End Sub

Private Sub setProtShift(myFlag As Boolean) dbChangeProperty "StartupForm",DB_TEXT, "пароль" – Первая форма(см. Приложение №6)

dbChangeProperty "StartupShowStatusBar", DB_BOOLEAN, myFlag – Нижняя полоска экрана

dbChangeProperty "AllowBuiltinToolbars", DB_BOOLEAN, myFlag – Панели инструментов

dbChangeProperty "AllowFullMenus", DB_BOOLEAN, myFlag –Меню таблиц, форм и т.п.

dbChangeProperty "AllowBreakIntoCode", DB_BOOLEAN, myFlag – Ошибки в модуле

dbChangeProperty "AllowSpecialKeys", DB_BOOLEAN, myFlag – Специальные ключи (CTRL+BREAK,...)

dbChangeProperty "AllowBypassKey", DB_BOOLEAN, myFlag – Ключ Shift

End Sub

Function dbChangeProperty(strName As String, varType As Variant, varValue As Variant) As Boolean

Dim prp As Variant, dbs As Database

On Error GoTo 999 – Назначаем переход по ошибке

dbChangeProperty = False – Возвращаем результат при ошибке

Set dbs = CurrentDb – Выбираем базу

dbs.Properties(strName) = varValue – Присваиваем значение

dbChangeProperty = True – Возвращаем результат

Exit Function – Выходим из программы

999: If Err = 3270 Then – Свойство не найдено

Set prp = dbs.CreateProperty(strName, varType, varValue) – Создаем свойство

dbs.Properties.Append prp – Добавляем свойство

Err.Clear – Очищаем поток от ошибки

Resume Next – Возвращаемся к следующему оператору

End If

Err.Clear – Очищаем от незнакомой ошибки

End Function

Приложение №1

Структура формы «Билет»

Приложение №2

Структура запроса «№ билета запрос»

Приложение №3

Внешний вид формы «Пассажиры»

Приложение №4

Внешний вид отчета «Пассажиры Запрос1»

Приложение №5

Структура макроса «открытие запроса рейс»

Приложение №6

Список использованной литературы

1.Информатика. Базовый курс /Симонович С.В. и др. - СПб: Издательство «Питер», 2000. – 640с.

2. Информатика. Учебное пособие /Под ред. В.Г. Кирия. – Иркутск: ИрГТУ,1998 часть 2. – 382с.

3. Информатика. Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. – Иркутск: ИрГТУ, 1999. – 116с.

