Порядок оформления путевого листа легкового автомобиля

Операции, связанные с эксплуатацией автомобильного транспорта, в частности с движением топлива в баках транспортных средств, подлежат документальному оформлению. Только в этом случае стоимость израсходованного топлива в бухгалтерском и налоговом учете может быть отражена в составе соответствующих расходов.

Факт совершения хозяйственной операции необходимо подтверждать первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляет ответственный исполнитель совместно с другими участниками операции [2].

Первичным учетным документом, которым оформляют работу автомобильного транспорта, является путевой лист (приложение 1).

Как первичный учетный документ, оформляющий хозяйственные операции, связанные с работой автомобиля, путевой лист по общему правилу подлежит оформлению вне зависимости от того, на каких основаниях служебный легковой автомобиль привлечен для работы в организации (является собственностью организации, получен по договору лизинга, аренды, безвозмездного пользования, в т.ч. с физическим лицом, либо личный автомобиль используется работником организации в служебных целях).

Путевой лист, несмотря на то, что он утвержден органом государственного управления [9], относят к формам первичных учетных документов, которые субъекты хозяйствования могут разрабатывать и утверждать для себя самостоятельно [1].

Таким образом, ГП «Брестгортранс» имеет право, как применять утвержденную органом государственного управления форму путевого листа, так и утвердить ее для себя самостоятельно в ином виде.

Если ГП «Брестгортранс» самостоятельно разрабатывает форму путевого листа, ее целесообразно утвердить учетной политикой организации, или отдельным приказом (иным аналогичным документом).

Транспортные документы можно оформлять как вручную, так и с помощью технических средств (п. 2 Инструкции № 138). Согласно приложению 1 видно, что в ГП «Брестгортранс» путевой лист легкового автомобиля заполняется вручную.

Кроме этого в путевые листы допустимо вносить дополнительную информацию, не предусмотренную Инструкцией № 138, которая не должна препятствовать прочтению иных записей [9]. Таким образом, ГП «Брестгортранс» имеет право в путевых листах фиксировать любые показатели и информацию, необходимую для учетной и другой работы (например, показатели работы дополнительного оборудования, разбивку пробегов, перевод километров в мили и т.д.).

Путевые листы в ГП «Брестгортранс» оформляют для того, чтобы в последующем отраженные в них данные о показателях учета работы транспортных средств и водителей использовать:

– для учета работы транспортных средств и водителей;

– определения данных, отражаемых в бухгалтерском учете;

– расчета налоговой базы для целей исчисления налогов;

– осуществления расчетов за перевозки;

– формирования статистической отчетности.

В п. 6 Инструкции № 138 предусмотрено, что заполнение всех необходимых сведений в путевых листах производит уполномоченное лицо (лица) автомобильного перевозчика, т.е. ГП «Брестгортранс» данные обязанности возложены на механика. При этом реквизиты, по которым отсутствует информация или не ведется учет, можно не заполнять. Это значит, что информацию, которую ГП «Брестгортранс» не используют, но которая предусмотрена в форме путевого листа, можно не указывать.

В путевом листе ГП «Брестгортранс», согласно п. 7 Инструкции № 138, обязательна следующая информация:

– период действия путевого листа: согласно приложению 1 – период с 1 по 16 марта 2016 г.;

– наименование перевозчика (штамп (печать) перевозчика): согласно приложению 1 – ГП «Брестгортранс» (печать с реквизитами в левом верхнем углу);

– марка и регистрационный знак транспортного средства: согласно приложению 1 – Рено-Доккер АК 31-91I;

– данные о водителе и его водительском удостоверении: согласно приложению 1 – Шабалюк С.П., водительское удостоверение 1АА060080;

– отметки о прохождении водителем медицинского осмотра: согласно приложению 1 – штампы с отметками о том, что водитель на момент осмотра трезв, дата и время осмотра и подпись врача;

– отметки о техническом состоянии транспортного средства: согласно приложению 1 – графа 17, 18;

– данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) транспортного средства: согласно приложению 1 – строка графа 5, 6, 7;

– данные о движении топливно-смазочных материалов: согласно приложению 1 – графа 8-13;

– данные о работе водителя (кондуктора) и транспортного средства: согласно приложению 1 – графа 1-4;

– отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу транспортного средства: согласно приложению 1 – графа 19, 20;

– иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевые листы.

