Описание технологического процесса. Банк предоставляет клиенту (далее Заемщик) услугу Залогового кредитования, т.е

Банк предоставляет клиенту (далее Заемщик) услугу Залогового кредитования, т.е. Заемщик получает от Банка Кредитные средства под Обеспечение залогом. Заемщик заключает с Банком Договоры. Заемщик может заключить несколько Договоров о залоге, причем в каждом договоре может быть несколько предметов залога. Подавая документы, Заемщик предоставляет идентификационные признаки для каждого предмета залога. Если предмет залога уже застрахован, Заемщик предоставляет в Банк копию договора страхования. Если предмет залога не застрахован, то Заемщик обязан его застраховать, в случае принятия имущества в залог. К сожалению, Заемщик не всегда является добросовестным, поэтому предмет залога может так и остаться незастрахованным.

Отдел залогов является обособленным подразделением Банка, который занимается контролем Залоговой массы. Сотрудники отдела работают по следующим направлениям: переоценки, проверки и страховки. Начальник отдела контролирует работу и отчитывается перед вышестоящим руководством. Взаимодействие между отделом залогов и остальными отделами Банка, а также между сотрудниками отдела осуществляется в виде уведомлений по электронной почте.

Вся необходимая для работы документация хранится в отсканированном виде на сетевом диске, к которому имеют доступ все службы Банка. Также есть возможность создания документов (файлов) внутреннего пользования каждым отделом Банка. Для хранения таких документов сетевой диск содержит в себе папки каждого отдела (например, «Отдел залогов»).

На сетевом диске в папке отдела залогов документы распределены по Заемщикам, внутри Заемщиков по договорам. Все документы общедоступны для чтения внутри отдела. Доступ на изменение имеет только сотрудник-создатель.

При заключении нового Договора о залоге весь пакет документов (Договор о залоге, Договор страхования (если есть)), сформированный аналитическим отделом, передается Оценщику. Он запрашивает у отдела сопровождения документ «Расчет минимальной ставки резерва и категория качества», из которого выясняет Категорию качества Заемщика.

В папке отдела оценщик создает структурированный документ MS Office Word «Данные по предметам залога», содержащий всю базовую информацию по предметам залога внутри одного договора:

· данные о Заемщике (в том числе категория)

· Остаток ссудной задолженности

· данные о Лизингополучателе (в случае Лизинговой сделки)

· данные о предметах залога:

o наименование

o тип

o идентификационные признаки и право собственности

o Залоговая стоимость

Если Заемщик, с которым заключен договор, принадлежит ко второй категории качества, то оценщик занимается переоценкой Справедливой (рыночной) стоимости предмета залога: он создает документ MS Office Excel «Переоценка», в котором на каждый лист заносится наименование и идентификационные признаки залога, и набор пар: дата переоценки – Справедливая стоимость. По наступлению даты очередной переоценки (раз в три месяца), он обращается к документу «Проверка», анализирует рынок и заносит результат в ту же таблицу.

При погашении Заемщиком части ссудной задолженности, оценщик получает уведомление о погашении части задолженности от аналитического отдела и изменяет Остаток ссудной задолженности.

В случае вывода предмета залога из Залоговой массы, оценщик получает уведомление о выводе от аналитического отдела и удаляет предмет залога из файла, описывающего договор, и сообщает об этом остальным сотрудникам отдела.

В случае вывода всех предметов залога Оценщик удаляет файл договора.

Каждый месяц оценщик составляет сводный месячный отчет по переоценкам из документов «Данные по предметам залога» и соответствующих документов «Переоценка» и передает его на подпись начальнику.

Так как данные по предметам залога, требующим переоценки, хранятся неструктурированно (в разных файлах договоров о залоге), оценщик вынужден создавать дополнительный документ MS Office Word «План оценки» в папке отдела залогов, в котором указывает наименование компании, дату последней оценки и дату следующей, обновляя в каждом текущем месяце.

После создания оценщиком структурированного документа с базовой информацией по договору, он уведомляет об этом Страховщика и передает ему страховой договор, если он есть.

Если страхового договора нет, то страховщик связывается с Заемщиком по телефону и напоминает Заемщику о необходимости страхования предмета залога.

Получив договор страхования, он создает документ MS Office Excel «Страховка» в папке отдела залогов, в котором на каждом листе заносится наименование предмета залога, и следующий набор данных:

· Наименование страховой компании

· Номер страхового договора

· Дата заключения договора

· Дата окончания срока действия договора страхования

По окончанию срока действия договора страхования, страховщик вновь связывается с Заемщиком и напоминает об этом.

В случае вывода предмета залога из Залоговой массы, оценщик уведомляет страховщика, после чего он удаляет предмет залога из документа «Страховка».

Каждый месяц страховщик составляет сводный месячный отчет по страховкам из документов базовой информации договоров и соответствующих документов «Страховка» и передает его начальнику.

Так как данные по страховкам хранятся неструктурированно и сроки действия договоров довольно продолжительны, Страховщик вынужден каждый месяц перепроверять сроки действия договоров страхования. Вышеописанный факт приводит к увеличению объема нерационально обрабатываемой информации.

Аналогично Страховщику, после создания оценщиком структурированного документа с базовой информацией по договору он (оценщик) уведомляет об этом Проверщика.

Получив уведомление о новом договоре, Проверщик формирует историю мониторинга: он создает документ MS Office Excel «Проверка» в папке отдела залогов, в котором на каждый лист заносит наименование предмета залога и дату следующей проверки, которая определяется категорией Заемщика и типом предмета залога.

