Постановка задачи информационной системы ведения учета товаров в магазинах оптово-розничной торговли

Компания ТОО «АйПринт» расположено по адресу г. Алматы, ул. Шевченко, д. 9. Данная организация владеет несколькими розничными магазинами, а также занимается оптовой дистрибуцией товаров российских производителей на территории Алматинской области (на перспективу планируется дистрибуция по всему Казахстану).

ТОО «АйПринт» действует на основании Устава.

Основными видами деятельности ТОО «АйПринт» являются оптово-розничная торговля продуктами питания, алкогольной продукцией, табачными изделиями, бытовая химия, косметические средства и т.д.

Ассортимент магазинов ТОО «АйПринт» насчитывает более 1000 наименований.

Лицо, ответственное за подготовку бухгалтерской отчетности – главный бухгалтер ТОО «АйПринт».

Организация состоит из следующих отделов: администрация, бухгалтерия, IT отдел, зал самообслуживания.

В администрацию входят: генеральный директор, категорийные менеджера. В их ведении находятся: управление предприятием, работа с поставщиками, набор персонала, контроль за исполнением должностных обязанностей сотрудников зала самообслуживания. Генеральный директор отвечает за ценовую политику предприятия, а так же за проведение различных акций и распродаж. Категорийные менеджера на основании отчетов о продажах, предоставляемых операторами, делает выводы об изменении ассортимента закупаемых товаров и их количества. Так же он занимается поиском более выгодных поставщиков, мониторингом рынка, с целью установления цен на соответствующие товары в других магазинах и рынках.

В бухгалтерию входят бухгалтеры, ведущие учет по основному виду деятельности (торговля). В ведении бухгалтера находятся: расчеты с поставщиками, работа с банком, предоставление отчетности в налоговые департаменты, составление баланса, годовых и квартальных отчетов

*П р и м е ч а н и е – рисунок разработан автором

В IT отдел входят операторы, занимающиеся обработкой первичной бухгалтерской информации (накладные от поставщиков, накладные на перемещение продукции между отделами, накладные на списание товара).

В зал самообслуживания входят: старшие продавцы, кассиры, продавцы, уборщики, охрана, фасовщики. В должностные обязанности работников этого отдела входят: приемка и отгрузка товара, расчеты с покупателями, выкладка товара, развозка товара, поддержание должного санитарно-гигиенического состояния отдельного магазина.

Информационная система ведения учета товаров в рамках оптово-розничного магазина, как функции управления, напрямую связана с процессом товародвижения.

Товародвижение - это сложный экономико-организа­ционный процесс, который протекает как в пространстве, по каналам сферы товарного обращения, так и во времени, от момента формирования ассортимента в пунктах произ­водства до момента реализации товара в пунктах потреб­ления. Товародвижение включает в себя весь комплекс хо­зяйственных отношений, возникающих на различных ста­диях движения продукта - от момента преобразования при­родных ресурсов до получения конечных потребительских благ. Потребление является заключительным этапом про­цесса воспроизводства. В потреблении продукт находит общественное признание, а процесс производства свое эко­номическое завершение. Однако потребление отделено от производства в пространстве и во времени. А товар в месте своего производства располагает только потенциальной потребительной стоимостью. Чтобы потребительная сто­имость превратилась в реальную, действительно способную удовлетворять определенные потребности, товар должен быть доставлен к месту потребления. Следовательно, воз­никает объективная необходимость в перемещении това­ра, т.e. организации процесса товародвижения. При этом вначале необходимо определить, каким образом будет организовано хранение, грузовая обработка и перемещение товаров, чтобы они оказались доступными для потребите­лей в нужное время и в нужном месте.

Процесс товародвижения по своей экономической сути можно разделить на два этапа. На первом этапе товары из районов производства доставляются в районы потребления. На втором - происходит обеспечение товарами народного потребления розничной торговой сети, товародвижение принимает форму товароснабжения.

ТОО «АйПринт» как предприятие имеющее магазины розничной торговли участвует во втором этапе. Процесс товародвижения на данном предприятии тоже можно разделить на два этапа. На первом этапе товары завозятся от оптовых фирм и поставщиков. На втором – распределяются между магазинами и продаются покупателям.

На данном предприятии этапы выглядят, как показано на рисунке 2:

Рисунок 2 - Этапы товародвижения*

*П р и м е ч а н и е – рисунок разработан автором

Бухгалтерский учет реализации товаров на данном предприятии осуществляется по мере поступления денег в кассу от покупателей и ежемесячном пересчёте товаров оставшихся в магазине (ревизия).

Схема товародвижения в ИС предприятия должно выглядеть как показано на рисунке 3:

-потоки товара;

- потоки денег;

- потоки документов, информации;

- потоки бракованного товара;

- система управления;

- объект управления (технологический процесс).

Рисунок 3 - Характеристика информационных, денежных и товарных потоков на предприятии*

*П р и м е ч а н и е – рисунок разработан автором

Товар в магазин доставляется тремя путями: поставщиками, экспедиторами или заказывается руководителем предприятия у оптовых фирм или производителей отдалённых регионов. Поставщики – это сторонние организации, которые сами доставляют товар в магазины. Экспедиции – это подразделение фирмы, занимающееся закупкой и доставкой товаров у оптовых фирм.

