Введение. 1. Система Галактика ERP

Г. Орел, 2015г.

Содержание

Введение

1. Система "Галактика ERP"

2. Функции и состав системы «Галактика»

2.1. Состав модулей системы "Галактика"

2.2. Цикл управления в КИС «Галактика»

2.3. Консолидация и анализ Excel-отчетности в системе "Галактика"

3. Информационное пространство предприятия

3.1. Галактика ERP - преимущества, уникальные свойства

Заключение

Список литературы

Введение

Комплексная информационная система (КИС)- это, прежде всего, инструмент (механизм) для повышения эффективности и качества управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе автоматизированной обработки актуальной и достоверной информации. В то же время, КИС - это не только инструментарий для бизнеса, но и технология его ведения. При полном и грамотном внедрении она обеспечивает реальное воплощение стратегических инициатив и программ предприятия в действительность. В правильном выборе КИС должно быть, в первую очередь, заинтересовано руководство предприятия. Каждый проект по автоматизации деятельности предприятия должен рассматриваться его руководством, как стратегическое инвестирование, которое должно окупиться за счет совершенствования управленческих процессов, повышения эффективности производства и сокращения издержек. Одной из самых популярных в России корпоративных система управления является система "Галактика". Корпорация "Галактика" работает на отечественном рынке экономического ПО около 27 лет.

1. Система "Галактика ERP"

Система "Галактика" - комплексная система автоматизации управления предприятием. Система обладает широкими функциональными возможностями и является основой единого информационного пространства предприятия. Система ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла. Система «Галактика» характеризуется уникальным сочетанием передовых западных стандартов управления и поддержкой российской специфики. Это гарантирует заказчикам «Галактики» эффективное решение управленческих и учетных задач в условиях быстро меняющейся бизнес-среды.

Особенности «Галактики»:

- Широкие функциональные возможности, возможность выбора заказчиком тех функций, которые ему необходимы;

- Масштабируемость;

- Возможность быстрого внедрения системы «Галактика» как специалистами «Галактики» и ее партнеров, так и специалистами заказчика;

- Возможность вести отчетность согласно международным стандартам учета (IAS, GAAP) и национальным стандартам (РСБУ);

- Лучшее для заказчика сочетание «цена/качество»;

- Высокая гибкость и быстрая адаптация к изменениям условий бизнеса;

- Простота и надежность в эксплуатации.

Система «Галактика» в едином информационном пространстве поддерживает задачи:

- Ведения бухгалтерского и налогового учета;

- Управления логистикой;

- Управления финансами;

- Управления производством;

- Управления взаимоотношениями с клиентами;

- Управления персоналом.

В состав системы «Галактика» входят развитые средства для поддержки решения специализированных и отраслевых задач, а также инструментарий для администрирования системы. Для поддержки управленческой деятельности руководителей предприятий, холдингов, корпораций система «Галактика» может быть дополнена специальным решением Информационной системой руководителя, которая обладает широкими возможностями решения задач мониторинга и анализа деятельности предприятия.

2. Функции и состав системы «Галактика»

Система Галактика ERP изначально является интегрированной системой, в которой большое количество пользователей, работников предприятия, одновременно выполняют служебные функции на автоматизированных рабочих местах (АРМ), соединенных в сеть и использующих единую базу данных.

Комплекс Галактика состоит из 40 детально проработанных крупных программных модулей и поддерживает как производство работ, так и оказание услуг. Комплекс реализован в архитектуре клиент - сервер и функционирует в распределенной локально вычислительной сети. Предприятию предлагается не только анализ бизнес-процессов и информационных потоков, но и механизм их изменения. На базе комплекса создается и развивается единая операционно-информационная среда предприятия, помогающая персонифицировать ответственность, минимизировать налоги, наладить производственную и технологическую дисциплину.

