Довідково-інформаційні документи – 4год.

Частина І

І. Підготуйте відповіді на запитання, виконайте завдання:

1. Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт. Проаналізуйте подані зразки ділових записок. Напишіть пояснювальну записку про причини спізнення на заняття.

Проректорові з виховної роботи НУВГП

проф. Герасимчук С.П.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

06.11.2012

Про відзначення переможця конкурсу

На виконання наказу Управління освіти і науки Рівненської обласної державної адміністрації № 308 від 25 вересня 2012 року “Про проведення ІІІ Міжнародного конкурсу з української мови імені Петра Яцика” кафедра української мови провела в університеті ІІ етап конкурсу.

Прошу відзначити переможця конкурсу Дороха Вадима, студента 2 курсу факультету прикладної математики, грамотою та грошовою премією на урочистому вечорі, присвяченому Дню української писемності і культури.

Завідувач кафедри української мови С.М.Вайнер

Ректорові Національного

педагогічного університету

імені М.П.Драгоманова

академікові АПН України

професору Андрущенкові В.П.

директора Інституту історичної освіти

професора Ярути В.О.

РАПОРТ

Доводжу до Вашого відома, що для завершення організаційної роботи в приймальній комісії, формування особових карток підготовки індивідуальних планів студентів першого курсу Інституту історичної освіти старший викладач кафедри культури української мови Чеховська Наталія Володимирівна розпочинає роботу з 07 серпня 2012 року.

01.07. 2012

Директор Інституту проф. В.О.Ярута

2. Прочитайте фрагмент статті. Надрукуйте на окремому аркуші прес-реліз анонс до PR-акції «Молодь за професіоналізм і якісну освіту».

ПРЕС-РЕЛІЗ

Прес-реліз – це стисле повідомлення для преси про якусь важливу подію (прес-конференцію, презентацію, акцію тощо). Прес-реліз – інформативний документ, що повідомляє яку-небудь новину. Особливості прес-релізу: він повинен бути лаконічним, ємним, логічним.

За функціональним призначенням і терміном подання стосовно події прес-релізи поділяють на анонс, запрошення, інформацію, резюме.

Реквізити прес-релізу:

1. Дата подання.

2. Назва виду документа.

3. Назва установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна особа, номер телефону та адреса отримання подальшої інформації.

5. Заголовок.

6. Текст, який містить відомості про зміст події, організаторів, місце, час, причини і значення події.

Прес-реліз має бути складений таким чином, щоб докладно викласти новину, не зашкодивши репутації організації, тому під час підготовки документа фахівці радять дотримуватися такого плану:

1. Важлива новина.

2. Рішення написати прес-реліз.

3. Збір інформації, узгодження цитат.

4. Написання першої версії.

5. Внесення змін, підготовка остаточного варіанта.

6. Поширення прес-релізу.

7. Спілкування з представниками преси, надання додаткової інформації, організація інтерв’ю.

Факти, описані в прес-релізі, повинні сприйматися як сенсація або, принаймні, бути цікавими для ЗМІ чи потенційних адресатів. Слід чітко уявити, про що буде прес-реліз, яка інформація становитиме його основу: новина повинна бути не лише актуальною, а й вагомою, щоб можна було її запропонувати багатьом виданням. Щоб привернути увагу, звістка має відповідати хоча б одному із завдань ЗМІ: інформувати, навчати, розважати.

Зібравши необхідну інформацію, можна переходити безпосередньо до створення тексту, але слід пам’ятати, що існує усталена формула для написання прес-релізів, західні журналісти називають її: «five w’s & h» (з англ. п’ять w та одне h). Тобто автор має вказати у прес-релізі What?(Що?) Where? (Де?) When? (Коли?) Who? (Хто?) Why? (Чому?).

Структурують матеріал за правилами «перевернутої піраміди», зміст якого полягає в тому, щоб надати основну інформацію на початку – в заголовку і в першому абзаці, так званому лідер-абзаці (ліді). Це роблять для того, щоб редактор мав можливість за потреби скоротити текст без втрати основного змісту.

Вимоги до оформлення прес-релізу.

Використовуйте білий папір високої якості формату А4 чи фірмовий бланк зі стандартними атрибутами (логотипом, назвою, адресою, телефоном), можна розробити спеціальний бланк для прес-релізів.

Заголовок прес-релізу оформлюють жирним шрифтом, великими літерами (кегель - 14), а через подвійний інтервал – текст (кегель - 12) – з інтервалом 1,5.

