Отчет по преддипломной практике

Я, Гурьянова Елена, студентка группы № 31 проходила практику в ГКУ «Красноуральском ЦЗ».

Анализ номенклатуры дел в ГКУ «кРАСНОУРАЛЬСКИЙ ЦЗ»

Характеристика деятельности ГКУ «Красноуральский ЦЗ»

Полное официальное наименование Центра занятости - государственное казенное учреждение службы занятости населения Свердловской области «Красноуральский центр занятости», сокращенное наименование - ГКУ «Красноуральский ЦЗ»

Центр занятости осуществляет свою деятельность, руководствуясь законодательством Российской Федерации, законодательством Свердловской области и согласно Уставу, утвержденного приказом Департамента по труду и занятости населения Свердловской области.

Учредителем Центра занятости является Свердловская область. Органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя, является Департамент.

Финансовое обеспечение деятельности Центра занятости осуществляется за счет бюджета Свердловской области.

Предметом деятельности Центра занятости является оказание государственных услуг и выполнение работ в сфере занятости населения, осуществление функций в сфере социально-трудовых отношений.

Центр занятости осуществляет следующие основные виды деятельности:

1. Оказание государственных услуг в сфере занятости населения:

- содействие гражданам в поиске подходящей работы, а работодателям в подборе необходимых работников;

- информирование о положении на рынке труда в Свердловской области;

- организация ярмарок вакансий и учебных рабочих мест;

- организация профессиональной ориентации граждан в целях выбора сферы деятельности (профессии), трудоустройства, прохождения профессионального обучения и получения дополнительного профессионального образования;

- психологическая поддержка безработных граждан;

- профессиональное обучение и дополнительное профессиональное образование безработных граждан, включая обучение в другой местности;

- организация проведения оплачиваемых общественных работ;

- организация временного трудоустройства несовершеннолетних граждан в возрасте от 14 до 18 лет в свободное от учебы время, безработных граждан, испытывающих трудности в поиске работы, безработных граждан в возрасте от 18 до 20 лет, имеющих среднее профессиональное образование и ищущих работу впервые;

- социальная адаптация безработных граждан на рынке труда;

- содействие самозанятости безработных граждан, включая оказание гражданам, признанным в установленном порядке безработными, и гражданам, признанным в установленном порядке безработными и прошедшим профессиональное обучение или получившим дополнительное профессиональное образование по направлению органов службы занятости, единовременной финансовой помощи при их государственной регистрации в качестве юридического лица, индивидуального предпринимателя либо крестьянского (фермерского) хозяйства, а также единовременной финансовой помощи на подготовку документов для соответствующей государственной регистрации;

- содействие безработным гражданам в переезде и безработным гражданам и членам их семей в переселении в другую местность для трудоустройства по направлению органов службы занятости;

- организация профессионального обучения и дополнительного профессионального образования женщин в период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет;

- организация профессионального обучения и дополнительного профессионального образования незанятых граждан, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации назначена трудовая пенсия по старости и которые стремятся возобновить трудовую деятельность.

2. Выполнение работ в сфере занятости населения:

- организация осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными;

- организация оказания финансовой поддержки безработным гражданам и членам их семей при переселении в другую местность на новое место жительства для трудоустройства по направлениям органов службы занятости населения;

- организация оказания финансовой поддержки безработным гражданам при переезде в другую местность для трудоустройства по направлению органов службы занятости;

- организация оказания финансовой поддержки безработным гражданам, женщинам в период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, при направлении в другую местность для прохождения профессионального обучения или получения дополнительного профессионального образования;

- организация оказания финансовой поддержки незанятым гражданам, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации назначена трудовая пенсия по старости и которые стремятся возобновить трудовую деятельность, при направлении в другую местность для прохождения профессионального обучения или получения дополнительного профессионального образования.

3. Оказание государственной услуги в сфере социально-трудовых отношений по уведомительной регистрации коллективных договоров, изменений к коллективным договорам.

Центр занятости вправе оказывать следующие платные услуги, не относящиеся в основной деятельности Центра занятости и служащие достижению целей, ради которых он создан:

- оказание юридических услуг организациям и занятому населению, в том числе по государственной регистрации в налоговых органах;

- сдача в аренду движимого и недвижимого имущества, земельных участков;

- заполнение бланков заявок работодателей о потребности в рабочей силе для замещения вакантных и создаваемых рабочих мест иностранными работниками;

- заполнение бланков уведомлений работодателей о привлечении и осуществлении трудовой деятельности иностранных граждан и лиц без гражданства, прибывших в Российскую Федерацию в порядке, не требующем получения визы, и имеющих разрешение на работу, а также уведомления о расторжении трудового договора с иностранным гражданином;

- выдача заполненной квитанции на возврат пособия по безработице, стипендии и других социальных выплат, полученных обманным путем;

- социальная адаптация и психологическая поддержка граждан, не относящихся к категории «граждане, признанные безработными в установленном порядке»;

- оценка персонала организации на профессиональную пригодность (тестирование), краткосрочное психологическое консультирование.