Система Галактика ERP обеспечивает обобщение и анализ информации по всем разделам хозяйственной деятельности предприятия:

- Внеоборотные активы: наличие и движение активов, которые относятся к основным фондам, нематериальным и другим внеоборотным активам, а также учет операций, связанных с их строительством, приобретением, выбытием;

- Производственные запасы: наличие и движение предметов труда, предназначенных для обработки, переработки или использования в производстве (либо для хозяйственных нужд), а также средств труда, в соответствии с установленным порядком включаемых в состав оборотных средств, и учет операций, связанных с их заготовлением (приобретением);

- Затраты на производство: расходы по видам деятельности предприятия;

- Готовая продукция и товары: наличие и движение готовой продукции (продуктов производства) и товаров;

- Денежные средства: наличие и движение денежных средств в национальной и иностранных валютах, находящихся в кассе и на расчетных (валютных) счетах, открытых в кредитных организациях на территории страны и за ее пределами, а также ценных бумаг, платежных и финансовых документов;

- Расчеты: все виды расчетов с различными юридическими и физическими лицами (в т.ч. внутрихозяйственные расчеты);

- Капитал: состояние и движение капитала;

- Финансовые результаты: доходы и расходы, а также выявленный конечный финансовый результат деятельности организации за отчетный период. Функции автоматизации управления в системе Галактика ERP сгруппированы в, так называемые, контуры управления.

Основные контуры:

1. Контур оперативного управления (Контур логистики). Отвечает за планирование, учет и контроль материальных потоков (заказы, договоры, снабжение, сбыт, склады, дебиторы-кредиторы, производственная логистика).

2. Финансовый контур - это бухгалтерский и налоговый учет, финансовое планирование (бюджетирование), платежный календарь, финансовый анализ и консолидация для корпоративных структур.

3. Контур управления производством - это техническая подготовка производства, производственное планирование (планирование производства), учет материалов в производстве (производственная логистика), контроллинг, управление ремонтами и корпоративное планирование производства.

4. Контур управления персоналом - это кадры и заработная плата.

5. Контур управления клиентами - это учет клиентов и рекламы.

6. Административный контур - это управление проектами и управление документооборотом.

7. Контур управления предприятием - информационная система руководителей, которая агрегирует оперативные данные и предоставляет их удобную визуализацию с использованием технологии светофоров, выполняет функции системы поддержки принятия решений (ППР). Используется платформа RA.NET.

8. Контур отраслевых решений - это модули: розничная торговля, управление транспортом, управление строительством, давальческое сырье, учет спецодежды, сервисное обслуживание, консигнация, претензии и иски и др.

9. Контур системного администрирования - предназначен для специалистов АСУП. Реализует функции: разграничения прав доступа к базе данных и функциям системы, сохранения целостности БД, модификации самой системы (отчетов, меню (интерфейсов), алгоритмов), интеграции с внешними системами и другие системные функции.

Важнейшие принципы, лежащие в основе системы «Галактика» и определяющие ее высокую эффективность:

- реализация «петли управления» (прогноз - планирование - контролируемая деятельность по выполнению планов - анализ результатов - коррекция прогнозов и планов) для всех сфер деятельности предприятия;

- использование технологии интерактивной аналитической обработки данных (OLAP);

- обеспечение информационной поддержки принятия решений на разных уровнях - вплоть до уровня топ-менеджеров предприятия;

- соответствие функциональности, технологичности и степени интеграции системы современным концепциям ERP, CSRP (Custom Synchronized Resource Planning - «планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем»), SEM (Strategic Enterprise Management - «стратегическое управление предприятием»);

- сочетание высокой степени интеграции с гибкостью - система строится в виде набора взаимосвязанных, но относительно независимых компонентов, которые приобретаются в составе и порядке, удобном конкретному клиенту;

- обеспечение настройки на конкретную отрасль, регион, особенности бизнеса;

- отслеживание и оперативное включение в обновления системы всех изменений в Российском законодательстве.

Основными объектами системы являются операционные документы, формируемые при проведении любой хозяйственной операции и образующие в совокупности документооборот предприятия.

