Работа с таблицей Excel как с базой данных

Обработка информации в электронных таблицах Excel или списках. Основные понятия и требования к спискам

Список представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информации (список товаров на складах или список номеров телефонов и адресов абонентов). Список - это набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата. Другими словами список - это плоская база данных, а строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных. Образец списка представлен на рисунке.

Рис. 1.

К спискам в Excel предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Количество столбцов в списке должно быть постоянным, а количество строк переменным. Это позволяет добавлять, удалять или переставлять строки таблицы или записи списка (базы данных).

Наличие пустых строк и столбцов в списке является недопустимым. Данные в списке должны иметь постоянный формат. Первая строка в списке содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных.

К средствам, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке относятся команды из меню Данные: Сортировка, Фильтр, Форма, Итоги, Проверка. При выполнении этих команд, редактор автоматически распознает список как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.

При применении команды сортировка можно отсортировать записи по одному или нескольким полям. С помощью фильтров (Автофильтра и Расширенного фильтра) можно быстро найти (отфильтровать) необходимые данные в списках по одному, двум или нескольким параметрам поиска. Командой Итоги можно упорядочить данные в списках с помощью итоговых значений.

Для добавления новых записей в список, удаления и поиска существующих записей в списках применяется команда Форма. Для проверки данных при вводе используется средство, которое называется проверкой ввода (команда Проверка).

При создании списка необходимо выполнить определенные требования:

1. Чтобы редактор автоматически распознавал список как базу данных и обрабатывал данные при выполнении команд обработки необходимо на рабочем листе располагать один список.

2. Формат шрифта заголовков (подписей) столбцов или имен полей в списках должен отличаться от формата шрифта записей. Обычно шрифту заголовкам столбцов назначается полужирный шрифт, а ячейкам для заголовков присваивается текстовый формат.

3. Ячейки под заголовками столбцов необходимо отформатировать в соответствии с данными, которые будут вводиться в эти ячейки (например, установить денежный формат, выбрать выравнивание и т.д.).

4. Для обеспечения автоматического форматирования введенных данных в список целесообразно активизировать команду "Расширение форматов и формул". Для этого необходимо установить флажок "Расширять форматы и формулы в диапазонах данных" в окне диалога "Параметры" на вкладке "Правка", которое открывается командой "Параметры" в меню Сервис.

5. В списке не должно быть пустых записей (строк) и полей (столбцов), даже для отделения имен полей от записей следует использовать границы ячеек, а не пустые строки.

Основные понятия и требования к спискам Excel 2003

Списком в редакторе Microsoft Excel называют набор строк электронной таблицы с взаимосвязанными однотипными данными. Список Excel представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информации, например список товаров на складах или список номеров телефонов и адресов абонентов. Список Excel на самом деле - это плоская база данных, строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных.

Первая строка в списке Excel содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных.

К спискам в Excel предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Так данные в списке Excel должны иметь постоянный формат. В списке Excel количество столбцов должно быть постоянным, а количество строк переменным, наличие пустых строк и столбцов в списке является недопустимым.

В Excel для работы со списком существуют средства, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке. При применении команд (сортировка, фильтр, форма, итоги, проверка) для обработки списков, редактор автоматически распознает список Excel как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.

Образец списка Excel представлен на рис.1.

Рис. 1.

При создании списка Excel необходимо выполнить определенные требования:

· На рабочем листе целесообразно располагать один список, чтобы редактор автоматически распознавал список как базу данных и обрабатывал данные при выполнении команд обработки

· Формат шрифта заголовков (подписей) столбцов или имен полей в списках должен отличаться от формата шрифта записей. Обычно шрифту заголовкам столбцов назначается полужирный шрифт, а ячейкам для заголовков присваивается текстовый формат

· Ячейки под заголовками столбцов необходимо отформатировать в соответствии с данными, которые будут вводиться в эти ячейки

· Необходимо установить флажок " Расширять форматы и формулы в диапазонах данных" в окне диалога "Параметры", вкладка "Правка", которое открывается командой "Параметры" в меню Сервис. Активизация команды "Расширение форматов и формул" обеспечивает автоматическое форматирование введенных данных в список

· Для отделения имен полей от записей следует использовать границы ячеек, а не пустые строки

· В списке Excel не должно быть пустых записей (строк) и полей (столбцов)

После выполнения подготовительных работ по созданию списка Excel можно переходить к введению данных в список.