Подготовленный заказ нуждается в тщательной проверке.

После того, как заказ подготовлен, агент по закупкам осуществляет его окончательную проверку. В результате проверки устанавливается правильность выбора поставщика, методов отгрузки и доставки товаров, условий поставки. При окончательной проверке необходимо удостовериться в том, что размер закупки не превышает размеров выделенных бюджетных средств. В случае затруднений агент по закупкам может представить проект заказа на рассмотрение администрации для принятия окончательного решения по реализации закупки.

Сформированный заказ на поставку товаров проверяется управляющим отделом закупок либо другим руководящим сотрудником оптовой фирмы. Опытность и квалификация агента, осуществляющего закупку, а также степень доверия к нему со стороны администрации имеют значение для одобрения закупки.

Заказ на закупку представляет собой письменный контракт, в котором оптовая фирма выступает в качестве покупателя, а поставщик — в качестве продавца.

Поскольку заказ на поставку продукции связан со значительными денежными расходами, он имеет юридическую силу только при условии его подписания лицом, уполномоченным осуществлять закупочную деятельность.

После того, как заказ направлен поставщику, агент по закупкам формирует временное дело, в которое заносится вся документация, относящаяся к данному заказу. Все изменения в заказе в процессе его выполнения фиксируются и заносятся в дело. Прием товара от поставщика и размещение его на складе завершают работы с данным заказом.

Дистрибьютор осуществляет контроль за поставками и качеством продукции. Неудовлетворительное выполнение заказа, связанное с повреждением груза при доставке, его потерей или задержкой, ведёт к возбуждению потребителем иска о возмещении убытков, либо к требованию о повторной поставке товара. Выполнение некоторых заказов требует особого внимания дистрибьютора, поскольку связано со специальными условиями или требованиями потребителя. Метод выполнения специфических заказов трудно определить заранее, здесь необходима совместная работа обеих сторон.

2.3. Приемка товара в торговом магазине

Порядок и сроки приемки, а также ее документальное оформление регулируются инструкциями «О порядке прием­ки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» и «О порядке приемки продукции производственно-технического назна­чения и товаров народного потребления по качеству». Дан­ные инструкции применяются в тех случаях, когда это пре­дусмотрено договором между поставщиком и покупателем, и иной порядок приемки не установлен стандартами, техниче­скими условиями, другими обязательными правилами.

Осуществляют приемку товаров работники магазина, на которых возложена материальная ответственность. Они должны хорошо знать правила и сроки приемки, уметь со­ставлять все необходимые документы, быть компетентными в вопросах определения количества и качества товаров.

Руководство магазина обязано систематически контро­лировать выполнение правил приемки и своевременность документального ее оформления.

При нарушении правил и сроков проведения приемки торговые организации в случае недостачи или снижения ка­чества товаров лишаются возможности предъявления пре­тензий к поставщикам или транспортным организациям.

Приемка товаров в магазине включает в себя:

• проверку количества поступивших товаров, их каче­ства и комплектности;

• оформление приемки соответствующими документами;

• принятие товаров на учет.

Принимая товар, работники магазина должны убедить­ся в соответствии его характеристик (наименования, ко­личества, цены и др.) данным транспортных и сопроводи­тельных документов. Товарно-транспортная накладная используется при доставке товаров автомобильным транспортом. Она выпи­сывается поставщиком в четырех оригинальных копиях и состоит из двух разделов — товарного (определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей) и транспортного (определяющего взаимоотношения грузо­отправителей с автотранспортными организациями). Вто­рой экземпляр накладной остается в магазине и служит основанием для оприходования товаров.

Товарная накладная применяется для оформления продажи товаров. Она составляется в двух экземплярах, первый из которых остается у поставщика. Второй эк­земпляр служит основанием для оприходования товаров получателем.

Счет является для предприятия розничной торговли документом, на основании которого производится оплата поставленного товара. Он выдается поставщиком и удо­стоверяет поставку товара и его стоимость.

Счет-фактура выписывается в тех случаях, когда пе­речень отгружаемых магазину товаров велик. Этот доку­мент содержит подробное описание и цену товара, номер транспортного документа, сумму счета и иные реквизиты.

В ходе приемки необходимо обязательно проверить на­личие на упаковке товаров и в сопроводительных доку­ментах информации о сертификации (для товаров, подле­жащих обязательной сертификации) и сроках годности (для товаров, у которых этот срок должен быть установлен обязательно).