Можно выделить четыре основных класса документов системы:

1. Документы-основания, регламентирующие операции как между юридическими лицами, так и внутри предприятия между его подразделениями, например договоры, счета, лимитно-заборные карты, требования;

2. Сопроводительные документы (товарные и финансовые), отражающие важнейшие стороны выполняемых операций;

3. Планы, отражающие намеченные предприятием показатели хозяйственной деятельности;

4. Отчеты, отражающие фактически достигнутые предприятием показатели хозяйственной деятельности.

Все перечисленные виды документов формируются в электронном виде и распечатываются по мере необходимости.

По всем первичным документам могут быть сформированы бухгалтерские проводки и финансовые операции с помощью механизма типовых хозяйственных операций (ТХО) и типовых финансовых операций (ТФО).

В системе интегрированы десятки (часто сотни) рабочих мест, размещенных во всех подразделениях предприятия. По мере создания операционных документов пользователями системы происходит накопление информации в единой Базе данных предприятия. Использование единой Базы данных обеспечивает возможность однократного ввода информации, что устраняет дублирование работы пользователей и снижает трудозатраты. Возможность однократного ввода информации - в том месте, где она возникает - важнейшее преимущество КИС, и оно реализовано в системе «Галактика» в полной мере. Система обеспечивает возможность контроля корректности и целостности данных. Важно, что можно точно определить, кто из пользователей, когда и какие операции выполнял (персонализация действий пользователя).

Система «Галактика» - тиражно-заказной продукт. Это означает, что наиболее соответствующее потребностям пользователя отраслевое тиражное решение «доводится» в процессе совместной работы сотрудников предприятия-заказчика и работников одного из региональных представительств корпорации. Как правило, для осуществления такого рода «доводки» достаточно использовать настройки общесистемные и настройки модулей. С помощью проведения настроек пользователя можно определить специфику работы каждого конкретного пользователя. Настройки, задающие права доступа пользователей к документам, устанавливаются администратором системы.

Все возможности, обеспечиваемые системой, независимы от программно-аппаратной платформы. В процессе инсталляции системы имеется возможность выбрать в качестве рабочей одну из СУБД - Pervasive SQL (Btrieve), Oracle, MS SQL, обеспечивающих эффективное использование архитектуры «клиент-сервер».

2.1. Состав модулей системы "Галактика"

Бухгалтерский контур поддерживает автоматизацию всего комплекса задач бухгалтерского учета, в том числе в территориально распределенных компаниях, холдингах, на предприятиях различных отраслей и масштабов деятельности. Бухгалтерский учет ведется в полном соответствии с текущими законодательными актами России, Беларуси, Украины, Казахстана, Молдовы, Узбекистана. Единое информационное пространство системы обеспечивает автоматизированное отражение проведенных хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского и управленческого учета. Эта задача решается с помощью механизмов типовых хозяйственных и финансовых операций.Состав модулей системы «Галактика» представлен на (рисунке 1).

Рисунок 1- Состав модулей системы "Галактика"

Результатом обработки хозяйственных операций являются:

- для бухгалтерского учета - бухгалтерские проводки;

- для управленческого учета - финансовые операции.

Показатели в регистрах управленческого учета формируются на основании первичных документов и служат источником для расчета и контроля исполнения бюджетов. Контроль выполненных проводок производится с помощью Книги бухгалтерских проводок, контроль финансовых операций - с помощью Книги финансовых операций. Реализована поддержка параллельного учета в нескольких планах счетов бухгалтерского учета. На этой возможности базируются развитые средства для раздельного ведения бухгалтерского и налогового учета. Отличительная особенность системы «Галактика» - гибкая настройка аналитического учета. Аналитический учет можно вести как по элементам большинства таблиц базы данных (организаций, подразделений, матценностей, основных средств, документов-оснований и т.д.), так и по сформированным вручную пользовательским аналитикам с произвольным количеством уровней. Аналитический учет в системе ведется как по счетам, так и по субсчетам. Кроме того, в системе можно ввести внешнюю аналитику и закрепить ее за документом на этапе его создания и привязки к нему типовой хозяйственной операции.

