Сформулируйте цель проекта и определите пути ее достижения!

Стратегия проекта – это оптимальный вариант достижения цели проекта с учетом имеющихся возможностей (ресурсов, специалистов, времени и многих других). К цели проекта обычно ведут несколько путей. Например, Новый год можно отметить в ресторане, дома, на природе, или … в Сочи Определите возможные варианты достижения цели проекта, сравните их по разным критериям (финансы, сроки, ресурсы, наличие специалистов и т.п.) и выберите оптимальный.

Выполнив все вышеперечисленные этапы, Вы приблизитесь к заветной мечте – разработке грамотного, конкурентоспособного проекта, потому что:

· у Вас есть сильная идея проекта;

· Вы знаете, для кого делаете проект, то есть, кто Ваши целевые группы;

· у Вас есть анализ проблем – основа для убедительного обоснования актуальности проекта. Это именно то, на что фонды обращают внимание в первую очередь при знакомстве с Вашей заявкой;

· Вы сформулировали четкую, ясную и конкретную цель проекта;

· и, наконец, Вы знаете, как наилучшим образом достичь цели проекта, то есть, у Вас есть стратегия! Ваши шансы повышаются!

А стратегия проекта – это основа для разработки четкого поэтапного плана реализации Вашего проекта.
Успехов! Миникурс «Как выиграть грант?!»

Часть 3. Начинаем планирование проекта: заполнение логико-структурной матрицы

Итак, Вы приступаете к знакомству с третьей частью нашего курса. Напомним, что предыдущая наша с Вами встреча завершилась формулированием стратегии проекта. Теперь эту стратегию необходимо наполнить конкретным содержанием, поэтому мы начнем разговор о планировании проекта. Без качественного плана достичь цели невозможно. Будет бессмысленная трата ресурсов и разочарование. Нам с Вами это не нужно, не так ли? Хотите доказательств? Пожалуйста: если принять все время проекта (планирование и реализация) за 100%, то, окажется, что, например, менеджеры в Японии тратят до 70% времени на разработку качественного плана проектов! Результаты их проектов всем хорошо известны…

Что же нужно учесть в плане проекта?

1) Прежде всего, описать его содержание. В прошлой части курса мы говорили о цели проекта. А как ее достичь, что для этого нужно сделать, какие ресурсы понадобятся?

2) Допустим, Вы придумали, что нужно сделать, чтобы достичь цели. Но уверенны ли Вы, что запланированные Вами действия реалистичны и выполнимы? Вас ведь волнует этот вопрос, правда? Проект-то придется выполнять Вам и отвечать за его результаты перед фондами… И фонды тоже волнует этот вопрос – они же доверяют Вам свои деньги и хотят быть уверенными, что Вы распорядитесь ими по уму, что цель проекта будет гарантированно достигнута, целевые группы получат обещанные выгоды.
Нужны доказательства…

3) Помните пословицу: «Гладко было на бумаге, но забыли про овраги?» Всегда найдется масса внешних факторов и условий, которые Вы контролировать не можете, но которые необходимы для успешной реализации проекта. Например, Вы разрабатываете в рамках проекта комментарии к какому-нибудь закону, в это же время принимается новый закон, и комментарии к старому никому не нужны. Представляете?! Можете ли Вы повлиять на то, чтобы новый закон не принимали?

4) Представим, что разработчики проекта успешно справились с первыми тремя пунктами планирования (а это вполне возможно!) Следующий вопрос, который их волнует – как распределить время и кадровые ресурсы, чтобы выполнить проект наилучшим образом?

5) И наконец, последний вопрос: а сколько все это будет стоить?!

Ну что же, начнем разбираться с каждым из этих пунктов.

Есть один инструмент, который позволит четко, ясно и наглядно разложить проект «по полочкам» и разобрать пункты 1, 2 и 3. Это логико-структурная матрица (ЛСМ).

Сразу скажем, что ЛСМ не всегда является частью заявки в фонд, но проектные менеджеры, которые не хотят, чтобы их заявка стала «макулатурой» (то есть, была отклонена фондами), а выполняющийся проект – бессмысленной тратой ресурсов, разрабатывают логико-структурную матрицу. Потому что:

а) ЛСМ позволяет проработать содержание проекта таким образом, что проектному менеджеру на 100% понятно:

· что нужно достичь;

· каким образом это будет осуществлено;

· что для этого требуется;

· по каким критериям можно судить о том, выполнено ли все запланированное;

· какие могут возникнуть проблемы.

Четкие, ясные, убедительные ответы на эти вопросы помогут доказать и себе, и фондам, что проект выполн и м.

б) Во время выполнения проекта очень важно отслеживать соответствие происходящих и запланированных событий, чтобы не допустить его срыва (это называется мониторингом хода выполнения проекта). Инструмент мониторинга – логико-структурная матрица!

ЛСМ представляет собой таблицу, в которой заполняются четыре колонки: «Логика осуществления проекта», «Объективно-проверяемые индикаторы (ОПИ)», «Средства проверки (СП)» и «Допущения».

Первая колонка – «Логика проекта» – этот как раз и есть ответ на вопросы: как достичь цели проекта, что для этого нужно сделать, какие ресурсы понадобятся? В этой колонке записываются цель проекта; цель развития (позитивная ситуация, на появление или развитие которой окажет влияние выполненный проект, точнее, достижение цели проекта); результаты (мини-цели, которые необходимо выполнить в рамках проекта, чтобы достичь цель проекта; мероприятия (конкретная деятельность, необходимая для получения результатов, например, конференции, тренинги, издание книги и пособий, приобретение оборудовании и т.п.) и ресурсы, необходимые для выполнения мероприятий (кадровые, финансовые, временные, транспортные и т.п.).