1. Основные положения
Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД),предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа кданным и их обработки.
База данных (БД) представляет собойорганизованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведенийо явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информациюо событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированнымисигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией,если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этимданным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не толькоданные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access– это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективногоуправления этой информацией.
Базы данных содержат различные объекты, основными изкоторых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствуетструктуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Иханалогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.
Основными свойствами полей являются имя поля, типполя, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемыхв этом поле, и др.
При работе с Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 используются следующиетипы данных:
· текстовый – тип данных, используемый для хранения простогонеформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;
· поле MEMO – специальный типданных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);
· числовой – тип данных для хранения чисел;
· дата/время – тип данных для хранения значений даты и времени;
· денежный – тип данных для хранения денежных значений(длина поля 8 байт);
· счётчик – специальный тип данных, используемый для автоматическойнумерации записей;
· логический – для хранения логических данных, которые могутиметь одно из двух возможных значений Да или Нет;
· поле объекта OLE –специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE(электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);
· гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;
· мастер подстановок – тип данных, запускающий мастер подстановок,что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в полевручную.
Числовые поля могут иметь следующие размеры:
· байт (Byte) – целые числа от 0 до 255 (1 байт);
· целое (Integer) – целые числа от минус 32768 до +32767 (2байта);
· длинное целое (Long Integer) – целые числа от минус2147483648 до +2147483647 (4 байта);
· одинарное с плавающейточкой (Single) – числа от минус3,4´1038 до +3,4´1038 с точностью до 7 знаков (4 байта);
· двойное с плавающей точкой (Double) – числа от минус 1,797´10308 до +1,797´10308с точностью до 15 знаков (8 байт).
База данных можетсостоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицысвязаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем.Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е.каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи междутаблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Например,одна таблица содержит информацию о профессиональной деятельности сотрудниковпредприятия (таблица Сотрудник), другая таблица – информацию обих месте жительства (таблица Адрес). Допустим, на основании этихдвух таблиц необходимо получить результирующую таблицу, содержащую поля Фамилияи инициалы, Должность и Адрес проживания.Причём поле Фамилия и инициалы может быть в обеих таблицах, поле Должность– в таблице Сотрудник, а поле Адрес проживания – втаблице Адрес. Ни одно из перечисленных полей не может являтьсяключевым, т. к. оно однозначно не определяет каждую запись. В качествеключевого поля в этих таблицах можно использовать поле Код типа Счётчик,автоматически формируемое Access при создании структуры таблицы, или в каждойтаблице задать поле Табельный номер, по которому затем связать таблицы.Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением.Последовательность действий пользователя при создании таблиц Сотрудники Адрес рассмотрена в пп. 9.1.2 и 9.1.3.
Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиесяобъектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД – реляционнымибазами данных.2. Объекты Microsoft Access 2000 и Microsoft Access2002
СУБД Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 ориентированы на работус объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами,страницами, макросами, модулями.
Таблицы – это основной объект базы данных, вкотором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, ихтипы, свойства).
Запросы позволяют выбирать данные из одной илинескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующаятаблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована приобработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять илидобавлять данные в таблицы.
Формы служат для ввода и просмотра данных вудобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу.При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средстваоформления.
Отчёты предназначены для формирования выходныхдокументов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты вомногом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчётеотображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данныепо различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальныеэлементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номерастраниц и т.д.