Контур логистики предназначен для эффективного управления материальными и связанными с ними информационными и финансовыми потоками в сфере производства и обращения. К задачам логистики относятся планирование, организация и контроль всех видов деятельности по перемещению и складированию, которые обеспечивают прохождение материального и связанного с ним информационного потоков от пункта закупки сырья до пункта конечного потребления. Входящие в контур модули могут использоваться менеджерами многих функциональных отделов производственных и торговых предприятий.

Реализованные в системе функции позволяют автоматизировать:

- формирование хозяйственных связей по поставкам товаров или оказанию услуг;

- определение объемов и направлений материальных потоков;

- определение последовательности продвижения товаров к местам складирования;

- развитие, размещение и организацию складского хозяйства;

- осуществление перевозки, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам назначения;

- выполнение упаковки, маркировки, погрузки и разгрузки;

- управление складскими операциями: сдачу и приемку грузов, хранение, подготовку необходимого покупателям ассортимента, организацию доставки мелкими партиями и т.д.

Рисунок 2 - Схема «Контура логистика»

Основным преимуществом от использования «Контура логистики» является то, что все задачи решаются комплексно. В процессе эксплуатации его модулей создаются цепочки взаимосвязанных документов, которые, с одной стороны, дают целостную картину движения материальных потоков, а с другой стороны - обрабатываются финансовыми, производственными и бухгалтерскими модулями и соответственно отражаются в показателях бюджетов, планов, бухгалтерских отчетов. Контур управления финансами предоставляет надежные и гибкие средства автоматизации управления финансовыми ресурсами компании, поддерживающие классический управленческий цикл: планирование финансов, оперативный финансовый менеджмент, финансовый анализ. Обеспечивает формирование бюджета и моделирование различных вариантов бюджетов, согласование и утверждение бюджетов, формирование фактических показателей бюджетов.

Поддерживает оперативную деятельность по исполнению бюджетов, контроль лимитных статей. Содержит развитые средства для консолидации финансовой отчетности центров ответственности (подразделений) в итоговую отчетность предприятия, расчета, интерпретации и анализа финансовых показателей, анализа и оценки финансового состояния предприятия по произвольным настраиваемым методикам на основе оперативных и бухгалтерских данных. Контур управления производством - решение для управления хозяйственной деятельностью предприятия с учетом современных стандартов управления ресурсами: MRP, MRP II.

В системе «Галактика» реализованы основные функциональные элементы системы, поддерживающей стандарт MRP II:

- формирование плана производства (MPS) на основании портфеля заказов и прогноза сбыта готовой продукции по периодам;

- предварительная оценка выполнимости плана производства по ключевым ресурсам предприятия;

- корректировка плана производства при недостатке ресурсов или оценка объемов пополнения ресурсов: закупка оборудования, наем рабочей силы, сверхурочные работы, субподряд и т. д.;

- расчет чистых потребностей в продукции и полуфабрикатах на всех стадиях производства, расчет объемов производственных заказов и сроков их выполнения с учетом календарно-плановых нормативов (правил пополнения, размеров партий, длительности циклов и т. д.)

- формирование плана-графика запуска-выпуска партий деталей, полуфабрикатов, готовых изделий на основании плана производства, а также формирование плана-графика закупки материалов и комплектующих и заявок на закупку с привязкой к договорам;

- расчет нормативных и фактических затрат на производство, нормативной и фактической себестоимости продукции, анализ отклонений в затратах и себестоимости;

- оценка экономических и финансовых показателей деятельности предприятия.

Контур управления производством может использоваться на самых разнообразных предприятиях: от молочного комбината до приборостроительного завода. Развитые средства настройки позволяют конечному пользователю работать с привычной терминологией, удобным представлением данных, использовать традиционный документооборот и порядок обработки информации. Контур управления взаимоотношениями с клиентами предназначен для накопления всесторонней информации о потенциальных и реальных клиентах предприятия, дилерах, партнерах, рекламных фирмах, конкурентах, товарах и т.п., и проведение маркетингового анализа на основе сформированной базы данных.

