Создание схемы данных.

Контрольная №2

В задании 1 на основе исходных данных таблиц средствами СУБД Access создать базу данных.

Студент выбирает тему в соответствии с рекомендуемой тематикой по согласованию с преподавателем.

Перечень тем для работы:

1. Информационная поддержка принятия решения

2. Ведение персональных данных

3. Подбор и расстановка кадров

4. Подготовка и повышение квалификации трудовых ресурсов

5. Мотивация кадров

6. Социальная защита и занятость

7. Прогнозирование и планирование трудовых ресурсов

8. Кадровое делопроизводство

9. Ведение затрат по трудовым ресурсам

10. Маркетинговая поддержка управления трудовыми ресурсами

11. Информационно-справочная система нормативно-правовых документов

12. Справочно-методическое обеспечение

Структура и содержание первого задания

1. Разработать постановку конкретной задачи и дать ее описание.

2. Определить состав исходной информации, используемой для реализации соответствующей экономической задачи;

3. Создать таблицы базы данных.

4. Спроектировать схему данных.

5. Создать экранные формы для заполнения таблиц и заполнить их данными.

6. Разработать многотабличный запрос на выборку информации (по варианту).

7. Создать отчет на сформированном запросе.

В процессе выполнения работы студенты изучают экономическую сущность соответствующей задачи, структуру и содержание информационной базы. Перед студентом стоит задача самостоятельно разработать постановку конкретной задачи. Целью создания подсистемы АЭИС «Кадры» является выполнение функций учета кадров и анализа их движения. Составной частью АЭИС «Кадры» является база данных «Кадры».

База данных (БД)– это структурированная совокупность взаимосвязанных данных в некоторой предметной области. БД «Кадры» как система обработки экономической информации представляет собой интенсивно развивающуюся систему, цель которой - обеспечение кадровой деятельности предприятий необходимой информацией и предоставление услуг по выдаче требуемой информации.

Информация, содержащаяся в базе данных должна удовлетворять требованиям оперативности, надежности, легкости и удобства извлечения, разнообразия и достоверности.

АСУ Кадры должна позволить специалистам предприятия:

1. Пополнять и редактировать базу данных о кадровом составе предприятия.

2. Выполнять различные виды поиска информации в базе данных с выдачей отчета.

3. Выполнять несложные расчеты

4. Осуществлять подготовку текстовой информации произвольного характера.

5. Осуществлять вывод отчетов на печать

Система управления базой данных (СУБД) – это программное обеспечение для работы с БД. Создание новой реляционной базы данных в среде СУБД Access осуществляется в соответствии с ее структурой, полученной в результате проектирования. Созданию базы данных предшествует этап описания входной оперативной (паспорт, военный билет, документ об образовании, приказы и т.п.) и нормативно-справочной информации (справочник образования, справочник должностей и т.д.).

Непосредственное создание реляционной базы данных начинается с задания структуры таблиц. Описание выявленных информационных объектов рассматриваемой предметной области представлено в табл. 1.

ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.

СУБД ACCESS хранит все таблицы базы данных в одном файле. Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения в таблице, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей. Состав информационных объектов рассматриваемой предметной области: личный состав, приказы, медицинские осмотры, дети, переподготовка, справочник образования, справочник должностей (табл.1).

Таблица 1 – Реквизитный состав таблиц БД

Технология работы с СУБД Access.

Создание базы данных.

Чтобы создать новую БД, выберите команду Файл► Создать базу данных; перейдите на вкладку Общие с ярлыком Новая база данных; введите имя новой БД (свою фамилию) в поле Имя файла; нажмите кнопку Создать.

Создание таблиц.

Перейдите на объект Таблицы. Создайте таблицу «Личный состав», определив ее структуру в режиме Конструктора.

Режим конструктора определяет основной способ, при котором структура таблицы полностью задается пользователем. Структура таблицы определяется в окне Конструктора. Для определения поля задаются ИМЯ ПОЛЯ, ТИП ДАННЫХ, ОПИСАНИЕ - краткий комментарий, а также общие свойства.

