Какие документы подтверждают расходы

Конкретного перечня документов, которыми могут быть подтверждены расходы налогоплательщика, положениями п. 1 ст. 221 НК РФ не установлено.

Однако в целях определения состава расходов налогоплательщика п. 1 ст. 221 НК РФ отсылает к гл. 25 "Налог на прибыль организаций", положениями которой, в частности, предусмотрено, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, подтверждать расходы налогоплательщика могут не только документы, оформленные в соответствии с действующим законодательством РФ (договоры, платежные поручения, чеки ККТ, приходные кассовые ордера и т.п.), но и другие документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы.

Аналогичное мнение изложено в Постановлениях ФАС Дальневосточного округа от 07.06.2011 N Ф03-1980/2011, ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2008 N А44-2525/2007 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 08.10.2008 N 12658/08).

В частности, судьи указали, что условием учета понесенных затрат для целей налогообложения является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы на приобретение товаров (работ, услуг) фактически произведены и связаны с предпринимательской деятельностью. Во внимание должны приниматься представленные налогоплательщиком доказательства в подтверждение факта осуществления этих затрат, их размера и целей, которые подлежат правовой оценке в совокупности.

Примечание

Подробнее о документальном подтверждении расходов вы можете узнать в разд. 3.1.1.2 "Документальное подтверждение расходов" Практического пособия по налогу на прибыль.

Без документов, подтверждающих оплату расходов, учет их для целей НДФЛ невозможен (Письмо Минфина России от 15.11.2012 N 03-04-05/8-1308).

Однако следует напомнить, что в таких ситуациях предприниматель вправе воспользоваться положениями абз. 4 п. 1 ст. 221 НК РФ и заявить профессиональный вычет в размере 20% от суммы своих доходов.

Примечание

Подробнее читайте в разд. 3.4.1.2 "Если нет документов, подтверждающих расходы".