Основные понятия документационного обеспечения управленческой деятельностью

Электронная документация и ее защита

ВОПРОСЫ:

1. Основные понятия документационного обеспечения управленческой деятельностью

2. Электронный документооборот

3. Виды информационных систем управления документационным обеспечением предприятия

4. Защита электронной документации

5. Системы электронного документооборота

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» определены следующие понятия.

· документ - зафиксированная на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

· электронный документ — это информация, зафиксированная на электронном носителе и соответствующая требованиям, установленным законом;

· электронный носитель - материальный носитель, предназначенный для записи и сохранения информации с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами;

· документирование - запись информации на различных материальных носителях по установленным правилам;

· документооборот - процесс движения документа при помощи различных информационных технологий от момента его подготовки, создания и исполнения до передачи в архив или уничтожения (документ не только должен быть исполнен, но исполнен своевременно);

· документационное обеспечение управления (управленческой деятельности) - деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в организациях.

Юридическая сила электронных документов обеспечена с помощью следующих реквизитов:

1. Идентификационный код источника;

2. Электронная подпись автора документа;

3. Код формы документа;

4. Номер документа;

5. Дата, время создания или модификации документа.

В традиционном бумажном документообороте авторство документа и его подлинность (аутентификация) подтверждаются рукописной подписью и печатью, поскольку текст документа и удостоверяющие реквизиты жестко связаны с материальным носителем. В электронных документах такой связи нет.

Для установления подлинности автора электронного документа и отсутствия изменений, в полученном по каналу связи документе, используется электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Согласно Закона РФ «Об электронной цифровой подписи» ¾ электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и, позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе.

ЭЦП имеет не физическую, а логическую природу – это просто последовательность буквенно-цифровых символов (кодов), передаваемых вместе с электронным документом и которая позволяет однозначно связать автора документа, содержание документа и владельца ЭЦП.

Использование ЭЦП имеет недостатки – необходимо специальное техническое (средства криптографии, передачи данных и т.п.), организационное (в соответствии с законодательством государства, на территории которого используется данное средство ЭЦП; в России – это закон о цифровой подписи) и правовое обеспечение.

Для однозначной идентификации автора электронного документа, необходимо, чтобы ЭЦП обладала уникальными признаками, известными только отправителю и получателю сообщения. Это достигается применением средств шифрования (криптографии).

ЭЦП выполняет следующие функции:

· удостоверяет, что подписанный текст исходит от лица, поставившего подпись;

· не дает самому этому лицу возможности отказаться от обязательств, связанных с подписанным текстом;

· гарантирует целостность (неизменность) подписанного документа.

Способы создания электронных документов:

1. Традиционный ручной ввод информации в экранную форму установленного образца;

2. Сканирование немашинного документа и преобразование в стандартный формат машинного документа;

3. Программный способ создания машинного документа, в т.ч. вставка в документ внедренных или связанных объектов (согласно технологии OLE);

4. Импорт входных файлов коммуникационных форматов в электронный документ, которые могут рассматриваться как «вложения» и существовать независимо от основного документа либо интегрироваться с основным документом;

5. Сообщение электронной почты, сохраняемое в виде электронного документа.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

· документирование;

· делопроизводство, т.е. организация работы с документами.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД).