Поняття та порядок складання проектного бюджету

У бюджеті відбиваються оцінені результати скоригованого календарного плану та стратегія реалізації проекту. Тобто при плануванні витрат недостатньо знати тільки загальний обсяг капітальних вкладень в проект, але й щорічну потребу в фінансуванні, а для першого року – поквартальну та помісячну розбивку. Загальний бюджет показує витрати на проект та джерела фінансування протягом всього періоду його здійснення. Він покликаний показати, як джерела фінансування покривають капітальні та поточні витрати. При складанні бюджету повинна забезпечуватись така динаміка інвестицій, яка дозволила б виконувати проект відповідно з часовими та фінансовими обмеженнями. Крім того, зниження ризику проекту та обсягу витрат за рахунок відповідної структури джерел фінансування.

Бюджет проекту є основою для встановлення завдань окремим виконавцям, на загальному бюджеті базуються їх плани. Тобто бюджет проекту – це план дій. Крім того, це інструмент для керівництва та контролю. Порівнюючи фактичні показники з запланованими можна здійснювати, так званий, бюджетний контроль фірми.

Для узагальнення всіх попередніх розрахунків обсягів робіт, витрат, джерел фінансування розробляється баланс грошових надходжень і витрат. Він може мати таку форму (табл. 7.4.).

Рис. 7.4. Схема формування бюджету проекту

Таблиця 7.4. Плановий баланс грошових надходжень і витрат

Продовження табл. 7.4

Закінчення табл. 7.4

Для розрахунку валового, оподаткованого, чистого прибутку від реалізації проекту та суми податку на прибуток розробляється план прибутку. Він складається відповідно до Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” і може мати форму, відображену у табл. 7.5.

Таблиця 7.5. План прибутку

Тис. грн.

Продовження табл. 7.5.

Бухгалтерський баланс прогнозується на кінець кожного року проекту. Прогнозування здійснюється на основі прогнозованого руху статей агрегованого балансу відповідно до Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 2 “Баланс”[26].

До ресурсів проекту відносяться трудові ресурси, обладнання, матеріали та грошові кошти. Планування ресурсів повинно означати визначення того, які ресурси та в якій кількості будуть використані на роботах проекту.

Планування ресурсів передбачає здійснення таких етапів:

1. Загальна оцінка потреби у ресурсах та їх розподіл у часі;

2. Складання таблиці потреб у ресурсах по роботах проекту;

3. Побудова ресурсної гістограми;

4. Складання таблиці наявних ресурсів;

5. Зіставлення потреби й наявності ресурсів, визначення їх нестачі або надлишків;

6. Визначення постачальників ресурсів по проекту;

7. Оптимізацію сумарних графіків потреби в ресурсах;

8. Врахування факторів, які впливають на забезпеченість проекту ресурсами;

9. Формування графіків постачання ресурсів;

10. При необхідності використання прийомів планування в умовах обмежених ресурсів;

11. Перепланування календарного плану;

12. Контроль і побудова нових ресурсних планів і гістограм.

Планування контрактів — це процес визначення того, як потреби проекту можуть бути найкращим чином задоволені шляхом придбання ресурсів чи послуг у зовнішніх організацій.

Кошторис витрат проекту являє собою комплекс розрахунків для визначення розміру витрат на проект. Це документ, який визначає вартість проекту та є інструментом контролю й аналізу витрат грошових коштів на проект.

Бюджет проекту — план, який виражається в кількісних показниках і відображає витрати, необхідні для досягнення поставленої мети та джерела фінансування, які їх покривають.

Тема 8. Контроль виконання проекту

8.1. Завдання контролю за виконанням проекту
8.2. Методи контролю. Контроль виконання календарних планів та бюджетів підрозділів
8.3. Звітність у системі контролю
8.4. Вимірювання і аналіз показників виконання проекту

Ключові терміни:
q Система контролю проекту
q Методи контролю
q Організація контролю
q Предмет контролю
q Об’єкт контролю
q Звітність у системі контролю
q Показники виконання проекту
8.1. Завдання контролю за виконанням проекту