Страницы – это специальные объекты баз данных,реализованные в версиях Access 2000 и Access2002. В более ранних версиях Access такие страницыдоступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс междуклиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.
Макросы предназначены для автоматизацииповторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, котораясодержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждомудействию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы вдиалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.
Модули создаются пользователем путём примененияинтегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA).Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединениеданных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBAрассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.),имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия надобъектами.ТаблицыРежимы создания таблиц
Создание таблиц, как и других объектов БД, начинаетсяс активизации окна базы данных (см. рис. 3). В этом окне выбираетсяэлемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будетпредставлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе неттаблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления длясоздания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Созданиетаблицы с помощью мастера иСоздание таблицы путём ввода данных.
Таблица БД создаётся в два этапа. На первом этапеопределяется её структура: состав полей, их имена, тип каждого поля, его размери другие свойства полей. На втором этапе таблица заполняется данными, т. е. формируютсязаписи.
Для создания новой таблицы необходимо в окне базыданных выполнить щелчок на значке любого из трёх элементов управления (длясоздания новой таблицы) или щёлкнуть на кнопке Создать, расположенной наверхней панели окна. В открывшемся окне Новая таблица (после щелчка накнопке Создатьвыбирается один из режимов создания таблиц: Конструктор,Мастер таблиц, Импорт таблиц,Режим таблицы.
Основнымявляется режим создания таблиц с помощью Конструктора. В этом режимепользователь сам может устанавливать параметры всех элементов структурытаблицы.
Мастер таблиц автоматически формирует таблицупо одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 40 образцовтаблиц. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, изкоторого можно выбрать нужные поля для включения их в создаваемую таблицу.
Режим Импорт таблиц позволяет переноситьтаблицы, созданные в других приложениях Windows, в базыданных Access. При импорте таблиц следует помнить, чтоимпортируемые таблицы, например электронные таблицы, созданные в Excel, должны иметь стандартный формат баз данных, когдакаждая строка представляет собой отдельную запись, а столбцы являются полями.
В Режиме таблицы пользователь может создатьновую таблицу, не определяя предварительно её структуру. При выборе этогорежима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. Любое полеэтой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя.Этот способ целесообразно применять для создания небольших таблиц, структуракоторых будет настраиваться позже. Возможности создания таблиц в этом режимеограничены, и они, как правило, требуют доработки в режиме конструктора.Создание таблиц в режиме конструктора
Выбор режима осуществляется щелчком на значке Созданиетаблицы в режиме конструктора, размещённом в окне базы данных, илирежим Конструктор выбирается в окне Новая таблица, котороеоткрывается после выполнения щелчка на кнопке Создать окна базы данных.
После выбора режима на экран выводится окноконструктора таблиц.Оно разделено на две части. Верхняя частьсостоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, вовторой отображаются типы данных. Третья колонка Описание может содержатькраткую информацию относительно поля таблицы. Этот раздел, как правило, заполняетсяредко. Окно конструктора таблиц после введения в него всех данных,необходимых для формирования структуры таблицы).
В нижней части окна отображаются свойства текущегополя. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Эти свойства можно изменятьпо желанию пользователя.
Имя поля является комбинацией из букв,цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов «.», «!», «`», «[», «]». Имя не может начинаться с пробела, его максимальная длинасоставляет 64 символа.
Тип данных показывает, какая информация можетбыть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Возможныетипы данных рассмотрены в разд. 1. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегосясписка с помощью кнопки выбора данных из списка (см. рис. 5). Онаотображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.
Определив имя поля и выбрав его тип, пользователь принеобходимости может задать его свойства. Некоторые из свойств ужеопределены по умолчанию. По желанию пользователя их можно изменить.
Размер поля – свойство, определяющеемаксимальный размер данных, сохраняемых в поле. Размеры полей для различныхтипов данных Рекомендуется задавать минимально допустимые размеры поля.
