Доставки работников на работу и обратно

Если работодатель решил не усложнять отношения с работниками компенсациями, проездными билетами и т.п. и организовал их доставку на работу из определенной точки и обратно, то меньше сложностей с налогообложением не станет. Причем не имеет значения способ доставки - самим работодателем или с привлечением транспортной организации.

Дело в том, что, по мнению контролирующих органов, при доставке работников до места работы и обратно объекта налогообложения по НДФЛ не возникает, если работники не могут добираться общественным транспортом до работы (отсутствуют рейсы общественного транспорта) (Письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-04-06/6715 (п. 2), от 24.11.2011 N 03-03-06/1/778, от 20.10.2011 N 03-03-06/1/680, от 24.12.2007 N 03-04-06-02/226). В противном случае стоимость доставки работников является их доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ (Письма Минфина России от 12.10.2011 N 03-04-05/6-728, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247 (п. 2), от 04.12.2006 N 03-03-05/21, от 01.06.2006 N 03-05-01-04/142, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435 (п. 3)). Аналогичного мнения придерживаются и суды (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.12.2008 N А19-5369/08-30-Ф02-5939/08, ФАС Уральского округа от 29.01.2008 N Ф09-9195/07-С2).

При этом работодателю следует вести персонифицированный учет работников, пользующихся услугой по доставке, и рассчитывать стоимость доставки, включаемую в налоговую базу каждого работника (Письма Минфина России от 18.05.2006 N 03-05-01-04/110, от 18.05.2006 N 03-05-01-04/128).

Это необходимо, поскольку доход в натуральной форме подлежит включению в облагаемый доход физического лица в случае, если размер дохода может быть определен применительно к данному физическому лицу (ст. 41 НК РФ, п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 N 42).

Примечание

Подробнее о порядке определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме вы можете узнать в разд. 4.2 "Порядок определения и расчета налоговой базы при получении дохода в натуральной форме".

По нашему мнению, доставка работников до места работы независимо от способа (самостоятельно или с привлечением транспортной организации) и обстоятельств такой доставки (удаленность от маршрутов общественного транспорта или неподходящий график движения общественного транспорта) не подлежит обложению НДФЛ, поскольку обусловлена производственной необходимостью. Иными словами, данные расходы производятся не в интересах работника, а в интересах работодателя. Ведь в таком случае упорядочивается процесс своевременного общего прихода работников на работу и ухода, что позволяет оптимизировать рабочее время.

Такого же мнения, по сути, придерживается ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 18.02.2008 N А21-3559/2007. Он пришел к выводу, что расходы организации на оплату проезда работников либо их доставку транспортом предприятия вызваны местом расположения общества, спецификой его деятельности, а следовательно, производственной необходимостью (см. также Постановления ФАС Центрального округа от 16.09.2008 N А68-7091/07-273/13, ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.08.2008 N А19-17965/07-20-Ф02-4147/08).

Причем ФАС Северо-Западного округа указал, что выплата компенсации транспортных расходов в связи с неисполнением работодателем обязательств по доставке работника к месту работы и обратно транспортом также не облагается НДФЛ. Аналогичную позицию занял ФАС Уральского округа в Постановлении от 15.04.2008 N Ф09-2450/08-С2.

Примечание

Подробнее о практике арбитражных судов по вопросу о начислении НДФЛ на оплату доставки работников на работу и обратно в связи с производственной необходимостью и наличием такой обязанности у работодателя согласно трудовому договору вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

В качестве дополнительного аргумента можно привести позицию Президиума ВАС РФ, которая была высказана в отношении обложения ЕСН стоимости доставки работников сторонней организацией на основании договора с работодателем.

В частности, ВАС РФ указал, что, поскольку транспортные услуги оказывались не работникам, а самому работодателю и какие-либо выплаты работникам, связанные с их проездом к месту работы, не производились, оплата работодателем транспортным организациям стоимости услуг по доставке работников относится к расходам, связанным с организацией производственной деятельности (Постановление Президиума ВАС РФ от 27.02.2006 N 10847/05).