Система контролю виконання проекту — це логічна структура формальних та неформальних процедур, що передбачена для аналізу та оцінки ходу виконання проекту та оцінки ефективності управління ресурсами, витратами, зобов’язаннями протягом всього терміну його реалізації (періодичний моніторинг поточної діяльності, порівняння обсягів та витрат з плановими стандартами проекту, виявлення відхилень з метою усунення додаткових витрат).
Це також процес, в якому керівник проекту встановлює ‑ чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які дестабілізують хід роботи й обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання робіт по проекту, перш ніж будуть завдані збитки проекту. Основними задачами контролю є перевірка фактичних даних, зіставлення їх із плановими і виявлення відхилень.
Предметом контролю є факти і події, перевірка виконання конкретних рішень, з'ясування причин відхилення, оцінка ситуації, прогнозування наслідків. Контроль передбачає постійне спостереження за просуванням проекту.
Елементи проекту що є об'єктами контролю — це час, вартість, якість, зміни виникаючі в ході реалізації проекту; підготовка, отримання, розподіл і схвалення документів проекту, стан справ з фінансуванням, експлуатаційні характеристики проекту, відповідність положенням контракту тощо.

Роль контролю як функції управління полягає в тому, що він являється засобом здійснення зворотного зв’язку в системі управління. Головний його сенс полягає у створенні гарантій виконання планових рішень.

До процесів контролю включають:
визначення результатів діяльності на основі співставлення результатів здійснення рішень із запланованими;
порівняння показників очікуваного й фактичного виконання планів;
аналіз ймовірних відхилень від запланованих показників;
перевірка припущень;
перевірка методичної та змістової узгодженості планового процесу, проведення необхідних робіт для виправлення ситуації.
Організацію і послідовність здійснення контролю показано на рис. 8.1.

