Письмо-заявка (запрос)

Как было сказано выше, письмо-заявка — это короткая форма документа, который информирует фонд о содержании проекта. После ознакомления с письмом-запросом фонд может попросить о встрече, либо попросит прислать полную заявку на финансирование, либо пришлет вежливый отказ. Все зависит от того, вызвал ли предложенный проект интерес в фонде.

Ниже приведены несколько правил, которым необходимо следовать при составлении письма-запроса. Письмо-запрос должно:

—быть кратким - одна-пять страниц максимум. На этом этапе не следует рассчитывать, что грантодатель дочитает длинное письмо до конца;

—объяснять, почему заявитель обратился именно в этот фонд (с этой целью можно использовать знания о фонде);

—четко, желательно в одной фразе, разъяснять необходимость данного проекта и суть проблемы;

—содержать ясную информацию о задачах, ожидаемых результатах, методах и стоимости выполнения проекта;

—убедительно доказывать, почему именно организация-заявитель способна выполнить такой проект, охарактеризовать направления деятельности, достижения и квалификацию группы заявителей.

В среднем каждое письмо-заявка должно содержать семь компонентов:

1.Краткое содержание.

2. Выбор фонда.

3. Проблема.

4. Решение.

5. Квалификация.

6. Бюджет.

7. Заключение.

Краткое содержание. Первый абзац в одном или двух предложениях должен содержать очень короткое описание всего проекта и обращать на себя внимание. В эту часть должны быть включены следующие данные:

• основные сведения об организации;

• особенности организации, которые составляют ее уникальность;

• величину затрат на осуществление проекта и тип проекта;

• главную цель проекта.

Такое предложение на практике может выглядеть так:

(Название организации), (ее особенность), просит Ваш фонд инвестировать (величина затрат) в (тип проекта) с тем, чтобы (главная цель проекта).

Выбор фонда. В этом абзаце заявитель должен объяснить, почему был выбран данный фонд для обеспече­ния финансирования проекта. Необходимо подчеркнуть то, что интересы фонда совпадают с интересами заявителя в следующих категориях:

• приоритетные области фонда;

• географические области, которые обслуживает фонд;

• социальные группы.

Ниже следуют два возможных варианта этого компонента письма:__________________________________________________________

1.Поскольку (название фонда) проявляет интерес и предоставляет поддержку в (приоритетная область деятельности), мы надеемся на сотрудничество в (цели проекта).

2. Принимая во внимание, что (название фонда) выделил (выделенная сумма) (когда) на (вид гранта) в (географический район), мы обращаемся к Вам с (тип проекта).

_____________________________________________________________________________ Проблема. Этот раздел, который может занимать от одного до трех абзацев, посвящен краткому изложению проблемы, для решения которой заявитель обращается за финансовой помощью. На данном этапе важно по­пытаться рассмотреть проблему с точки зрения фонда, на момент забыв о собственной. Другими словами, следует наглядно показать фонду, что финансирование проекта обеспечит достижение его собственных целей. Для убедительности могут быть использованы:

• статистические данные, собранные в публикациях государственных инстанций, отчетах той или иной программы;

• цитаты из выступлений представителей власти;

• отчеты и прочие результаты изучения исследуемой проблемы.

Статистикой нужно пользоваться осторожно: чрезмерная концентрация сложных данных может затруднить понимание предлагаемого материала. Ниже следуют примеры фраз, которые могут понадобиться при составлении этого раздела:

______________________________________________________________Между (проблематика) и (возможное решение) существует дистанция, на преодоление которой потребуются значительные усилия. Последние исследования показывают, что (результаты исследований, статистика, отчеты). Совершенно ясно, что (найденный недостаток) представляет собой серьезную проблему, решение которой потребует творческого подхода.

1. Целью (название проекта) является (цель проекта). Результаты недавнего исследования (название исследования) раскрыли в полной мере существо
проблемы: (статистика по проблематике заявителя). Эта проблема породила (существо проблемы).

2. На данный момент (название организации) не обладает достаточной мощностью в (проблематика, проблемная сфера). Этот недостаток лишает нас возможности решить (последствия проблемы). Чтобы встретить проблему во всеоружии, (название организации) должна (решение проблемы).

