Документальные приемы исследования операций с производственными запасами

Методика экспертного исследования операций с материально производственными запасами

Стандарт экспертного исследования операций с производственными запасами

Расчетно-аналитические методы и приемы исследования операций с производственными запасами

Документальные приемы исследования операций с производственными запасами

1. Материально производственные запасы – оборотные средства. Цель экспертного исследования операций с МПЗ заключается в проверке сохранности ценностей, законности операций и установление суммы материального ущерба.

Задачи:

А) выявление фактов присвоения, недостач, завышения расходов;

Б) выявление нарушений при движении материальных ценностей и их профилактика.

Объекты:

- количественная и качественная приемка ТМЦ от поставщиков и их внутреннее перемещение;

- сохранность ТМЦ и закрепление ответственности;

- нормы расходования материалов и их соблюдение;

- брак и порча ТМЦ и тары;

- инвентарь и хозяйственные принадлежности, их использование и сохранность;

- первичная документация по учету ТМЦ;

- недостача ценностей, причиненный ущерб, их обоснованность и ответственные лица;

- регистры синтетического и аналитического учета, и формы отчетности.

Нормативно-справочная документация: П(С)БУ 9, Методические указания по учету ТМЦ, нормы естественной убыли при хранении и транспортировке, Положение № 88, Порядок № 116, Инструкция по проведению инвентаризации.

Фактографическая информация:

- доверенность,

- книга учета выданных доверенностей,

- акты на списание доверенностей,

- все первичные документы по учету движения ТМЦ,

- акты о порче, бое, ломе,

- договоры с поставщиками, о полной материальной ответственности

- инвентаризационные материалы,

- регистры учета, отчетность,

- внеучетная информация (приказы, распоряжения, акты ревизий, заключения экспертных оценок технологии производства, материалы дела).

Методы и процедуры:

- инспектирование (проверка бухгалтерских документов и записей и материальных активов),

- контрольно-выборочное сличение.

2. Расчетно-аналитические методы включают: эконом. анализ, экономические и статистические расчеты, экономико-математические методы.

Одним из условий обеспечения сохранности ТМЦ является разработка и вручение материально-отвественным лицам договоров о материальной ответственности и должностных инструкций.

При осмотре мест хранения ТМЦ выявляют своевременно ли оформляют прием и отпуск ценностей. Неучтенные излишки ТМЦ могут создаваться путем замены сырья при изготовлении готовой продукции, обсчета сдатчиков сырья и материалов в весе, влажности, понижении их сортности, обвес, обсчет, обмер при отпуске запасов со склада, необоснованного оформления актов на потери материалов при их транспортировке или хранении на складах.

Не оформление бухгалтерских документов при поставке ТМЦ:

- сырье и материалы от поставщиков в большем количестве, чем указано в сопроводительных документах, завозятся ценности без документального оформления;

- завозится от поставщиков доброкачественное сырье вместо отходов, показанных в сопроводительных документах;

- внесение в сырье и материалы посторонних или более низкого качества однородных веществ с целью увеличения их количества или веса.

Неучтенные излишки обычно хранятся отдельно, если они имеются, то расход определенных видов ценностей за определенные периоды как правило превышает их приход. Такой перерасход перекрывается за счет последующего поступления и оприходования материалов аналогичных названий.

Экспертные процедура подразделяются на проводимые до инвентаризации, во время и после нее.

До проведения инвентаризации эксперт запрашивает документы о результатах предыдущих инвентаризаций, анализирует структурное и количественное изменение запасов и получает информацию о местах хранения запасов. Если они хранятся на нескольких складах, то инвентаризацию целесообразно проводить одновременно, чтобы исключить возможность переброса ТМЦ со склада на склад. При получении документов, связанных с определением количества запасов могут возникнуть сложности, обусловленные применением выборки, невозможностью присутствия эксперта одновременно во всех местах хранения запасов, спецификой процедур контроля, а также случайно или преднамеренно неучтенные ценности, природой инвентарных ТМЦ.

Эксперт может воспользоваться оценочными методами, т.е. подсчитать и измерить часть запасов, а затем результаты проверки экстраполировать на общее количество запасов. Репрезентативность результатов экстраполяции может быть проконтролирована путем их сопоставления с данными бухгалтерского и складского учета.

Если провести инвентаризацию не возможно, то используется метод контрольно-выборочного сличения. Он основан на применении приемов арифметической проверки. Этот метод с определенной вероятностью позволяет оценить величину запасов. Исследованию подвергаются операции по приемке и отпуску ценностей. В заключении эксперт описывает какое измерительное или весовое оборудование используется определяет степень доверия к учетным показателям поступления и отпуска ценностей.

Финансовые показатели деятельности организации зависят от выбранного метода оценки запасов. Конечную стоимость запасов можно регулировать при помощи специальных методов оценки. Способ проверки зависит от того, какой метод списания применяется на предприятии. Эксперт должен убедиться в неизменности применяемого метода в течение года, проверить правильность его применения, оценить обоснованность и полезность для управления. При ошибочном или умышленном завышении фактической стоимости материалов увеличиваются затраты на производство продукции и снижается прибыль от ее реализации.