Как видно, указанная обязательная информация является действительно необходимой для целей бухгалтерского учета, а также обеспечения факторов безопасности движения и организации взаимоотношений с материально ответственным лицом (водителем).

В случае использования работником личного автомобиля в служебных целях автомобиль во владение ГП «Брестгортранс» не переходит, а остается у работника. Поэтому возможна ситуация, когда в рабочее время работник использует автомобиль для нужд нанимателя, а в нерабочее – для личных поездок. Заполнение путевого листа в этом случае следует производить только исходя из показателей, соответствующих использованию автомобиля для нужд нанимателя. То есть те показатели (например, пробег, расход топлива, заправки и т.п.), которые соответствуют использованию автомобиля для личных нужд ГП «Брестгортранс», в путевом листе не отражают. Это единственное отличие в оформлении путевых листов при разных вариантах привлечения служебного легкового автомобиля для использования в организации.

При пользовании формой и порядком, изложенными в Инструкции № 138, ГП «Брестгортранс» необходимо учесть следующие особенности оформления путевых листов служебного легкового автомобиля (таблица 1).

Таблица 1 – Особенности оформления путевого листа легкового автомобиля по Инструкции № 138

Путевой лист ГП «Брестгортранс» оформляют на водителя, т.к. он несет индивидуальную материальную ответственность (за автомобиль, его принадлежности, топливо и т.п.), а также в связи с учетом времени работы водителя, учетом появления возможных неисправностей, ДТП и т.п. в момент управления автомобилем конкретным лицом и т.д.). Поэтому, если автомобилем управляет один водитель, который обслуживает сотрудников ГП «Брестгортранс», оформляют один путевой лист на водителя вне зависимости от того, скольких сотрудников ГП «Брестгортранс» данный автомобиль обслуживает. Если служебным легковым автомобилем в течение одного дня управляют несколько сотрудников, то, оформляют путевой лист на каждое лицо. При этом предусмотрена процедуру передачи автомобиля от одного лица другому: удостоверение факта исправности, отсутствия повреждений, комплектности, фактического наличия учтенного количества ГСМ и т.д.

Оформление одного путевого листа на группу водителей (работников – пользователей автомобиля) в ГП «Брестгортранс» не практикуется.

Использование личных автомобилей для служебных поездок в ГП «Брестгортранс» не используется.

Использовать для служебных поездок автомобиль работника по соглашению с ГП «Брестгортранс» может только сам работник-владелец. Этот вывод вытекает из трудовых правоотношений, основанных на ст. 106 Трудового кодекса РБ [10]. Использование автомобиля другими сотрудниками противоречит указанным правоотношениям: в этом случае между ГП «Брестгортранс» и работником должен быть заключен договор аренды или безвозмездного пользования автомобилем. Если владелец автомобиля работает в ГП «Брестгортранс» водителем, то он может использовать автомобиль для выполнения своих служебных обязанностей и обслуживать других работников организации (например, директора, заместителя директора, менеджеров и т.д.). При указанных правоотношениях не предусматривается возможность возмещения работнику стоимости техобслуживания автомобиля, так как за использование для служебных поездок автомобиля ему положена компенсация (возмещение техобслуживания в данном случае носит характер дополнительной компенсации). Путевой лист в этой ситуации следует оформлять всегда на работника – владельца автомобиля, использующего автомобиль в служебных целях.

В отдельных случаях путевой лист легкового служебного автомобиля можно не оформлять.

Можно порекомендовать следующую форму первичного учетного документа, который будет оформлен взамен путевого листа при использовании личного автомобиля в служебных целях, например при использовании автомобиля в служебной командировке (приложение 2).