Понятие и сущность систем электронного документооборота и систем управления

В рамках системы управления организации протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют руководители всех уровней и профессиональной специализации. Система управления организации разрабатывается для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда - то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задачи.

Система управления предназначена для автоматизации всех или большинства задач управления, решаемых коллективным органом управления (министерством, дирекцией, правлением, службой, группой управления и т.д.). В зависимости от объекта управления различают систему управления персоналом и систему управления техническими средствами. Система управления является организационной и технической основой, где реализации рациональной технологии коллективного решения задач управления в различных условиях обстановки.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки (12). Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять (12). Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления, а для повышения этой эффективности необходимо использовать электронный документооборот при помощи системы электронного документооборота.

Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства»(13).

Система автоматизации документооборота (Система электронного документооборота) – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации(13).

Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов (13).

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т.к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому)(13).

К EDMS могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из 6 функций(13):

1. Управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);

2. Совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;

3. Сканирование документов и управление образами бумажных документов;

4. Управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;

5. Workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;

6. Управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

1. Системы делопроизводства;

2. Электронные архивы;

3. Workflow-системы;

4. Комплексные или ECM-системы.

Таким образом, изучая понятие и сущность систем электронного документооборота, мы выяснили, что система электронного документооборота – это компьютерная программа (система), которая позволяет работать с электронными документами (создавать, изменять, искать). Рассматривая функции EDSM, были выделены следующие виды систем электронного документооборота: системы делопроизводства, электронные архивы, workflow-системы, комплексные, или ECM-системы.