Работа с постоянными поставщиками происходит следующим образом:

1. Поставщики завозят товар с определённой периодичностью, продавцы, зная эту периодичность, подготавливают заявки на требующиеся наименования товара к приезду поставщиков;

2. Продавцы отдают заявку поставщику;

3. На основе заявки поставщик отгружает товары, и отдаёт фактуру – регламентированный документ, на основе которого продавцы оплачивают товар;

4. Продавцы проверяют наличие товара по фактуре;

5. Продавцы расплачиваются с поставщиком.

Решение о работе с новым поставщиком принимает завмаг:

1. Потенциальный поставщик подходит (либо как-нибудь связывается) с завмагом со своим предложением, как правило, прайс-листом, и документами, предоставляющими ему право заниматься торговой деятельностью (свидетельство предпринимателя);

2. Завмаг проверяет документы поставщика и выбирает из предложения товары, которые будет закупать магазин и определяет их количество;

3. После этого он работает с продавцами как постоянный поставщик.

Поставщики предоставляют далеко не все необходимые товары, поэтому в фирме имеются подразделения – товарные экспедиции. Экспедиция состоит из трёх человек: экспедитор, водитель, грузчик. Главную роль играет экспедитор. Его работа включает следующее:

1. Собрать заявки с магазинов, составленные продавцами;

2. Взять необходимую сумму денег у руководителя предприятия на основе содержания заявки;

3. Приехать на торговые базы оптовых фирм, купить товары согласно заявке;

4. В случае брака, вернуть бракованный товар фирме-продавцу;

5. Развести товар по магазинам;

6. Вернуть руководителю предприятия не реализованные деньги или отчитаться по взятому в долг товару.

Не весь необходимый магазинам товар представлен оптовыми фирмами Алматинской области, поэтому владельцем лично ведётся поиск новых видов товара в глобальной сети Интернет. Найдя интересующий товар по приемлемой цене, владелец связывается по телефону с фирмой предлагающей этот товар для обсуждения всех условий оплаты и доставки, затем по электронной почте производит заказ. Как правило, заказываются относительно большие партии товара, так как по сравнению с работой экспедиторов, когда товар привозится в течение полусуток, товар, заказанный у отдаленных фирм, доставляется железнодорожным транспортом и имеет большие сроки доставки: до полутора месяцев. Фирма, получив заказ, по электронной почте присылает счёт на оплату. Владелец поручает оплатить счёт через банк бухгалтеру. По прибытии товар определяется на склад.

Вопросом расширения и обновления ассортимента занимаются категорийные менеджера и завмаг. Категорийный менеджер исследует предложения фирм-оптовиков и докладывает о появлении интересных предложений завмагу. Завмаг принимает решение: везти или не везти определённый вид товара. Если завмаг не уверен, то он советуется с руководителем предприятия. Аналогичная работа ведётся завмагом и с поставщиками.

Работа продавцов с покупателями состоит в следующем:

1. Покупатель в торговом зале выбирает товар;

2. Продавец предоставляет товар покупателю;

3. Покупатель расплачивается;

4. Если покупатель желает, чтобы магазин доставил товар, покупатель сообщает адрес и платит за доставку;

5. Продавец записывает адрес, наименование товара и его количество в документе «Доставка»;

6. Продавец отдает товар и документ «Доставка» водителю, обслуживающему магазин;

7. Водитель доставляет товар по указанному адресу, просит расписаться в документе «Доставка» покупателя напротив надписи «Претензий не имею». Затем водитель отдаёт документ продавцу;

8. В случае бракованного товара, продавец принимает товар от покупателя на замену, и отдает его в зависимости от того, откуда поступил товар экспедитору или поставщику;

9. В случае, когда не купленный товар испорчен и нет возможности вернуть его поставщику (например когда срок годности товара истекает после того как товар куплен у поставщиков но ещё не продан) тогда товар списывается, то есть в журнале списания делается запись о наименовании и количестве товара и дате списания, затем товар как правило выбрасывается.

В работе с поставщиками и экспедиторами продавцы принимают товар и расплачиваются за него, а также меняют бракованный товар.

Диаграмма «сущность-связь» обеспечивающая процесс товародвижения на данном предприятии выглядит, как показано на рисунке 4:

Рисунок 4 - Диаграмма «сущность-связь»*

*П р и м е ч а н и е – рисунок разработан автором

Товар имеет свойство «наименование», которое отражается в журналах прихода и списания, магазин имеет свойство «название» которое так же отражается в журналах прихода и списания и кассы. В журнале прихода отражается название поставщика. Сотрудник имеет свойство «должность», «ФИО» и «Название магазина» в котором они работают.

Исходя из этого, поставленной задачей перед автоматизацией товародвижения является полная автоматизация учёта продажи, закупки товаров. Процесс ревизии в магазинах должна проходить также автоматизировано с использованием POS-терминалов считывателей штрих-кодов, который будет интегрирован с основной информационной системой магазина.