Встановлення контрольних нормативів

Облік фактично досягнутих результатів

Визначення відхилень між контрольними нормативами і фактичними результатами

Проведення досліджень і аналізу відхилень

Проведення необхідних робіт для виправлення ситуації

Рис. 8.1. Організація й послідовність здійснення контролю

Як бачимо, контролюючи проект, ми звертаємо увагу в першу чергу на відхилення, а саме на їх розміри, чи достатньо вони малі, щоб із ними можна було миритись, чи наскільки великі, що потрібно змінювати хід реалізації проекту загалом. Отже, контролем можна назвати процес перевірки виконання плану і вжиття заходів з метою усунення негативних відхилень.
Обов'язковими вимогами до системи контролю є:
точність;
своєчасність;
повнота інформації;
забезпечення єдності інформації для всіх учасників проекту.
Як вже зазначалось в темі 4, існують три основні види контролю:
Ø попередній,
Ø поточний,
Ø заключний.
Попередній контроль здійснюється до фактичного початку виконання робіт і направлений на дотримання певних правил і процедур, як правило він торкається ресурсного забезпечення робіт.
Поточний контроль здійснюється при реалізації проекту, він включає контроль часу, досягнення проміжних цілей проекту, виконання заданих обсягів робіт, контроль бюджету, контроль ресурсів, контроль якості. Основна мета — оперативне регулювання ходу реалізації проекту. Такий підхід базується на порівнянні досягнутих результатів з встановленими в проекті вартісними, часовими, ресурсними характеристиками. У залежності від необхідної точності розрізнюють такі технології поточного контролю:
контроль на момент закінчення робіт;
контроль в момент 50 % готовності робіт;
контроль в заздалегідь встановлених певних точках проекту;
регулярний оперативний контроль;
експертна оцінка ступеню виконання робіт і готовності проекту.
Заключний контроль проводиться на стадії завершення проекту з метою інтегральної оцінки реалізації проекту. Основним призначенням його є узагальнення отриманого досвіду для подальшої розробки й реалізації проектів-аналогів і з метою вдосконалення процедур управління.
Основними принципами управління в процесі контролю є:
наявність плану контролю;
визначення базової траєкторії, нормативів, стандартів для порівняння з ними поточних значень, що контролюються;
постійне спостереження за ходом робіт і зіставлення поточного стану проекту з базовою траєкторією і стандартами;
оцінка розходження планових показників з їх поточними значеннями;
раннє виявлення проблем, що виникають.
вживання заходів для розв'язання проблем, що виникають.
Необхідно зазначити також, що запорукою успішного контролю є ефективне планування. Плани, що часто змінюються важко контролювати. Не менш важливим є критерій ефективного звітування, а саме складання звітів за структурою і змістом планів, їх зрозумілість. Крім того, контроль можна розглядати із іншої позиції – впливу на мотивацію працівників. Адже відомо, що без ефективної системи контролю виконання, робота зайнятих у ньому людей уповільнюється, стає неефективною. А чітке визначення цілей, контроль їх реалізації дає можливість досягнення запланованих результатів, крім того, і досягнення особистих цілей у межах загального плану проекту.
8.2. Методи контролю. Контроль виконання календарних планів та бюджетів підрозділів
“Наближає мене те, що я роблю до цілі чи ні?”, — саме таке питання постійно задає собі проект-менеджер. Контроль чомусь завжди породжує негативні емоції, відсутність самостійності, якісь обмеження. Таке розуміння контролю в управлінні проектами означало б не забезпечення поставлених цілей проекту. Контроль потрібен для того, щоб визначити чи правильними є рішення, які приймаються, як здійснюється проект в часі, по вартості і по ресурсах і чи не потрібні коригування.
Основними методами контролю виконання проекту є:
1. Проведення контролю протягом всього бюджетного періоду (ведеться самими виконавцями та відповідальними за виконання робіт проекту) за критерієм вибору оптимальних альтернатив в рамках встановлених завдань та прийняття поточних управлінських рішень;
2. Надходження від відповідних виконавців і керівників кожного рівня, назвемо їх центрами відповідальності, відповідної інформації про хід виконання проекту до управлінських служб проекту, які аналізують поточну інформацію та готують рекомендації керівнику проекту по коригуванню дій;
3. Контроль управлінськими службами центрів відповідальності протягом всього періоду реалізації проекту (наприклад, здійснення щомісячних підведень підсумків, квартальних тощо) та підготовка відповідних рекомендацій керівнику проекту;
4. Проведення контролю спеціальною групою при керівникові проекту або незалежними контролерами.
Звичайно, що вибір методу контролю залежить від його характеристик, тобто його розміру, вартості, організаційної структури проекту, термінів його реалізації та ступеню його важливості тощо.
Важливою складовою системи контролю, його об’єктом є контроль за виконанням бюджету.
Система контролю за бюджетом має бути простою. Як вже зазначалось, сутність контролю полягає в тому, щоб об’єктивно виявити наявні дестабілізаційні чинники і спрогнозувати можливість їх появи. Тільки в цьому разі при виникненні відхилень від плану й бюджету можна вчасно вжити коригуючих заходів.
Основними завданнями бюджетного контролю є одержання точних оцінок витрат, їх розподіл у часі, підтвердження витрат, своєчасність звітності про витрати, виявлення помилкових витрат, підготовка звіту про фінансовий стан проекту, прогноз витрат.
До показників, які використовуються для контролю виконання бюджету відносяться:
Початкова калькуляція;
Поточні витрати, що включають фактичні прямі витрати;
Накладні та інші витрати;
Інтегральні показники вартості проекту.
До блоку показників, що характеризують витрати матеріально-технічних ресурсів, відносяться:
витрати матеріалів, конструкцій, деталей, обладнання;
витрати трудових ресурсів;
витрати машин, механізмів і допоміжного обладнання тощо.
Контроль за витратами фінансових коштів може здійснювати спеціальна група контролю при керівникові проекту. Контроль за витратами спрямований на визначення відхилень від плану і, тому бюджетний контроль проекту сконцентрований на виконанні початкового бюджету та виявленні відхилень від нього, а не на пошуку економії витрат. Фактичні витрати порівнюють із запланованим бюджетом за визначеними наперед контрольними “точками”. Як правило, плани і бюджети складають на рік наперед, а контроль за їх виконанням здійснюють регулярно.
Бюджетний контроль передбачає детальний аналіз інформації про виконання та стан робіт за проектом. Здійснюють контроль у такій послідовності: визначають обсяги виконаних робіт і їх кошторисну вартість; порівнюють кошторисну вартість виконаних і запланованих робіт; визначають залишки кошторисної вартості й фактичні витрати на виконані роботи; порівнюють фактичні витрати з кошторисною вартістю виконаних робіт; визначають економію чи перевитрату фінансових коштів.
Контролюючи витрати, особливу увагу слід приділяти статтям, за якими існують істотні відхилення від бюджету. Для цього потрібно проаналізувати складові вартості робіт.
Для визначення ступеня виконання заданих обсягів робіт чи поточного стану процесу при здійсненні проекту необхідно провести багато вимірів і оцінок. Фізичні обсяги виконуваних робіт визначаються безпосередньо на місці виробництва і порівнюються з розрахунковими показниками.
Часові витрати порівнюються з розрахунковою тривалістю і з обсягами виконаних робіт. Грошові витрати порівнюються з показниками бюджету чи кошторисною вартістю. Дані про фактичне споживання матеріально-технічних ресурсів порівнюються з передбаченими потребами в трудових ресурсах, будівельних матеріалах і обладнанні і т.д. У підсумку досвідчений проект-менеджер може сам визначити ступінь готовності об’єкту в цілому чи виконання окремої операції [14].
Інформація, що відображає стан і процес виконання заданих обсягів робіт, надходить із багатьох каналів (члени проектної команди, організації-виконавці, незалежні контролери, планові і звітні документи). Джерелами інформації є картки табельного обліку витрат праці, експлуатації обладнання, замовлення на поставки, рахунки-фактури, повідомлення з місця виконання проекту про фактично виконані об’єми робіт, звіти з контролю якості і т.д. У всіх випадках до найбільш важливих аспектів контролю відносяться точність, своєчасність і повнота.
Керівники кожного рівня (в тому числі і відповідні виконавці) повинні отримувати тільки ту інформацію і в такій мірі деталізовану, яка необхідна і достатня для розробки коригуючих дій.
Для контролю виконання календарних планів і витрачання ресурсів використовуються смужкові графіки, які будуються на основі лінійної залежності виконання заданого обсягу робіт за минулий період часу. Основна форма їх графічного зображення — незамкнуті прямокутні смужки. При складанні звітів про виконання заданих обсягів робіт під попереднім графіком планування паралельно йому будується графік звітності, що також має форму незамкненого прямокутника. Від так, виконуючи заплановані роботи, частину графіка, яка находиться в прямій залежності від виконаних обсягів робіт, заштриховують. Порівнюючи заштриховану частину графіка звітності з графіком планування і поточною датою, отримують орієнтовну інформацію про можливості відставання чи випередження ходу робіт по даному об’єкту від показників календарного плану
(рис. 8.2.).
Сітковий графік може бути використаний як основа для моніторингу виконання проекту.