Если количество и качество товара соответствуют дан­ным, указанным в сопроводительных документах, то это подтверждается наложением на них штампа магазина. Материально ответственное лицо, производившее прием­ку товара, ставит свою подпись на сопроводительных до­кументах и заверяет ее круглой печатью торговой органи­зации.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформ­ление зависят от места приемки, ее характера (по количе­ству, качеству, комплектности), от наличия или отсутствия сопроводительных документов и.

Так, порядок приемки товаров, поступивших в таре-оборудовании, регулируется инструкцией «Об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании».

Условия приемки импортных товаров устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров специально оговорены не были, то руководствуются инструкцией «О порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов».

Далее вопросы приемки товаров изложены в соответст­вии с правилами действующих инструкций «О порядке приемки продукции производственно-технического назна­чения и товаров народного потребления по количеству» и «О порядке приемки продукции производственно-техни­ческого назначения и товаров народного потребления по качеству».

2.4. Хранение товаров в магазине

В торговых предприятиях сосредоточена огромная масса то­варно-материальных ценностей. Сохранность этих ценностей является обя­занность торговых работников.

Чтобы обеспечить сохранность товарно-материальных ценностей, их качество, необходимо про­водить следующие мероприятия: организацию охраны магазина, установление системы материальной ответственности, соблюде­ние всех правил размещения, укладки товаров и ухода за ними.

Охрана магазинов. В нерабочее время она обычно возлагается на охранную фирму при органах милиции, с которым магазин или торг заключает договор.

Согласно договору помещения магазина должны быть под­готовлены к сдаче сторожам: погашены источники света (кроме дежурного освещения); наиболее ценные товары убраны в сейфы, шкафы; двери закрыты на прочные замки и опломбированы.

Представителем администрации вместе с ма­териально ответственными лицами магазин сдается охране.

При этом ключи от магазина должны храниться у заведующего (директора) магазином, если он является материально ответственным лицом, а пломбир или печать — у заместителя заве­дующего или у одного из материально ответственных лиц.

Если заведующий магазином не является материально ответственным лицом, то у него хранится пломбир или печать.

Хранение клю­чей и пломбира (печати) у одного лица не допускается. Перед открытием магазина представитель администрации и материально ответственное лицо проверяют целость замков, за­совов и пломб.

При обнаружении поломки замков, засовов, срыва пломб и других признаков повреждения немедленно вы­зываются представитель вышестоящей организации и милиция. При выявлении хищений проводят инвентаризацию ценностей.

Размещение товаров на хранение. При правильном размеще­нии товаров обеспечивается их сохранность, лучше используется емкость кладовых, оборудование, а также создаются удобства для работы.

Необходимо соблюдать правильное товарное соседство, ис­ключающее вредное влияние одних товаров на другие. Так, не допускается совместное хранение кислот, щелочей, химикатов с изделиями из металла; мыла хозяйственного с пудрой и зуб­ным порошком; фотохимикатов с фотопленками и фотобумагой.

Цемент, мел, алебастр и другие пылящиеся материалы хранят в отдельных, изолированных помещениях. Совместное хранение их с другими товарами невозможно.

Особое требование существует для размещения огнеопасных товаров. Керосин, бензин можно хранить только в специальных, защищенных от пожара помещениях. А такие огнеопасные товары, как вата, изделия из целлулоида, лаки, растворители, раз­бавители, резиновый клей и др., при невозможности выделения для них особого помещения изолируются при их хранении в общей кладовой.

В отличие от продовольственных товаров большинство про­мышленных изделий легко переносит разный температурный ре­жим. Так, например, галантерею можно хранить при темпера­туре от 5 до 20°, парфюмерию от 5 до 25°, металлоизделия от 15 до 22°. Однако лучше всего они сохраняются при тем­пературе от 10 до 20° тепла.

В теплых- кладовых размещают ткани, готовое платье, музыкальные инструменты, фототовары, радиоаппаратуру, игрушки и др. В холодных кладовых хранят разную посуду, хозяйственные товары и инвентарь, мебель, хи­мико-москательные товары, строительные материалы и пр.

Каждой группе товаров отводят определенное место и распо­лагают по подгруппам, видам, артикулам, цене, расцветкам и другим товарным признакам, характерным для данного то­вара. Например, в кладовой фототоваров отдельные места вы­деляются для фотоаппаратов, фотооптики, фотопленок, пласти­нок и бумаги, фотопринадлежностей и фотохимикалий.

