Терміни зберігання документів

Залежно від значимості документів терміни їх зберігання встановлюються постійні чи тимчасові (1 рік, 3 роки, 5 років, 10 років, 15 років та ін.).

При проведенні експертизи разом з переліками можна використовувати номенклатури справ, оскільки в них визначені терміни зберігання кожної справи і подані посилання на відповідні статті переліку.

Термін зберігання починається з 1 січня року наступного за роком закінчення справи.

Експертизу цінності документів не можна проводити тільки за заголовками справ, вказаних на обкладинці, тому що протягом року при формуванні справи до неї могли потрапити й інші категорії документів. Тому необхідний аналіз фактичного змісту справи шляхом перегляду кожного аркуша, результат якого може привести до необхідності переформування справи, виділення документів постійного і тимчасового зберігання.

В процесі експертизи цінності документів виділяються чотири групи справ:

- постійного зберігання, що підлягають в подальшому передачі в державний архів;

- тривалого зберігання в архіві суб'єкта (більше 10 років);

- тимчасового зберігання (до 10 років);

- що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням термінів зберігання.

Визначивши терміни зберігання документів, приступають до оформлення справ. Справи із постійними і довгостроковими термінами зберігання готують для здачі в архів суб'єкта.

На справи із закінченими термінами зберігання, які відібрані для знищення, складають акт. Форма акта про визначення документів,для знищення, що не підлягають зберіганню, типізована і наведена в "Основних правилах роботи відомчих архівів". Акт розглядається і узгоджується на засіданні центральної експертної комісії суб'єкта, затверджується ЕПК відповідного суб'єкта архівної служби, потім керівником суб'єкта, після чого суб'єкт має право знищити справи, включені до акта.

При цьому розгляд і затвердження актів про визначення документів для знищення проводяться тільки одночасно із розглядом і затвердженням опису справ постійного зберігання за цей період.

За затвердженими актами справи із закінченими термінами зберігання здаються в контори утилізації сировини. Здача документів оформлюється приймально-здавальними накладними, в яких вказується кількість зданих справ і їх вага.

В невеликих суб'єктах, які не здають свої документи в державне зберігання і самостійно вирішують питання зберігання та знищення справ за згодами вищих органів, складається акт про знищення документів, що не підлягають зберіганню, і їх знищення проводиться тільки після складання річних розділів зведених описів справ по особовому складу за відповідний період та їх затвердження керівником відповідного суб'єкта. Суб'єкт зобов'язаний систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового зберігання (більше 10 років), забезпечувати їх зберігання та облік.