Формат поля – свойство, позволяющее определять,в каком виде будут представлены выводимые данные. В Accessопределены встроенные стандартные формы отображения для полей с типом данных Числовой,Дата/время, Денежный, Логический.
Свойство Число десятичных знаков задаёт длячислового и денежного типов данных число знаков после запятой.
Свойство поля Маска ввода позволяет задаватьшаблон, контролирующий правильность ввода данных. Например, для поля Табельныйномер (тип поля Текстовый) целесообразно задать маску типа 0000.Это будет означать, что в данное поле должны быть введены четыре цифровыхсимвола (от 0 до 9). Для заполнения данными поля, допустим, Номер телефонаимеет смысл задать шаблон вида 000-00-00. В этом случае при вводе данныхпользователю не нужно будет набирать символ «–». Символ «» в шаблонеозначает ввод цифр от 0 до 9 (ввод обязателен), символ «9» – вводцифры или пробела (ввод не обязателен), символ «L» – ввод букв от A до Z или отА до Я (ввод обязателен), символ «?» – ввод букв от Aдо Z или от А до Я (ввод не обязателен). Назначениедругих символов в шаблоне пользователь может узнать из справки, предварительноустановив курсор в строку Маска ввода и затем нажав клавишу [F1].
Подпись – свойство, задающее заголовок поля(столбца), который отображается в режиме таблицы. Подпись может как совпадать сименем поля, так и отличаться от него. Если подпись поля не задана, то Access по умолчанию использует в этом качестве название поля.
Значение по умолчанию – это свойство поля,определяющее значение, которое Access вставит в таблицуавтоматически.
Свойство Условие на значение позволяетосуществлять контроль ввода, задаёт ограничения на вводимые значения. Принарушении заданного условия ввод будет запрещён и Accessвыведет текст, заданный свойством Сообщение об ошибке. Например, дляполя Оклад в строку Условие на значение будет введеновыражение >=3000 AND где ключевое слово AND указываетна логическую операцию И. Выражение можно ввести непосредственно склавиатуры или с помощью Построителя выражений, вызываемого на экранщелчком на кнопке с тремя точками. При вводе данных в поле Оклад,которые не удовлетворяют заданному ограничению, на экран выводится сообщение,допустим, Введите правильно оклад. Это сообщениепользователь заносит в строку Сообщение об ошибке.
Чтобы при вводе данных случайно не пропустить (т.е. незаполнить) некоторое поле, оно объявляется обязательным. Для этого надоустановить курсор в строку свойства Обязательное поле, щёлкнуть на кнопкевыбора данных из списка и выбрать значение Да.
Поле может быть индексировано. С этой целью в строкесвойства Индексированное поле указывается вариант Да (Совпадения недопускаются). Это позволит сократить время, необходимое для поиска записипо содержимому индексированного поля.
Таким образом, формирование структуры таблицы можетсчитаться завершённым, если будут заданы имена всех полей, определены их типы изаданы необходимые свойства полей. При создании таблицы целесообразно задать ключевоеполе. Допустим, необходимо сделать ключевым поле Табельный номер.Для этого выполняется щелчок правой клавишей мыши на имени поля и в открывшемсяконтекстном меню выбирается пункт Ключевое поле. При создании простейшейбазы данных, состоящей из одной таблицы, задание ключевого поля не обязательно.
Закончив создание структуры таблицы, пользовательзакрывает окно конструктора таблиц. При этом Accessвыдаёт запрос на сохранение таблицы, и пользователь может задать имя таблицы,после чего на экране появляется окно базы данных.Ввод данных в таблицу
После определения структуры таблицы можно приступатько второму этапу создания таблицы – вводу в неё данных. Непосредственно вводданных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляетсяиз окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделенномимени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.
Новая таблица не имеет записей, а содержит тольконаименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливаетсяв требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнитьс помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш [Shift + Tab]. После заполнения последнейячейки и нажатия клавиши [Tab] курсор переместится впервую ячейку следующей строки и Access автоматическисохранит только что введённую запись. Таким образом, после заполнения таблицыданными сохранять их не надо – Access все введённыеданные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицей происходитизменение её структуры (например, менялась ширина столбцов), то Access попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения илиуменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме ввода данных) необходимоуказатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу междустолбцами, и перетащить мышь вправо или влево
При открытии уже заполненной таблицы пользовательможет добавить в неё записи, удалить или исправить их. Для удаления записей ихпредварительно необходимо промаркировать с помощью селекторной колонки (см.рис. 6), а затем нажать на клавишу [Delete] иливыполнить команду Правка ®Удалить (команда Удалить из меню Правка). Данные, занесённыев таблицу, можно копировать в буфер обмена, сортировать по возрастанию илиубыванию, проверять орфографию всех текстовых значений полей таблицы и т. д.Эти операции можно выполнить, используя кнопки инструментальной панели Таблицав режиме таблицы. Изменение структуры таблицы