Контур ориентирован на сотрудников отделов сбыта, технической поддержки, маркетинга, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами, ответственны за регистрацию контактов с клиентами, продаж, сделок и договоров на гарантийное и абонентское обслуживание. Для анализа информации дополнительно может быть использована информационно-аналитическая система «Галактика-ZOOM». Система предназначена для аналитической обработки текстовых неструктурированных документов, находящихся в подключаемых базах данных. Контур «Управления персоналом» позволяет автоматизировать задачи учета кадров на предприятии и выполнение вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала. Контур состоит из модулей «Управление персоналом» и «Заработная плата», которые могут использоваться как совместно с другими модулями системы «Галактика» с единой базой данных, так и самостоятельно.

При разработке контура реализованы два основных принципа:

1. Универсальность - возможность использования в любых организациях (независимо от форм собственности), начиная от крупных, со штатом в несколько тысяч человек, до предприятий малого бизнеса; позволяет реализовать любой подход к решению задач учета кадров и оплаты труда персонала в таких странах как: Россия, Беларусь, Украина, Молдова, Казахстан, Узбекистан;

2. Адаптируемость - обеспечение возможности кадровику и бухгалтеру самостоятельно проводить настройку с учетом специфики конкретного предприятия и законодательства.

Работа с персоналом на предприятии, в учреждении, организации является составной частью управления хозяйственной деятельностью. Круг проблем, которые призваны решать в повседневной деятельности работники кадровых служб, весьма широк. Это, прежде всего, деятельность по подбору и расстановке персонала, своевременному и качественному комплектованию подразделений предприятия специалистами, по оценке персонала, его эффективному использованию, повышению квалификации.

Работник кадровой службы для успешного выполнения возложенных на него функциональных обязанностей должен знать не только основы трудового законодательства, положения и нормативные материалы, касающиеся работы с персоналом, но и порядок назначения и выплаты государственных пособий, исчисления непрерывного стажа, приема, перевода и увольнения работников, ведения и хранения личных дел, правила учета движения персонала, владеть вопросами подготовки и повышения квалификации сотрудников, составления отчетности по кадрам с документальным отражением всех вышеперечисленных задач и хранением документов в отделе кадров. Большую и оперативную помощь в этом окажет модуль «Управление персоналом». Трудовые доходы каждого работника независимо от вида предприятия определяются его личным трудовым вкладом с учетом конечных результатов работы предприятия, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются.

В соответствии с этим на предприятиях, в организациях и учреждениях оперативный и бухгалтерский учет труда и его оплаты должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить контроль:

- численности персонала и использования рабочего времени;

- правильного документального оформления выработки рабочих-сдельщиков и других работников;

- своевременного и правильного начисления заработной платы, расчета отпускных, пособий и их выдачи;

- своевременного и правильного удержания налогов и платежей, перечисление их бюджету или по назначению;

- распределения заработной платы по объектам калькуляции;

- использования фонда заработной платы и выплаты премий;

- составления отчетности по труду и заработной плате и ее представление в соответствующие органы управления.

При наличии на предприятии системы «Галактика» решение этих задач может быть автоматизировано - модуль «Заработная плата» значительно ускоряет и упрощает процесс начисления зарплаты. Модули «Управление персоналом» и «Заработная плата» имеют тесную взаимосвязь друг с другом. Учетные данные работников, введенные в одном из этих модулей, становятся доступными для другого. Таким образом, исключается необходимость повторного ввода идентичных данных о работниках предприятия.

2.2. Цикл управления в КИС «Галактика»

Цикл управления - это замкнутая цепочка, представляющая результаты выполнения функций: принятия решения, организации выполнения, контроля за процессом выполнения и обратной связи для корректировки решения или процесса выполнения. Процесс управления любым предприятием, независимо от формы собственности, можно проиллюстрировать с помощью схемы управленческого цикла. Схема управления справедлива для управления любым объектом. Это значит, что система управления, не отвечающая этой схеме, неизбежно приведет к результату, далекому от ожидаемого. Контроль выполнения планов происходит через план-фактный анализ выполнения бюджетов и отдельных показателей. Поэтому очень важен выбор этих бюджетов и финансово-экономических показателей, отражающих специфику операционной деятельности предприятия/холдинга. Цикл управления более детализирован, нежели простой перечень функций управления и более практичен: его легче использовать в реальной практике хозяйствования и управления.