В конце каждого месяца проверщик формирует план проверок, включая в него те предметы залога, дата очередной проверки которых приходится на следующий месяц.

План проверок содержит:

· Данные о предмете залога

· Местонахождение по договору

· Фактическое местонахождение (если проверка уже проводилась)

· Контактные данные Заемщика и Лизингополучателя, если он есть

Этот план вывешивается на стенд кабинета отдела залогов. После чего все сотрудники согласованно распределяют проверки между собой и в течение месяца осуществляют их.

Осуществив проверку, они предоставляют акты о проверке проверщику, который вносит информацию из актов в документ «Проверка»:

· Дата проверки

· Фактическое местонахождение

· Примечание с проверки

· Список исполнителей

В случае если проверяющий сотрудник обнаруживает серьезное несоответствие (значительное повреждение, полное отсутствие или иные причины невозможности осуществления осмотра) предмета залога, в акт проверки в разделе примечание он отображает данный факт. Проверщик, обнаружив подобное примечание, сообщает об этом начальнику и исключает данный предмет залога из плана проверок. После решения проблемы руководством он снова включает его в план.

Каждый месяц проверщик составляет сводный месячный отчет по проверкам из документов базовой информации договоров и соответствующих документов «Проверка» и передает на подпись начальнику.

При получении уведомления о выводе залога от Оценщика, Проверщик удаляет лист предмета залога из документа «Проверка».

Из-за того что, все даты очередных проверок разбросаны по документам разных договоров, для составления нового плана проверщику приходится просматривать всю залоговую массу. Это отнимает значительную часть времени, тем самым снижает производительность проверщика.

Начальник контролирует деятельность отдела и отчитывается перед высшим руководством. При получении отчетов от своих подчиненных, он сверяет информацию в отчете, с информацией в папке отдела, после чего визирует отчет. Если в отчете по проверкам присутствуют особые примечания, то начальник уведомляет о них отдел по борьбе с проблемной задолженностью. Также в отчете по переоценке он сверяет соответствие суммы всех Справедливых стоимостей внутри договора Остатку ссудной задолженности. В случае несоответствия и невозможности решения проблемы уведомляет отдел по борьбе с проблемной задолженностью.

Также он занимается кадровыми вопросами своего отдела (принятие на работу, увольнение, поощрение премиями). На сетевом диске в папке отдела залогов начальник ведет документ MS Office Word «Сотрудники», который содержит следующие данные, структурированные по сотрудникам:

· Номер по табелю

· ФИО

· Должность

· Паспортные данные

· Контактная информация:

o Адреса

o Телефоны

· Премия

По итогам работы отдела за месяц Начальник назначает премии и отправляет запрос в бухгалтерию Банка.

В случае изменения информации сотрудника, начальник изменяет его в своем документе и сообщает об этом отделу кадров Банка.

Исходя из описания технологического процесса, можно выделить следующие рабочие места и их функции:

1. РМ «Начальник»

· Получение, просмотр, проверка и анализ отчетов

· Поиск предмета залога по номеру договора

· Принятие сотрудников

· Увольнение сотрудников

· Назначение премий по итогам работы

· Взаимодействие с другими отделами Банка

2. РМ «Оценщик»

· Создание документа данных нового договора

· Систематизация данных по предметам внутри каждого договора

· Поиск предмета залога по номеру договора

· Изменение данных предмета залога

· Внесение данных по переоценкам

· Формирование отчета по переоценкам

· Выбор и проведение проверок

· Передача акта проверки проверщику

3. РМ «Страховщик»

· Внесение данных по страховым договорам

· Поиск предмета залога по номеру договора

· Отслеживание окончания сроков действия договоров страхования

· Общение с Заемщиком

· Формирование отчета по страховым договорам

· Проведение проверок

· Передача акта проверки проверщику

4. РМ «Проверщик»

· Формирование плана проверок

· Поиск предмета залога по номеру договора

· Внесение данных по проверкам

· Проведение проверок

· Формирование отчета по проверкам

Большим неудобством, препятствующим быстрой обработке задач, поставленных перед сотрудником Отдела залогов, является неструктурированное и неудобное расположение информации на сетевом диске. По факту, работа (проверка, переоценка, страхование) производится непосредственно над предметами залога, а информацию об обрабатываемых предметах залога приходится собирать из разных папок (разбиение по Заемщикам и Договорам залога, о котором сообщалось выше). А также достаточное количество времени у каждого сотрудника уходит на составление ежемесячной отчетности, что значительно снижает производительность.

От автоматизации ожидается:

· Централизация и совместное хранение данных по предмету залога, а также Договорам, Лизингополучателям, Заемщикам, страховкам, проверкам;

· Организация поиска по интересующим параметрам предмета залога (далее Сложный поиск);

· Упрощение (по средствам централизованного хранения данных и организации удобного поиска) работы с данными по предмету залога, а также Договорам, Лизингополучателям, Заемщикам, страховкам, проверкам;

· Автоматизированное формирование отчетов по страховкам, проверкам и переоценке;

· Автоматизированное ведение планирования проверок;

· Автоматизированное ведение планирования переоценок;

· Автоматизированное отслеживание сроков действия Договоров страхования;

· Автоматизированное выявление несоответствия Справедливой стоимости внутри договора и ссудной задолженности;

· Автоматизированное отслеживание наличия особых примечаний по предмету залога.

Автоматизации будут подвергнуты следующие рабочие места:

1. РМ «Начальник»;

2. РМ «Оценщик»;

3. РМ «Страховщик»;

4. РМ «Проверщик».