Тема 3. Организация учетной информации, основные термины при работе с программой 1С: Бухгалтерия

Константы. Используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. В основном это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет.

Список констант можно вызвать на экран выбором пункта «константы» в меню «операции» главного меню программы. Порядок расстановки констант в списке задается в конфигураторе системы. При использовании программы 1С:П в сеансе работы пользователя возможна только корректировка значения констант в списке. Различают два способа заполнения значения константы:

1. меню «операции»–«константы». Отображается список всех констант в виде таблицы.
2. более наглядный способ. В меню «сервис» содержатся строки: сведения об организации, общая настройка и т. д.

Удобство использования констант заключается в том, что в них один раз заносится какая- либо информация, которая затем может многократно использоваться при формировании документов, в расчётах, при построении отчётных форм. При каких – либо изменениях в наименовании организации достаточно изменить его всего один раз – в константе – и все изменения автоматически будут отражены в тех местах, где эта константа используется.

Справочники. Предназначены для хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов, которые используются при ведении аналитического учёта и для заполнения документов.

Использование справочников позволяет исключить неоднозначность при заполнении тех или иных реквизитов документов или других справочников. Например, если в счете требуется вводить наименование организации-клиента, выбор элемента из справочника клиентов позволит избежать ошибочного ввода наименования разными конечными пользователями (продавцами). Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах:

1. режим просмотра и редактирования
2. режим выбора элемента справочника

В режиме просмотра и редактирования форма справочника открывается при помощи главного меню программы, нажатием кнопки панели инструментов.

В режиме выбора справочник открывается только при вводе значения субконто, константы, реквизита документа или реквизита другого справочника, нажатием кнопки или клавиши F4.

Виды справочника:

1.в заголовке всегда выводится название справочника. Ниже заголовка табличная часть, в которой есть графы (код, наименование…).

2.если справочник имеет иерархическую структуру, то окно справочника может содержать дерево группы, например:

Контрагенты

поставщики покупатели

Внутри каждой папки есть ещё папки.

3.напротив каждой строки в справочнике выводится условное обозначение:

(жёлтая папка) группа, в которой есть элементы;

(голубая папка)—элемент справочника, его можно выбирать для подставления в различные документы;

группа открыта, двойной щелчок по ней закрывает группу и поднимает на один уровень вверх.

Основные действия с элементами справочника:

1. создание нового элемента. Меню «действие»–«новый»
2. создание группы элементов. Меню «действия»–«новая группа» или жёлтая папка
3. редактирование уже существующей группы или элемента. Выделить изменяемую строку в справочнике—меню «действие»–«изменить».
4. копирование элементов справочника. Выделить строку «образец для копирования», затем F9, или, меню «действия»–«копировать».

1. удаление элементов справочника. Пометить на удаление в меню «операции», перейти к пункту удаления помеченных объектов.
2. просмотр истории изменения реквизитов. Выделить элемент справочника, затем «история» (выбрать все реквизиты или предлагаемые валюты). В открывшейся таблице, если нажать «изменить», то можно изменить значение выделенного реквизита. Нажав на «удалить на дату» из списка истории значений удаляется целая выделенная строка.

7.сортировка элементов справочника. Порядок сортировки можно задать в меню «действия» главного меню программы, пункт «сортировка».

Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе работы с программой при заполнении операций и документов.

Перечисления используются в системе для описания наборов постоянных значений. Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, совместитель) и т. д. Перечисления используются в экранных формах для удобства ввода реквизитов документа, а также в алгоритмах обработки учетной информации. В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования и не могут быть изменены на этапе исполнения конфигурации.

Документы. Для отражения любых событий, происходящих на предприятии используют документы (платёжное поручение, счёт, кассовые ордера и т. д.). Каждый документ имеет экранную форму и печатную форму. Важным свойством документа является его возможность автоматически формировать бухгалтерскую операцию. Такая операция будет принадлежать документу. Операции, введённые вручную, тоже фактически являются документами специального вида, которые так и называются «операция».

Вся работа с документами ведётся в журналах, которые предназначены лишь для удобного отображения списков документов—документ не связан жёстко с каким либо журналом. Для просмотра списка журналов документов необходимо выбрать в меню—«операции»–«журналы документов». На экране появится диалог «выбор журнала», который содержит перечень журналов документов. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах.