— графік звітності;
— план виконання робіт проекту

Рис. 8.2. Смужкові графіки типу графіка плану та графіку звітності

Криві функціональних залежностей заданих обсягів робіт (прогресії, криві ходу робіт), що називаються також S-кривими, є лініями, побудованими в координатах нарощування виконання заданих обсягів (вертикальна вісь) і часу (горизонтальна вісь) (рис. 8.3.).
Рух потоку реальних грошей представляється графічно у вигляді першої кривої, що відображає процес виконання заданих обсягів робіт з точки зору витрат, а другої з точки зору можливого прибутку (доходу). Після цього будується третя крива, що описує об’єм фінансування чи надлишки готівки в будь-який період часу.
У західній науці управління проектами в системах контролю ходу реалізації проекту для визначення критеріїв оцінки стану проекту використовувався такий термін — “прогрес” в реалізації проекту. Прогрес може бути виражений різними способами, наприклад, повне завершення окремих етапів робіт, часткова реалізація робіт, там де для оцінки стану справ використовувався — відсоток виконання; незавершеність проекту, якщо вона планується.
Виконання або невиконання яких-небудь контрольних етапів називаються якісним прогресом. Кількісним прогресом називають прогрес, який можна оцінити показниками, вираженими в одиницях вимірювання робіт.

Рис. 8.3. Побудова кривої функціональної залежності виконання заданих обсягів робіт