Рисунок 3 - Цикл управления в КИС «Галактика»

2.3. Консолидация и анализ Excel-отчетности в информационной системе "Галактика"

Решение "Консолидация и анализ Excel-отчетности" для анализа исходных данных в MS Excel предназначено для сбора плановых и фактических данных из многочисленных файлов в формате Excel, консолидации их в едином многомерном хранилище OLAP с последующим анализом в разных разрезах. Решения "Консолидация и анализ Excel-отчетности" адресован руководителям предприятий и специалистам, которые отвечают за сведения, выверку отчетности, а также за формирование сводных итоговых отчетов. Сегодня задачи возведения отчетности, анализа данных и формирования сводных отчетов возникают на любом предприятии. При этом наличие ошибок и противоречий в исходных отчетах может существенно затруднять процесс консолидации отчетности и приводить к принятию неверных управленческих решений. Использование решения "Консолидация и анализ Excel-отчетности" позволяет оперативно получать сводную и детальную информацию из единого хранилища данных, при этом консолидированная информация не содержит ошибок и внутренних противоречий.

Имеется возможность в любой момент раскрыть и развернуть итоговые цифры и перейти в первичные отчеты; увидеть, кто и когда сделал импорт и выверку данных. Используя решения "Консолидация и анализ Excel-отчетности", руководители предприятия могут оперативно контролировать процесс формирования бюджетов, планов, инвестиционных программ, отчетов по их выполнению и иной отчетности; анализировать сводную информацию и на основе анализа принимать взвешенные управленческие решения.

Решение "Консолидация и анализ Excel-отчетности" пополнило группу специальных решений КИС "Галактика", предназначенных для поддержки специализированных процессов предприятия. Важно, что специальные решения корпорации "Галактика" дополняют функциональные возможности ERP-системы и могут использоваться в сочетании с системой Галактика ERP, а также с ERP системами других производителей.

Решения "Консолидация и анализ Excel-отчетности" уже используется в режиме промышленной эксплуатации крупными предприятиями - клиентами корпорации "Галактика". У одного из заказчиков (крупный холдинг) решение применяется для обеспечения сбора заявок от филиалов, формирования и контроля долгосрочных инвестиционных программ, каждая из которых собирается из заявок в формате Excel и содержит несколько сотен тысяч взаимосвязанных числовых показателей. В результате использования решения "Консолидация и анализ Excel-отчетности" у холдинга существенно сократились затраты труда на выверку и формирование итоговой отчетности. Применение решение позволило найти внутренние противоречия выходных данных, что было практически невозможно найти вручную через большой объем данных. Внедрение решения "Консолидация и анализ Excel-отчетности" позволило оперативно менять долгосрочную инвестиционную программу, на каждом этапе обеспечивая ее корректность. Аналитическое хранилище, полученное в результате внедрения решения "Консолидация и анализ Excel-отчетности", позволило в оперативном режиме рассчитывать показатели, которые отсутствуют в выходных данных.

Одно из важнейших свойств решения "Консолидация и анализ Excel-отчетности" - возможность поддержки различных процессов предприятия. Кроме объединения и анализа отчетности, решение может эффективно использоваться для формирования и согласования сводных бюджетов, лимитных планов и планов продаж, а также контроля их исполнения в различных разрезах.

Отличительные черты "галактического" решения "Консолидация и анализ Excel-отчетности" - адекватное возможностям отечественных предприятий сочетание цена/качество и сжатые сроки настройка и внедрение. Средний по задачах проект по развертыванию решения в крупной компании занимает около 50 дней.

Date: 2015-07-10; view: 4473; Нарушение авторских прав