Организация Государственное казенное учреждение службы занятости населения Свердловской области «Красноуральский центр занятости» располагается по адресу 624330, Свердловская область, г Красноуральск, ул. Советская, д 2 "е".

Рисунок 1 – Организационная структура управления, количество сотрудников в ГКУ «Красноуральский ЦЗ»

Организация документооборота в ГКУ «Красноуральский ЦЗ»

Движение документов в Центре с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Центре, регламентируются инструкцией по делопроизводству от 03 апреля 2013 года № 13/АХД, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.

Доставка документов в Центр осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в Центр доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

Документы, поступающие в Центр на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками канцелярии.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в традиционных, журналах. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в нижней части лицевой или оборотной стороны первого листа документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование Центра, дату и регистрационный номер.

Документы, адресованные руководству Центра, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в канцелярии Центра, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в канцелярию Департамента, где в регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Документы в электронном виде, поступающие в Центр, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес Центра, осуществляется работниками канцелярии или другим структурным подразделением по разрешению директора Центра.

Документы, отправляемые Центром, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется делопроизводителем центра в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи работники канцелярии Центра осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

Порядок составления номенклатуры дел ГКУ «Красноуральский ЦЗ»

В ГКУ «Красноуральский ЦЗ» составляется сводная номенклатура дел, которая включает в себя все дела по ЦЗ (Приложение А).

В ГКУ «Красноуральский ЦЗ» в основном используют типовую номенклатуру дел, которая разрабатывается вышестоящими органами (Приложение Б).

Сводная номенклатура дел Центра подписывается руководителем канцелярией Центра и представляется на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) Центра.

Рисунок 2 – Пример оформления реквизита «Подпись» номенклатуры дел в ГКУ «Красноуральский ЦЗ»

Одобренная ЭК сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК Управления архивами Свердловской области, после чего направляется (не позднее конца текущего года) на утверждение директору Центра. Последующее согласование номенклатуры дел производится не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Центра.

Рисунок 3 – Пример оформления грифа утверждения номенклатуры дел в ГКУ «Красноуральский ЦЗ»

После утверждения сводной номенклатуры дел Центр получает выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.

Второй используется в канцелярии Центра в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Центра. Четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является Центр.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Центра.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Центра.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Ценре цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Рисунок 4 – Пример оформления графы 1 номенклатуры дел в ГКУ «Красноуральский ЦЗ»

01-01, где 01 - обозначение структурного подразделения, 01 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и тому подобное), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее); название исполнительного органа (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные, организационно-распорядительные, плановые, отчетные документы. Далее помещаются доклады, заявления, справки, ведомости, анализы, акты, списки, переписка. В конце разделов располагаются книги, журналы и карточки.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Рисунок 5 – Пример оформления графы 2 номенклатуры дел в ГКУ «Красноуральский ЦЗ»

В графе 3 "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел указывается фактическое количество дел, отложившихся в течение календарного года. Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

Рисунок 6 – Пример оформления графы 3 номенклатуры дел в ГКУ «Красноуральский ЦЗ»

В графе 4 "Срок хранения, № статьи по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечню документов со сроками хранения, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

Рисунок 7 – Пример оформления графы 4 номенклатуры дел в ГКУ «Красноуральский ЦЗ»

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган для продолжения.

Рисунок 8 – Пример оформления графы 5 номенклатуры дел в ГКУ «Красноуральский ЦЗ»

В каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера, которые заполняются, если в течение года в Центре возникают новые документированные участки работы, создаются дела, заранее не предусмотренные номенклатурой.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Рисунок 9 – Итоговая запись о категориях и количестве дел в ГКУ «Красноуральский ЦЗ»

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), которая передается в архивный отдел городского округа Красноуральск.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство (традиционным или современным) – в любом случае документирование осуществляется по установленным правилам.

Приложение А

	ГКУ «Красноуральский ЦЗ» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________№________________ ____________________________ (место постановления) на 2012 год	УТВЕРЖДАЮ Директор ГКУ «Красноуральский ЦЗ» ________________С.С. Злыгостева   «28»апреля 2012 год
Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание

Зам. директора

ГКУ «Красноуральский ЦЗ» О.В. Захватошина

28.04.2012г.

Ответственный за ведение архива

Н.Н.Осадчая

ОДОБРЕНО Протокол ЭПК

От 28.04.2012 №1

Приложение Б