______________________________________________________________

Решение. Эта секция занимает до трех абзацев, в которых заявитель должен показать, как он намерен подойти к решению проблемы. Составляя эту секцию, заявитель должен сделать следующее:

• обобщить цели и задачи;

• доказать грантодателю, что он сможет успешно реализовать проект;

• предоставить детальный календарный план действий, направленных на решение проблемы.

Календарный план мероприятий должен быть изображен на отдельной странице, никакой текст не должен отвлекать от него внимания.

_____________________________________________________________

1.Наш подход совмещает как качественные, так и количественные методы. Мы будем (краткое описание деятельности). Составленный нами календарный план более подробно показывает, как мы намереваемся осуществить проект.

2. (Название проекта) будет осуществлен в целях (цель проекта). Новаторские аспекты проекта включают в себя... Прилагаемый календарный план представляет собой краткое изложение методологии проекта.

3. В рамках этого проекта будет оказана необходимая помощь (указать географическую область или определенную социальную группу). В последние месяцы мы стали свидетелями (описание проблемы). (Название вашей организации) была создана для решения проблем такого рода.

______________________________________________________________

Квалификация. Основная задача заявителя в этой секции — убедить грантодателя в том, что он способен успешно осуществить проект. Для этого в одном абзаце необходимо:

• показать, что организация обладает высокой компетентностью в той области, к которой относится проект;

• подчеркнуть тот факт, что сотрудники организации-заявителя обладают необходимыми знаниями и опытом;

• упомянуть поддержку и/или обязательства со стороны других организаций, в том числе и фондов.

(Название организации) удовлетворяла нужды (указать определенную социальную группу) в течение (количество лет). В составе организации работают (имена отдельных работников и их квалификация). Эти люди работают уже (количество) лет в этой области и обладают значительным опытом в (область общественной дея­тельности).

1. (Название организации) — единственная в своем роде, способная решить (проблема). С (год)(название организации) предоставляла помощь в (описание проблемы) (указать социальную группу). За эти годы организация накопила знания о полном спектре проблем и нужд (указать социальную группу).

2. На данный момент в реализацию проекта вовлечены (имена людей и названия организаций). Например,….

Бюджет. В этой части заявки, которая занимает примерно два абзаца, необходимо сделать особый акцент на том, какое влияние бюджет окажет на состояние социальной (целевой) группы проекта, для чего необходимо:

• указать сумму, которую заявитель просит выделить для осуществления проекта (она должна совпадать с той, что будет указана в графе «Требуется» в бюджете);

· сформулировать свою просьбу с использованием относящихся к делу единиц измерения (например, число вовлеченных в проект,, обученных и т.д.);

•' распределить расходы на несколько лет вперед, если проект рассчитан более чем на один год.

________________________________________________________________

1.В интересах (указать социальную группу) мы просим (название фонда) предоставить субсидию в (точная сумма), необходимую для осуществления проекта (указать тип проекта). На протяжении пяти лет будут обеспечены инвестиционные вливания по (точная сумма) на нужды (указать социальную группу).

2. Зная об интересе (назначение фонда) к (проблематика), мы просим предоставить субсидию в (точная сумма), необходимую для осуществления проекта (указать тип проекта). Оказывая такую поддержку, (название фонда) включится в достижение (целей проекта). Ваша поддержка имеет решающее значение.

3. Зная об интересе (название фонда) к (проблематика), мы просим предоставить субсидию в (точная сумма), необходимую для осуществления проекта (указать тип проекта). На протяжении пяти лет ваши вложения помогут оказывать положительное воздействие на жизнь (число людей, представителей социальной группы, на состояние которой повлияет проект).

_______________________________________________________________

К этой секции может быть приложен простой бюджет из пяти-шести строк, который отличается от полного бюджета (в полной заявке) отсутствием деталей. Следует помнить, что письмо-заявку используют чаще всего для того, чтобы проверить, заинтересован ли фонд в финансировании идеи. Если проект покажется заслуживающим внимания, фонд запросит у заявителя детальную информацию.

Заключение. В финальной части заявки в нескольких предложениях заявителю следует предложить грантодателю продолжить контакт, поскольку ему понадобится узнать о впечатлении, которое осталось у грантодателя после рассмотрения заявки. Круг задач на данном этапе:

• определить работника организации заявителя, с которым предста­витель фонда будет общаться в дальнейшем, чтобы ответить на вопросы, которые возникнут у фонда по поводу проекта;

• определить, как и когда заявитель обратится в фонд, чтобы узнать о его реакции на заявку;

• позаботиться о том, чтобы заявку в фонд подписал руководитель организации.