Отчёты и обработки. Отчёты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определённым критериям.

Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например индексации цен в справочниках товаров.

Бухгалтерские счета. Бухгалтерские счета предназначены для хранения планов счетов бухгалтерского учёта. Свойства бухгалтерских счетов могут гибко настраиваться в зависимости от принятой системы учёта на конкретном предприятии.

Сам план счетов создаётся на этапе конфигурирования. При этом часть счетов может быть введена уже на этапе конфигурирования, такие счета обычно играют важную роль в работе различных элементов конфигурации—документов, отчётов. Остальные счета вводятся уже при работе с информационной базой. Такой дифференцированный ввод счетов служит защитой от возможных ошибочных действий пользователя при работе с программой, которые могут нарушить целостность учёта.

Субконто. Используются для настройки аналитического учёта по счетам бухгалтерского учёта. При вводе проводок для счетов, по которым ведётся аналитический учёт, вводятся значения субконто в соответствии с их типами. В качестве субконто обычно выступают объекты, по которым ведется аналитический учет на предприятии: основные средства, материалы, товары и т.д. Вид субконто определяет совокупность объектов конкретного типа, которые используются для ведения аналитического учета.

Типовые операции. При вводе операции с использованием типовой операции, данные автоматически заполняются на основании шаблона типовой операции. При необходимости запрашиваются недостающие значения операции и рассчитываются суммы проводок по определённым в шаблоне формулам.

Корректные проводки. Пользователь заполняет список корректных проводок в соответствии со своими представлениями о правильности ведения учёта. Затем, в процессе ввода операций, если установлен соответствующий параметр, система проверяет проводки операции, используя список корректных проводок.

Операции и проводки. Отражение движения средств в бухгалтерском учете записывается в виде операций и проводок. Каждая проводка принадлежит одной операции, проводки не существуют отдельно от операций. Для записи хозяйственных операций в программе 1С используется «журнал операций». Хозяйственная операция может оформляться при записи документа, с помощью типовых операций или в момент проведения документа. Но проводки по документу формируются только при проведении документа. Операции, введенные вручную, фактически являются документом специального вида «операция», который не имеет собственно данных, как другие документы, а имеет только операцию.

Для просмотра операций в 1С:П предусмотрено два вида журналов – журнал операций и журнал проводок. Журнал операций позволяет просмотреть список операций. В журнале проводок информация отображается более детально.

Для вывода на экран журнала операций могут быть использованы: пункт «журнал операций» главного меню «журналы», кнопка «операции» панели инструментов, а так же другие действия определенные в конфигурации. По умолчанию, журнал операций открывается при выборе пункта «журнал операций» главного меню «операции». На экране при этом появится окно, в которое выводятся основные данные об операциях, причём, каждой строке журнала соответствует одна операция. Журнал операций.

В заголовке журнала выводится интервал, за который просматриваются операции в журнале. Изменить интервал можно в меню «действие» - «интервал»; команды меню «сервис» - «параметры», в поле диалога «настройка параметров системы» перейдите на вкладку «журналы»; или с помощью кнопки на панели инструментов. Внешний вид окна журнала операций задается на этапе конфигурирования.

Табличная часть. Самая левая графа—служебная и отражает состояние операции:

операция, введённая вручную;

операция, сформированная документом;

Если значок перечёркнут, значит документ помечен на удаление.

Дата и время. Операции в любом журнале выводятся всегда в хронологической последовательности. Внутри одной даты они упорядочены во времени. Для быстрого перехода в начало журнала и в конец используют клавиши на клавиатуре: Home, End.

Документ. Наименование вида документа. Если операция введена вручную, то документ называется «операция». При желании в журнале операции можно показывать и проводки, принадлежащие текущей операции. Для этого выбрать пункт «показывать проводки» меню «действия». При этом в верхней части окна будут показаны данные по операциям, а в нижней части – проводки, принадлежащие текущей операции. Для ввода операции в журнал операций следует выполнить действия:

ü открыть «журнал операций»;

ü нажать клавишу Insert, на экране появится форма «операция – новая».