Конкретні фізичні показники прогресу можуть інтегруватись в єдиний показник грошових витрат, що дозволяє порівняти фактичні витрати з плановими. Одним з варіантів оцінки прогресу — є його визначення за такими критеріями:
досягнення контрольних точок (етапів) у виконанні календарного плану робіт;
витрати фінансових коштів;
витрати ресурсів і ефективність їх використання;
величина отриманих прибутків або обсягів виконаних робіт.
Крім того, жоден проект не виконується без змін, тому існує система контролю за змінами. Вона поширюється на всі елементи плану і структурована відповідно до OBS, CBS та їх кодування. Основними завданнями даного контролю є передування процесу прийняття рішень на підставі критеріїв процесу виникнення або впровадження змін та проведення моніторингу і звітування щодо головних наслідків змін.
8.3. Звітність у системі контролю
Звітність у системі контролю може складатися за різними формами від безпосередньо особистих контактів і телефонних переговорів, оперативної звітності та представлень вартісних показників у вигляді таблиць, графіків у вигляді гістограм до складання графіків руху витрат, представлень у системі контролю виконання контрактів на поставки, статистичного контролю якості тощо. Але незалежно від форми представлення звітних даних, звіт повинен включати п’ять основних пунктів:
1. Кошторисну вартість;
2. Фактичні результати, що характеризують процес виконання робіт проекту;
3. Прогнозні результати, що характеризують очікуваний стан проекту на майбутнє;
4. Відхилення, які показують наскільки прогнозні і фактичні результати відрізняються від запланованих чи розрахункових;
5. Причини, що пояснюють існуючі відхилення від запланованих [14].
Форми звітності можна готувати заздалегідь, використання готових форм дає можливість оперативно готувати інформацію про хід виконання реалізації проекту. Крім того, форми мають бути компактними, розбірливими, доступними. Члени команди повинні витрачати якомога менше часу на заповнення звітів. Компактність форми представлення інформації скорочує обсяг даних, що реєструються, дозволяє включати важливу інформацію в бланки систематичних звітів, які направляються на технічні перевірки, та які набувають характеру ключових документів. Як правило, така форма звітів обробляється в автоматизованих системах, але можливе її використання і при ручному оформленні звітної документації.
Для керівників проектів при передачі інформації велике значення має її селективність і складання проміжних звітів, тобто отримання найбільш необхідної і оперативної інформації. Звіти, що відображають особливі випадки, призначені для ідентифікації і виділення найбільш важливої і критичної інформації, характерної для даної ситуації і передачі її зацікавленій особі в мінімальний проміжок часу, для прийняття відповідних рішень і наступних дій. Інформація про стан робіт подається у вигляді контрольного звіту про хід виконання робіт.
З метою забезпечення ефективності управління і можливості попереджувати певні збої і зриви до того, як вони виникнуть, звіти, що складаються повинні включати прогнозування і визначення існуючих тенденцій (трендів). Це можливо здійснювати за допомогою сіткових моделей, ресурсних гістограм, діаграм тощо.
Звичайно, що при підготовці звітності важливу роль відіграє аналіз інформації, що надходить. Наприклад, інформацію з бухгалтерських рахунків використовують з метою підготовки внутрішньої звітності для щоденного планування, моніторингу, контролю і стратегічного планування, а також зовнішньої звітності для власників та інших зовнішніх організацій. Звіти за даними бухгалтерського обліку є основним засобом контролю вартості проекту. Для різних користувачів, які беруть участь в реалізації проекту, їх готують за різним ступенем деталізації та за різними статтями. Зовнішні звіти мають спеціальну форму і передбачають специфічну процедуру обчислення, їх підготовка пов’язана з прийнятою системою бухгалтерського обліку.
З метою ефективного управління та контролю за ходом реалізації проекту звіти повинні мати певну періодичність. Звичайно, вона залежить від тривалості проекту, ризику, рівня звітування. Крім того звіти потрібно обговорювати на зборах, зібраннях, нарадах, у неформальній обстановці, але це обговорення повинне вирішувати проблеми, що виникають, давати поштовх для прийняття відповідних рішень щодо розробки можливих шляхів і дій для усунення відхилень, які негативно можуть вплинути на хід виконання проекту та результати проекту в цілому.
8.4. Вимірювання і аналіз показників виконання проекту
Раніше найпоширенішим методом аналізу виконання проекту був метод порівняння з плановими показниками та визначення відхилень. Суть його в тому, що відхилення знаходилось як різниця між фактичним значенням показника та плановим. Але цей метод по своїй природі не достатньо гнучкий, не спрямований у майбутнє, є суб’єктивним та ненадійним, оскільки не завжди дає реальні оцінки. На сьогодні одним із широко застосовуваних методів є метод скоригованого бюджету. Він базується на обчисленні планового, скоригованого і фактичного бюджетів виконання проекту. Скоригований бюджет – це планові витрати, що їх обчислено на фактично виконаний на певну дату обсяг робіт.
,
де ‑ скоригований бюджет на певну дату;
‑ плановий бюджет на весь проект або роботу;
‑ фактичний обсяг виконаних робіт на певну дату, % (дані із звіту).
Хід виконання проекту стосовно бюджету оцінюють за допомогою коефіцієнта по витратах. Коефіцієнт по витратах (Кв) можна представити у вигляді формули:
,
де ‑ фактичний бюджет на певну дату.
Визначивши даний показник, можна розрахувати прогнозну вартість усього проекту за формулою:
,
де Бз ‑ загальний бюджет усього проекту.
Визначити можна і своєчасність виконання проекту:
,