Документ друкують, дотримуючись берегів: лівий – 30мм, правий – 15мм, верхній – 15мм, нижній – 30мм,лише з одного боку аркуша. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, внизу зазначають продовження далі (Шевчук С.В, Клименко І.В. українська мова за професійним спрямуванням: Підручник. – К.: Алерта, 2011. – С.2363-370).

3. Що таке звіт? Які види звітів ви знаєте?

4. Назвіть обов’язкові реквізити звіту.

5. Напишіть звіт про вашу навчальну діяльність.

Частина ІІ

І. Підготуйте відповіді на запитання, виконайте завдання:

1. Що таке протокол, витяг із протоколу?

2. Назвіть реквізити протоколу і витягу з протоколу, ознайомившись із поданими нижче зразками. Які є вимоги до оформлення протоколу? Чим витяг відрізняється від протоколу?

Національний університет

водного господарства і природокористування

Кафедра українознавства, ПЕДАГОГІКИ І ПСИХОЛОГІЇ

Протокол

засідання кафедри

29.08.2012 № 01

Голова - Боровська М.С.

Секретар - Чуй Ю.В.

Присутні: 19 викладачів кафедри

Порядок денний:

1. Завдання кафедри у 2011-2012 навчальному році

(доповідач - Барбо М.С.).

1. СЛУХАЛИ:

Барбо М. С. - Текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Рудаков В.В. запропонував активізувати науково-дослідну роботу кафедри.

Масевич В.М. наголосив на потребі ретельніше оформляти документи, зокрема звіти про навчальне навантаження, індивідуальні плани, відгуки про відвідані заняття.

Патрикей Г.Т. відзначила проблеми в роботі навчально-методичного кабінету, пов’язані з недостатньою кількістю навчальної літератури, відсутністю передплатних видань.

УХВАЛИЛИ:

1.1. Звіти про виконане за місяць навчальне навантаження подавати ст. лаборантові до 10 числа наступного місяця (відповідальні - викладачі кафедри).

1.2. Подати пропозиції щодо графіків взаємовідвідувань, консультацій, модульних іспитів, відкритих занять до 10.09.2012 (відповідальні - викладачі кафедри).

1.3. Клопотати про поповнення фонду навчально-методичної літератури (відповідальний - Барбо М. С.).

Голова М.С.Боровська

Секретар Ю.В.Чуй

Національний університет

водного господарства і природокористування

Кафедра українознавства

Витяг із протоколу № 01

засідання кафедри

від 29.08.2012

Голова - Боровська М.С.

Секретар - Чуй Ю.В.

Присутні: 19 викладачів кафедри

СЛУХАЛИ: Завдання кафедри у 2011-2012 навчальному році

(доповідач - Стороженко С.С.).

УХВАЛИЛИ:

1.1. Звіти про виконане за місяць навчальне навантаження подавати ст. лаборантові до 10 числа наступного місяця (відповідальні - викладачі кафедри).

1.2. Подати пропозиції щодо графіків взаємовідвідувань, консультацій, модульних іспитів, відкритих занять до 10.09.2012 (відповідальні - викладачі кафедри).

1.3. Клопотати про поповнення фонду навчально-методичної літератури (відповідальний - Стороженко С.С.).

Голова М.С. Боровська

Секретар Ю.В.Чуй

3. Складіть і запишіть протокол зборів вашої академічної групи з порядком денним:

1. Про відвідування занять.

2. Про організацію святкування Дня студента.

4.Що таке довідка? Розкажіть про службові та особисті довідки.

5. Які обов’язкові реквізити містить довідка?

6. Відредагуйте документ і запишіть, розмістивши реквізити відповідно до правил і додавши необхідні відомості.

Довідка

Дана довідка видана для підтвердження того, що Залевський О.В. дійсно проживає і зареєстрований в м.Вінниці по адресу: вул. Незалежноств, 7, кв. 15.

Вона видається по місцю вимоги.

Начальник ЖЕКу І.С. Окренець (підпис)

7. Підготуватися до самостійної роботи

1. Що таке бланк? (289С.)

2. Що таке формуляр документа? (271С.)

3. Оформлювання сторінки документа (293С.)

4. Написати запропонований документ (пояснювальна записка, витяг із протоколу, звіт). Уміти характеризувати ці документи (реквізити, види документів за ознаками тощо).

Література