Схематически первая колонка ЛСМ выглядит так:

Цель развития
|
Цель проекта
|
Результаты
|
Мероприятия
|
Ресурсы

Вторая и третья колонки ЛСМ – «Объективно-проверяемые индикаторы (ОПИ)», «Средства проверки (СП)» – это как раз и есть доказательства того, что все запланированное в «Логике» выполнимо. Во второй колонке необходимо для КАЖДОГО мероприятия, результата, цели и цели развития указать количественные и качественные показатели, по которым можно судить о том, достигнуты ли и в какой степени достигнуты цель, результаты, мероприятия проекта. Эти показатели называются «объективно-проверяемыми» потому, что кто бы ни пользовался ими для проверки проекта (включая, экспертов фондов), всегда получается один и тот же результат.

В третьей колонке необходимо указать источники и средства проверки (СП) – конкретные документы, содержащие информацию, необходимую и достаточную для проверки показателей успешности проекта.

В последней, четвертой колонке ЛСМ прописываются допущения. Это и есть пресловутые «овраги» - внешние факторы и условия, которые Вы контролировать не можете, но которые необходимы для начала проекта, проведения запланированных мероприятий, достижения запланированных результатов и поставленных целей. При составлении ЛСМ тщательно продумывается наличие допущений для каждого цели/результата/мероприятия и найденные допущения вносятся в таблицу.

А что же с пунктами 4 и 5: распределением времени для выполнения мероприятий проектов, кадровых ресурсов и финансов? А это уже другие документы – Календарный план, Смета и Бюджет проекта. Именно о них мы поговорим в следующий раз. Скажем только, что они составляются на основе ЛСМ. Представляете, какой это мощный и разноплановый инструмент?!

Успехов! Часть 4. Разрабатываем календарный план проекта, смету и бюджет

Ну что, продолжим планирование проекта?

Возможно, Вы уже видели различные формы заявок в фонды и, наверное, обратили внимание, что практически в каждой из них есть разделы «Календарный план», «Смета» (или «Бюджет»).

Четко составленный календарный план поможет Вам грамотно спланировать реализацию проекта и держать его под постоянным контролем. Календарный план составляется на основе логико-структурной матрицы.

Разработка календарного плана, как правило, включает в себя следующие основные моменты:

· представление всего списка мероприятий по проекту;

· определение начала и общей продолжительности проекта и отдельных его этапов;

· установление начала и времени выполнения каждого мероприятия;

· определение логической последовательности и взаимозависимости мероприятий;

· распределение ответственности участников проекта за конкретные мероприятия.

Есть разные способы оформления календарных планов проектов. Самая распространенная, удобная и наглядная форма – график Гантта. Кроме того, именно в такой форме просят представлять календарный план многие фонды.

Имея логико-структурную матрицу и календарный план, можно приступать к планированию расходов на реализацию проекта и составлять смету. Помните, в логико-структурной матрице был специальный раздел, который называется «Ресурсы»? При составлении сметы проекта ресурсы, необходимые для выполнения проекта, должны быть распределены в специальную табличную форму по категориям расходов, единицам измерения, стоимости каждой единицы и общего количества требуемых единиц для всего проекта. После заполнения такой таблицы получается смета проекта. Следующим важным шагом является планирование расходов по времени, т.е. составление бюджета проекта.

Смета и бюджет – это финансовая часть проекта и проектной заявки, поэтому при составлении этих документов нужно быть особенно точным. Неточности в смете и бюджете, даже при том, что в остальной части заявки у Вас все безупречно, могут превратить всю Вашу работу в «макулатуру», если заявка будет отклонена по причине неточностей в смете, или в большую головную боль, когда при реализации проекта возникнут проблемы, связанные с ошибками в расчетах.

Многие фонды (кстати, фонд – это, в первую очередь, финансовая организация) знакомство с проектом начинают с тщательного изучения финансовой части заявки (параллельно с изучением содержательной части проекта). И даже при наличии хорошо проработанной содержательной части, неправильно указанная стоимость выполнения мероприятий, ошибки и неточности в расчетах могут привести к отказу профинансировать проект.

Кроме того, не стоит забывать о том, что рано или поздно нужно будет составлять финансовую отчетность в процессе реализации и по завершении проекта, а грамотный план распределения финансов по статьям расходов и времени будет Вашим хорошим помощником в этом деле.

Таким образом, во время планирования проекта разрабатываются четыре документа, которые впоследствии будут определять весь ход его реализации:

· логико-структурная матрица;

· календарный план;

· смета;

· бюджет.

Весь этот комплект позволяет не только получить четкий план выполнения проекта, но и:

· составить грамотную и убедительную заявку на грант даже в том случае, когда не все эти документы являются ее составными частями;

· повысить шансы организации-заявителя выиграть грант;

· в ходе выполнения проекта определить соответствие происходящих и запланированных событий (осуществлять эффективный мониторинг);

· и, наконец, доступно объяснить проектному коллективу суть проекта.

А о последнем (и не только) мы поговорим в следующей части нашего курса, которая посвящена организации эффективной работы проектной команды.