Эксперт может использовать аналитические процедуры:

- проверить правильность определения производственной себестоимости по видам изделий и заказам;

- оценить правильность расчетов и списание сумм отклонений;

- проверить правильность оценки.

В случае если продукция не оформлена приемо-сдаточными документами цеха, она не отражается и в учете, т.е. появляется неучтенная продукция.

Занижение оценки продукции дает возможность должностным и материально-ответсвенным лицам изымать часть выручки в виде разницы между продукцией и заниженной в учете стоимости продукции. Поскольку неучтенная продукция не отражается в бухгалтерских документах, ее наличие эксперт определяет на основании документации оперативно-технического учета о закладке сырья, о выпуске продукции по каждому технологическому процессу. Эксперт-бухгалтер может проверить счета-фактуры, накладные, пропуски на вывоз продукции, чтобы подтвердить факт вывоза неучтенной продукции. Аналитические и статистические расчеты сочетаются с логическими процедурами.

3. Экспертиза исследует полноту оприходования материальных ценностей, соответствие сопроводительных и приемных документов, а также материалы, поставляемые без сопроводительных документов. Особое внимание эксперт обращает на реальность кредиторской задолженности перед поставщиками с целью выявить неучтенные счета поставщиков. Проверяются регистры учета, договоры с поставщиками и документы об оплате их счетов. Если обнаружатся расхождения при проверке коммерческих актов, актов приемки, реестров документов сданных в бухгалтерию, то обязательно проводится встречная проверка, где используется метод инспектирования. Интересные выводы может дать проверка своевременного предъявления претензий поставщикам и транспортным организациям.

Объектом исследования может являться операционная и служебная информация. Так из журнала по учету поставленных грузов можно получить данные в разрезе поставщиков об ассортименте и сроках поставки. Если ТМЦ закупали за наличный расчет у физических лиц, то эксперт обращает внимание на наличие и правильность оформления закупочных актов (количество и стоимость ТМЦ, паспортные данные и ИНН продавца).

В процессе экспертизы осуществляется проверка организации первичного учета:

- проверка достоверности фактов оприходования;

- проверка своевременного оприходования;

- проверка законности первичных документов;

- проверка соблюдения графика документооборота.

Источники информации:

-учетная документация;

-акты допросов, выемки обыска.

Пример. Эксперту-бухгалтеру был задан вопрос по уголовному делу: «Отвечает ли законодательству организация учета ТМЦ на данном предприятии?». Эксперт для ответа на этот вопрос посчитал нужным исследовать учет ТМЦ по счетам: 20, 22, 23, 93, 91, 92, 93, 94. Он начал свое исследование с анализа организации аналитического учета и выяснил, что отсутствуют отчеты по движению материалов, а складской учет ведется в оборотной ведомости по группам ТМЦ.

Кроме того, анализируя первичные документы, он выяснил, что приобретение материалов для пошива и ремонта швейных изделий осуществлялось через подотчетных лиц. Списание материалов на себестоимость оказанных услуг осуществлялось на основе заборной ведомости, где отсутствовали подписи руководителя цеха и показатели ежедневного забора.

Анализ Главной книги по счету 20 показал, что движение материалов за месяц составляло в среднем 10-15 тыс.грн., тогда как остаток материалов на складе составлял 171319 грн. Документальное подтверждение этого остатка в аналитическом учете отсутствует. Оценка документального оформления поступления материалов позволила установить наличие документов, составленных в нарушение требований законодательства.

Эксперт-бухгалтер составил таблицу, в которой систематизировал по каждому документу обнаруженное нарушение. Он определил сумму, необоснованно списанную на производственные цели – 50025 грн. Деятельность этой организации по инициативе прокуратуры была прекращена.

Инспектирование организации бухгалтерского и налогового учета осуществляется с использованием следующих процедур:

- проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженностей при расчетах за материально-производственные запасы;

- проверка расчетов по претензиям;

- проверка организации учета операций с ТМЦ;

- проверка операций по продаже ТМЦ.

Эксперт бухгалтер может пользоваться выборочным методом, но при этом он должен обязательно соблюдать 6 основных принципов:

1) было ли достаточно оснований для регистрации каждого документа;

2) все документы, оформляющие проверяемые операции зарегистрированы полностью;

3) все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операций и по всем производится точный количественный и качественный перенос данных в регистры учета;

4) все документы зарегистрированы своевременно;

5) все документы зарегистрированы в соответствии данной хозяйственной операции в учетных регистрах;

6) каждый документ принят к учету единожды.

При выборочном исследовании особое внимание следует уделить документам, на которые не составляются графики документооборота, и по операциям по которым отсутствуют первичные документы, либо в них отсутствуют определенные реквизиты или имеют место факты мошенничества.