______________________________________________________________

Я (нанесу визит/позвоню/напишу) вам (когда), чтобы узнать о вашем впечатлении от проекта и по по­воду возможностей финансирования. Любые вопросы в связи с проектом вы можете задать (имя директора проекта), (должность этого человека в организации), позвонив по телефону (номер).

С уважением

(имя руководителя организации),

(должность).

Приложение 1. Календарный план по месяцам

Приложение 2. Предметный бюджет

Полная заявка

Стержневой документ в грантрайтинге — полная заявка — обычно нужна фонду для принятия окончательного решения по поводу финансирования. Полная заявка, как правило, включает в себя следующие компоненты:

1.Сопроводительное письмо;

2. Титульный лист;

3. Оглавление;

4. Резюме (краткое содержание);

5. Введение;

6. Постановка проблемы (или обоснование потребностей);

7. Цели и задачи;

8. Формы работы;

9. Оценка и отчетность;

10. Бюджет и объяснение бюджета;

11.Будущее финансирование;

12. Приложения.

Это обобщенный список составных частей заявки. Последовательность может быть различной при работе с разными грантодателями, так как большинство из них имеют собственные руководства, содержащие требуемый формат.

В основе требований грантодателя к составлению полной заявки могут лежать два соображения: они хотят быть уверенными, что заявитель высылает всю информацию, требуемую для оценки заявки; с другой стороны, членам оценочного комитета легче оценить проекты, состоящие из одинаковых частей, расположенных в аналогичном порядке.

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо предваряет основной текст заявки. Написав сопроводительное письмо, заявитель заканчивает работу по составлению пакета заявки. В общем и целом оно составляется по тому же принципу, что и резюме (краткое содержание). Письмо должно:

• быть адресовано конкретному работнику фонда, с которым заявитель поддерживает контакты;

• начинаться с разъяснений причины, по которой организация обращается в фонд;

• содержать сумму, указанную в колонке «Требуется» в секции «Бюджет»;

• содержать краткое описание типа проекта и его цели;

• указывать высокую степень важности проекта для организации;

• завершаться именами работников заявтеля, ответственных за проект;

• быть подписано высшим должностным лицом организации.

Титульный лист Титульный лист должен на одной странице предъявить всю необходимую для грантодателя информацию. Как правило, фонды самостоятельно определяют форму титульного листа. Если же фондом не представлена конкретная форма, титульный лист заявки может выглядеть следующим образом:

Название проекта______________________________

Организация заявитель_________________________

Руководитель проекта

Ф.И.О.________________________________________

Звание, должность_____________________________

Адрес_________________________________________

Тел., факс, Е-mail

Бухгалтер проекта______________________________

Ф.И.О.________________________________________

Звание, должность_____________________________

Адрес_________________________________________

Тел., факс, Е-mail_______________________________

(обязательно укажите код города)

География проекта (где будет проходить работа по проекту)

Срок выполнения проекта (продолжительность, начало и окончание)

Запрашиваемая сумма__________________________

Имеющиеся средства___________________________

Полная стоимость проекта_

Сведения о получаемых ранее грантах

От кого был получен грант______

Название проекта_____________

Экспертная оценка результатов выполнения грантовой программы

Ф.И.О. руководителя____________________________

Оглавление. Основное требование к данному разделу — написание названий разделов заявки аналогично указанным в тексте с соблюдением той же последовательности, а также правильность нумерации страниц.

Резюме (краткое содержание). Резюме — секция, которая читается одной из первых и пишется в числе последних. Более того, «Резюме» зачастую единственный раздел, на основе которого сотрудник фонда составляет свое представление о предлагаемом к рассмотрению проекте.

«Резюме» должно быть максимально ясным, кратким, четко выражающим суть предлагаемой идеи и особенностей действий, гарантирующих успех в ее реализации. По объему «Резюме» проекта обычно бывает не более одной страницы и лаконично повторяет все части полной заявки (по 1-2 предложения на каждую часть).

Рекомендуемый объем раздела «Резюме» составляет:

• 1 страницу (для объемного проекта размером 6олее 10 страниц);

• от 1 абзаца — до 10 строк (для короткой заявки размером 3—5 страниц).