В свою очередь фотоаппараты располагаются по маркам. Фотохимикалии размещают вначале по на­значению: проявители, закрепители, усилители и пр., а далее по видам: проявители метоловые, амидоловые и др.

Большое значение имеет закрепление за каждым товаром постоянного места, что дает возможность быстро определить наличие товара, проверить его состояние, произвести подбор ассортимента и создать четкий порядок в кладовой.

При размещении товаров учитывается время их поступле­ния. Ранее поступившие товары подаются в торговый зал в пер­вую очередь, поэтому их нельзя закладывать новой партией товаров.

Товары частого спроса располагают ближе к входу в тор­говый зал, а редкого спроса — в наиболее отдаленных местах кладовой. Товары в громоздкой таре, тяжеловесные лучше всего размещать рядом с входом в кладовую.

Укладка товаров на хранение. Существует несколько спосо­бов укладки товаров: штабельный, рядовой, навалочный и стел­лажный. Применение их зависит от вида и свойств товаров.

В штабеля укладывают товары в таре, а также ряд изделий без упаковки: детские санки, крупную посуду, стулья, фанеру, черепицу и др. Под штабель подкладывается подтовар­ник высотой 15—20 см. Ставить товары непосредственно на пол или на бумажную (картонную) подкладку не разрешается.

Штабель должен быть устойчивым, высотой при ручной укладке не свыше 2 м. Товары хрупкие и в недостаточно прочной таре лучше укладывать на меньшую высоту. Число рядов в штабеле зависит от вида товаров, прочности тары. Между рядами рекомендуется класть прокладочные материалы (картон, бумагу, фанеру, деревянные планки).

Для нормальной циркуляции воздуха и лучшей сохранности товары в штабеля укладывают на расстоянии 20 см от стены, 50 см от источника света и не менее 1 м от приборов отопления и водопровода. Между штабелями оставляют проходы не ме­нее 0,7 м.

Товары и тару укладывают маркировочными ярлыками и этикетками к проходу. Для лучшего учета рекомендуется на каждый штабель укреплять ярлыкии с указанием ассортимента хранимых товаров.

При штабелировании вниз кладут товары, реже спрашивае­мые, больших размеров или в прочной крупной таре. На них укладывают более легкие, чаще спрашиваемые товары или то­вары в мягкой упаковке. Лучше всего в каждом штабеле хра­нить товары одного вида, артикула, и число их рядов (или тары) должно быть постоянным. Для предохранения от воздействия света штабель можно закрывать бумагой или дру­гим материалом.

Рядовая укладка характерна для громоздких изделий. Так хранят мотоциклы, велосипеды, мебель, линолеум, лин­круст, холодильники, пианино. Товары располагают на подтоварниках или на полу, между предметами оставляют не­большие проходы. Соблюдают интервалы и по отношению к стене, приборам отопления, источникам света.

Товары, чаще спрашиваемые, ставят ближе к проходу, маркировкой наружу. Навалом хранят только сыпучие неупакованные мате­риалы: мел, цемент, алебастр. Для них в закрытых помещениях устраивают закрома. Остальные товары класть навалом на под­товарниках или на полу не разрешается.

В стеллажах товары хранятся в упаковке (коробках, пачках) или в неупакованном виде.

Заключение

В ходе производственной практики было получено и обработано большое количество информации о ЗАО ТД «Перекресток», а также был сделан анализ по логистическая деятельность компании.

Основная часть моей работы в период прохождения учебной практики составляла: анализ складских запасов; оценка складских запасов; анализ качества обслуживания клиентов; анализ товарных потоков на складе; анализ эффективности логистических операций; определение потребностей в технике; организация транспортной логистики; ознакомление с документами сопровождающих движение товарно-материальных ценностей (ТМЦ), изучение структуры, порядка управления и деятельности организации; изучение: управления в логистических системах; формирования производственной программы и управления запасами ресурсов.; управление материальными потоками в производстве; основы логистики складирования; определение потребности в складских помещениях; определение потребностей в технике; организация транспортной логистики; организация логистических операций и управления ими во внутрипроизводственных процессах (анализ логистических цепей предприятия, система управления запасами, выбор поставщиков логистических услуг); ознакомление с документами сопровождающих движение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по каждому блоку (заявка на покупку, контракт (договор), счет, счет-фактура и товарная накладная ТОРГ 12, документ по доставки, приходный ордер, документ поступления на склад готовой продукции, сертификаты; подготовка и ведение необходимых документов (дневник прохождения практики, отчет о прохождении практики) и осуществление промежуточной отчетности о прохождении практики по месту ее защиты.