестиційних програм, кожна з який збирається з заявок у форматі Excel і містить кілька сотень тисяч взаємозалежних числових показників. У результаті використання рішення "Консолідація й аналіз Excel-звітності" у холдингу істотно скоротилися витрати праці на вивірку і формування підсумкової звітності. Застосування рішення дозволило знайти внутрішні протиріччя вихідних даних, що було практично неможливо знайти вручну через великий обсяг даних. Упровадження рішення "Консолідація й аналіз Excel-звітності" дозволило оперативно змінювати довгострокову інвестиційну програму, на кожнім етапі забезпечуючи її коректність. Аналітичне сховище, отримане в результаті впровадження рішення "Консолідація й аналіз Excel-звітності", дозволило в оперативному режимі розраховувати показники, що відсутні у вихідних даних.

Одне з найважливіших властивостей рішення "Консолідація й аналіз Excel-звітності" – можливість підтримки різних процесів підприємства. Крім об'єднання й аналізу звітності, рішення може ефективно використовуватися для формування й узгодження зведених бюджетів, лімітних планів і планів продажів, а також контролю їхнього виконання в різних розрізах.

Відмінні риси "галактичного" рішення "Консолідація й аналіз Excel-звітності" – адекватне можливостям вітчизняних підприємств сполучення ціна/якість і стислі строки настроювання і впровадження. Середній по задачах проект по розгортанню рішення у великій компанії займає близько 50 днів.