Критерии оценки качества подготовки «Резюме» могут быть следующими:

• Краткое и ясное изложение;

• Интересное и содержательное наполнение;

• Имеется информация о заявителе и его достижениях (в том числе: юридический статус заявителя, его цели);

• Краткое описание проблемы (зачем нужен данный проект);

• Краткое изложение целей и задач проекта (что в результате получится);

• Формы и ресурсы (как будет выполняться данный проект, сроки);

• Краткая смета — три позиции:

— общий бюджет проекта;

— имеющееся финансирование;

— запрашиваемая сумма;

• Период времени, на который необходимо финансирование.

Введение. В этой части заявки заявитель более подробно знакомит грантодателя с организацией. Необходимо написать эту секцию так, как будто сотрудник фонда совершенно не знаком с организацией.

На «Введение», как и на «Бюджет», обращается наиболее пристальное внимание, и анализируются они самым тщательным образом.

В первый абзац введения следует включить:

• миссию и цели организации;

• сколько времени организация существует (или дату создания организации), как развивалась;

• уникальность организации;

• если имеются, награды и премии, которыми была отмечена работа организации; некоторые наиболее значительные достижения; если же организация создана недавно, достижения попечителей
или персонала на месте их прежней работы;

• проекты и программы, которые были успешно осуществлены;

• информация о сотрудниках организации и их квалификации;

• сведения о целевой группе организации;

• источники финансирования, в том числе финансовая поддержка, получаемая из источников, помимо фонда, в который заявитель обращается, с приложением писем поддержки

• объем рабочего бюджета на текущий финансовый год;

• особенности организации.

Главная цель секции «Введение» — создать положительный имидж организации в представлении фонда. Это можно сделать, рассказав о тех особенностях организации, которые выделяют ее среди других. Ниже представлены несколько критериев, по которым определяется уникальность НКО.

1. Особенности организации:

• самая крупная в городе/районе/регионе;

• одна из самых древних в городе/районе/регионе;

• единственная в своем роде деятельности в городе/районе/регионе;

• обслуживает уникальную социальную группу;

• пользуется услугами опытного и хорошо подготовленного персонала.

//. Уникальность целей:

• стратегия решения проблемы уникальна;

• является единственным организатором такого типа программ и предоставления такого типа услуг в регионе;

• в своем секторе удалось добиться лучших результатов в сравнении с другими;

• эксперты, представители СМИ и другие высоко оценили результаты деятельности организации.

Необходимо учитывать, что на решение о выделении гранта репутация подающей заявку организации или руководителя работ оказывает часто меньшее влияние, чем содержание предлагаемого проекта. Поэтому потенциальные грантодатели должны выбираться по их возможной заинтересованности в организациях и проектах аналогичного типа.

Что придает организации надежность в глазах грантодателя? Прежде всего у разных фондов требования различны. «Консервативный» скорее отзо­вется на присутствие известных людей в составе совета директоров организации, длительность ее существования и наличие иных источников финансирования помимо самого спонсора. «Прогрессивный» грантодатель скорее будет заинтересован в совете, состоящем из простых граждан, а не знаменитостей, и в организациях, возникших недавно, а не много лет назад.

Во «Введении» также полезно объяснить, каким образом результаты проекта укрепят организацию, и как они будут способствовать ее росту в будущем.

Некоторые доноры могут запросить в краткой форме (не более одного абзаца на сотрудника) перечислить людей, занятых в организации для осуществления данного проекта, обосновать необходимость их участия в проекте, указать их образование и опыт работы, должностные обязанности и степень вовлеченности в проект.

Рекомендуемый объем раздела «Введение» состав­ляет 0,5—2 страницы.

Критерии оценки данного раздела:

• «Введение» содержит сведения об организации-заявителе и об уровне компетентности автора проекта и квалификации (надежности) персонала;

• Ясно, кто написал заявку и кто будет выполнять проект;

• Описывает род деятельности, цели и задачи организации-заявителя;

• Поясняет, почему именно организация-заявитель должна работать по проекту;

• Описывает, чьим нуждам и как служит организация;

• Сообщает о наличии достижений и подтверждает это с помощью статистических данных, писем поддержки и других документов;

• Подтверждает репутацию организации;

• Свидетельствует о наличии уровня компетентности, достаточного для выполнения задач (исследований, обучения и др.);

• Логически подводит к разделу «Постановка проблемы»;

• Раздел краток, насколько возможно, интересен и не содержит профессионального жаргона^.