И налога на доходы физических лиц

Чтобы разработать регистр учета доходов, налоговых вычетов и НДФЛ, важно понимать, для чего нужно вести указанный учет.

Прежде всего ведение такого регистра является обязанностью налогового агента (п. 1 ст. 230 НК РФ). Это служит целям налогового контроля со стороны государства.

Но также это и в интересах налогового агента. Ему необходимо иметь документ, в котором можно сгруппировать подробные аналитические данные по всем выплаченным физическим лицам доходам, предоставленным вычетам, суммам НДФЛ. Это позволит ему:

- своевременно выявлять случаи излишнего удержания НДФЛ и исполнять обязанность налогового агента, установленную абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ, а именно в течение 10 дней со дня обнаружения такого случая сообщить о нем физическому лицу;

- на основании содержащихся в регистре сведений заполнять форму 2-НДФЛ;

- определять, когда конкретное физическое лицо имеет право на "детский" вычет и в какой момент теряет его по причине превышения дохода над установленным ограничением 280 000 руб. (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ);

- отследить, когда общая сумма социальных вычетов превысит лимит в 120 000 руб. (абз. 3 п. 2 ст. 219 НК РФ);

- исполнять иные обязанности налогового агента, установленные положениями Налогового кодекса РФ.

Учитывая изложенное, постарайтесь разработать такую форму регистра, которая будет отвечать двум условиям: во-первых, удобство в использовании и, во-вторых, отражение всех обязательных сведений.

Первое условие означает, что форма регистра должна быть:

- максимально простой в заполнении, чтобы не возникло путаницы с теми или иными данными;

- наглядной, чтобы на ее основе можно было легко составить форму 2-НДФЛ, своевременно отследить случаи излишнего удержания НДФЛ, превышения дохода физического лица над установленным ограничением в целях получения вычета и т.д.;

- разработанной с учетом особенностей налогового агента и его работников-налогоплательщиков (нужно, в частности, учитывать количество и налоговый статус сотрудников, виды выплачиваемых им доходов и пр.). В регистре не должно быть лишней информации, но нужно отражать те сведения, которые необходимы для правильного учета доходов, вычетов и сумм НДФЛ с доходов физических лиц.

Важно также отметить, что Налоговый кодекс РФ не ограничивает налоговых агентов в количестве разрабатываемых форм регистров. Иными словами, вы вправе предусмотреть формы, отражающие особенности налогообложения различных физических лиц, которым вы выплачиваете вознаграждение. К примеру, это могут быть отдельные формы по видам доходов, выплачиваемых налогоплательщикам. А можно разработать единую форму по типу справки 1-НДФЛ (кстати, ее можно взять за основу), которая будет учитывать все возможные виды выплачиваемых доходов.

Для наглядности покажем на примерах, какие особенности следует учесть при разработке регистра.

Далее рассмотрим, какие обязательные сведения необходимо отражать в регистре, чтобы выполнялось второе условие.