Для определения первичного ключа выделяются поля, составляющие ключ, и нажимается кнопка КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ. Для ключевого поля автоматически строится индекс. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.

Укажите первичный ключ в поле «Табельный номер» и установите для него тип данных Счетчик.

Для поля «Пол» выберите тип Мастер подстановок и введите в один столбец фиксированный набор используемых в этом поле значений (М,Ж). Для поля Образование следует сделать подстановку наименования из таблицы Справочник образования, а для поля Должность подставить наименование должности из таблицы Справочник должностей

После определения структуры таблицы ее надо сохранить с нужным именем.

Создайте следующие таблицы.

Создание схемы данных.

Схема данных создает структуру базы данных. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. При построении схемы данных ACCESS автоматически определяет по выбранному полю связи тип связи между таблицами. Создание схемы данных начинается в окне базы данных с выполнением команды СЕРВИС/СХЕМА ДАННЫХ или нажатия соответствующей кнопки. В версии 2007-2010 необходимо выполнить команды РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ/ СХЕМА ДАННЫХ. После этого можно выбрать таблицы, включаемые в схему данных, и приступить к определению связей между ними. Устанавливая связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое слово, по которому устанавливается связь, и протащить курсор мыши в соответствующее поле подчиненной таблицы. Поскольку схема строится для нормализованной базы данных, в открывающемся окне СВЯЗИ автоматически устанавливается тип отношения один-ко-многим. Активизируйте флажок Обеспечение целостности данных, а затем установите флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.

Результатом выполнения данного задания является Логическая структура реляционной базы данных предметной области, построенная в соответствии с выявленными связями между информационными объектами (таблицами).

Схему данных надо сохранить и распечатать.

Создание записей.

После сохранения таблицы делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы - созданию записей. Исходные данные для заполнения таблиц студент определяет самостоятельно (не менее 10 записей в таблице Личный состав).

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Переход в режим таблицы осуществляется нажатием кнопки ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ. Для перехода в этот режим из окна базы данных надо, выбрать таблицу и нажать кнопку ОТКРЫТЬ. В открывшуюся таблицу можно вводить новые записи, заполняя значениями поля. В первую очередь следует заполнить справочники образования и должностей.

Результатом выполнения данного задания является распечатка заполненных таблиц базы данных.

Создание запроса

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы.

Для создания запроса в окне базы данных перейдите на объект Запросы и нажмите кнопку СОЗДАТЬ. В открывшемся окне НОВЫЙ ЗАПРОС выбрать КОНСТРУКТОР. В диалоговом окне Добавление таблицы укажите имена таблиц, по полям которых будет производиться запрос, нажмите кнопку Добавить после каждого указанного имени таблицы. Затем кнопкой ЗАКРЫТЬ выйти из окна добавление таблицы. В результате появится окно Конструктора запросов, которое разделено на две панели: верхняя панель содержит схему данных запроса, а нижняя панель является бланком запроса по образцу. При заполнении бланка запроса необходимо в строку ПОЛЕ включить имена полей, используемых в запросе, в строке ВЫВОД НА ЭКРАН отметить поля, которые должны быть включены в результирующую таблицу, в строке УСЛОВИЯ ОТБОРА задать условия отбора записей. В строке СОРТИРОВКА выбрать порядок сортировки записей результата. В процессе выполнения данного задания, студент самостоятельно конкретизирует условия отбора. Для сохранения запроса нажать кнопку СОХРАНИТЬ и ввести имя запроса.

Для выполнения запроса на панели Конструктора запросов нажимается кнопка ЗАПУСК или ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ЗАПРОСА.

Результаты выполнения запроса необходимо представить в виде отчета.

Создание отчета

Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам. В данном случае источником записей отчета являются поля в запросе. Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные такие как, заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Мастера помогают быстро создать отчеты различных типов. Мастер выводит на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить отчет в режиме конструктора.

Перейдите на объект «Отчеты».

С помощью Мастера создайте отчет по запросу. Сохраните и распечатайте результаты.