Система электронного документооборота

НАУЧНАЯ РАБОТА

Тема: Проблемы информатизации делопроизводственной деятельности органов внутренних дел

Минск-2016

Содержание

электронный документ документооборот

Введение

1 Система электронного документооборота

1.1 Общие требования к системе электронного документооборота

1.2 Современные программные средства электронного документооборота

2 Проблемы создания электронного документооборота

2.1 Системы электронного документооборота: общие проблемы внедрения

2.2 Придание электронному документу юридической силы

Заключение

Глоссарий

Список использованных источников

Приложение А

Введение

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы.

Существует однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем, только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако, подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия. Резервы повышения общей эффективности предприятия лежат в уменьшении стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Эта проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т. п.; сократить время на передачу документов между исполнителями. Кроме того, немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами - организация глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, позволяет защитить документы от несанкционированного доступа. Следует учитывать еще, что запись всех операций с документов позволяет восстановить всю историю действий с ними.

Система электронного документооборота