де Ксв ‑ коефіцієнт своєчасності виконання проекту,
Бпл.д. ‑ плановий бюджет на певну дату,
Опл.д. ‑ запланований обсяг робіт на певну дату, %.
Тоді прогнозний термін виконання проекту (Тв.пр.) визначаємо як відношення терміну виконання проекту (Тв.пл.) до коефіцієнта своєчасності виконання проекту (Ксв).
Розглянемо на прикладі використання показників при використанні методу скоригованого бюджету.
За планом за перших 10 днів проектна команда мала виконати 80% обсягів певної роботи, яка коштує 800 грн. Але, після закінчення звітного періоду проект-менеджер отримав таку інформацію:
Фактичний обсяг виконаних робіт на певну дату (Оф) ‑ 680 грн. (або 70% всієї роботи);
Плановий бюджет на весь період проекту (Бпл.) – 640 грн.;
Скоригований бюджет на певну дату (Бск.) – 560 грн.;
Загальний бюджет усього проекту (Бз) – 2400 грн.;
Прогнозний термін виконання проекту (Тв.пр.) – 4 тижні;
Необхідно оцінити хід виконання проекту.
1. Визначимо коефіцієнт по витратах:
Тобто з кожної витраченої гривні за планом члени команди мали витратше 0,824 грн.
2. Відповідно при збереженні даних перевитрат вартість всього проекту складатиме:
Таким чином, перевищення витрат на проект становитиме 513 грн.
3. Наступним кроком визначимо своєчасність виконання проекту:
тижні.
Крім аналітичного, ці дані можна використати для графічного аналізу проекту за допомогою S-подібних кривих.
Як бачимо, для отримання узагальненого показника реалізації проекту розроблена система показників, порівнюваних за часом і за вартістю. Ці показники, відповідні звіти і графіки для керівництва будь-якого рівня можуть бути розраховані і побудовані за допомогою ЕОМ.
Загальний показник реалізації (ПР) робіт проекту можна визначити за формулою:
,
де Тпi — запланована тривалість кожного пакета робіт, днів;
сі — процент виконання кожної роботи;
Тз – загальна тривалість пакета робіт, днів;
к – число (кількість) робіт в пакеті.
Крім того, при аналізі виконання проекту проводять аналіз та оцінку наслідків змін. При цьому у процесі оцінки певної зміни аналізують як вона вплинула на вартість, заплановані показники робіт та графіки виконання проекту, а також в цілому на результат проекту.

Висновки
Контроль — це процес в якому керівник проекту встановлює чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які дестабілізують хід роботи і обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання робіт по проекту, перш ніж будуть завдані збитки проекту.
Роль контролю як функції управління полягає в тому, що він є засобом здійснення зворотного зв’язку в системі управління. Головний його сенс полягає у створенні гарантій виконання планових рішень.
До процесів контролю включають:
визначення результатів діяльності на основі співставлення результатів здійснення рішень із запланованими;
порівняння показників очікуваного і фактичного виконання планів;
аналіз ймовірних відхилень від запланованих показників;
перевірка припущень;
перевірка методичної та змістової узгодженості планового процесу.
Існують три основні види контролю:
1 - попередній,
2 - поточний,
3 – заключний.
Звітність у системі контролю може складатися за різними формами від безпосередньо особистих контактів і телефонних переговорів, оперативної звітності та представлень вартісних показників у вигляді таблиць, графіків у вигляді гістограм до складання графіків руху витрат, представлень у системі контролю виконання контрактів на поставки, статистичного контролю якості тощо. Але незалежно від форми представлення звітних даних звіт повинен включати п’ять основних пунктів:
кошторисну вартість;
фактичні результати, що характеризують процес виконання робіт проекту;
прогнозні результати, що характеризують очікуваний стан проекту на майбутнє;
відхилення, які показують наскільки прогнозні і фактичні результати відрізняються від запланованих чи розрахункових;
причини, що пояснюють існуючі відхилення від запланованих.
Існує два методи аналізу виконання проекту: метод порівняння з плановими показниками та визначення відхилень та метод скоригованого бюджету.