Для изменения структуры таблицы (добавления новогополя, его удаления, изменения последовательности полей, а также изменения типаданных, размера поля и других его свойств) необходимо открыть таблицу в режимеКонструктор. С этой целью маркируют таблицу в окне базы данныхи выполняют щелчок на кнопке Конструктор, что приводит к появлению наэкране окна конструктора таблиц
Чтобы вставить в таблицу новое поле, необходимопредварительно выделить строку (с именем поля), выше которой будет добавленановая пустая строка, и выполнить команду Вставка ® Строки. В появившуюся пустую строкувводят имя нового поля и его тип. Выделение строк с именами полей происходит спомощью селекторной колонки, расположенной левее столбца с перечнем имён полей.
Для удаления полей необходимо промаркировать строки сименами этих полей и нажать клавишу [Delete]или выполнить команду Правка ®Удалить.
Следует помнить, что некорректное изменение типаданных или какого-либо свойства поля может привести к потере данных, о чёмсистема предупреждает пользователя.Создание межтабличных связей
Наличие связей между таблицами позволяет включатьданные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчёты. Таблицы связываютсямежду собой через ключевые поля.
Создание межтабличных связей начинается в окне базыданных с выполнения команды Сервис ®Схема данных или со щелчка на кнопке Схема данных на панелиинструментов, что вызывает появление на экране окна Схема данных.Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавлениетаблицы. Если это окно не появляется, то его можно вызвать на экран щелчкомправой клавиши мыши в окне Схема данных и выбором из контекстного менюкоманды Добавить таблицу. На вкладке Таблицы окна Добавлениетаблицы можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. Эти таблицывыбираются щелчком на кнопке Добавить, после чего в окне Схема данныхоткрываются списки полей таблиц, например таблицы Сотрудник,содержащей поля Табельный номер, Фамилия и инициалы,Подразделение, Должность, Оклад и Зарплата,и таблицы Адрес с полями Табельный номер,Фамилия и инициалы, Дата рождения и Адреспроживания В обеих таблицах ключевым является поле Табельныйномер. Это поле в таблице Сотрудник перетаскивается мышьюна поле Табельный номер таблицы Адрес, и на экранепоявляется окно Изменение связей
На левой панели окна Изменение связей будетотображено поле Табельный номер таблицы Сотрудник,которая считается главной, а на правой панели высвечивается поле Табельныйномер таблицы Адрес, которая является связанной, т. е.отображаются имена полей, участвующих в связи (в окне поля можно изменять). Вокне Изменение связей можно установить флажок параметру Обеспечениецелостности данных. В этом случае данные из ключевого поля главной таблицы Сотрудникудалять нельзя.
После щелчка на кнопке Создать окна Изменениесвязей в окне Схема данных установленнаямежду таблицами связь отобразится в виде линии Межтабличную связь можноудалить или изменить, если её выделить в окне Схема данных, нажать на правуюклавишу мыши и выбрать из контекстного меню соответствующую команду.
ЗапросыФормирование запросов на выборку
Основным назначением запросов является отбор данных покритериям поиска. Принципы формирования запросов можно рассмотреть на примересоздания запроса, позволяющего выбрать из таблицы Сотрудник толькоработников определенной должности, например мастеров. В этом случаекритерием поиска является наименование должности мастер поля Должность.Результатом поиска будут записи, у которых содержимое поля Должностьсоответствует критерию поиска. Причем по желанию пользователя в эти записимогут входить не все поля, содержащиеся в записях таблицы Сотрудник.Допустим, в них будут отсутствовать поля Табельный номер и Зарплата.
Как и при создании таблиц, пользователям, имеющиммалый опыт работы с Access, рекомендуется форматироватьзапросы с помощью Конструктора. Для этого в окне базы данных необходимовыбрать объект Запросы и дважды щелкнуть на значке Создание запроса врежиме конструктора (или щелкнуть на кнопке Создать, а затемвыбрать команду Конструктор). Эти действия вызовут открытие окна Запросна выборку; чаще всего это окно называется бланком запроса пообразцу.
Одновременно с бланком запроса по образцу открываетсядиалоговое окно Добавление таблицы, в котором в качестве источникаданных для запроса выбирается таблица, например Сотрудник, азатем выполняется щелчок на кнопке Добавить. Имя таблицы с перечнемсодержащихся в ней полей появится в верхней части бланка запроса. Выбрависточник данных, нужно щелкнуть на кнопке Закрыть, и окно Добавление таблицызакроется.
Втех случаях, когда запрос формируется на основании не одной, а несколькихтаблиц, необходимо последовательно выбирать таблицы из списка и щелкать накнопке Добавить, а по окончании процесса выбора таблиц из спискащелкнуть на кнопке Закрыть. Следует помнить, что формировать запросы сиспользованием нескольких таблиц можно только при наличии связей междувыбранными таблицами. Эти связи отображаются в верхней части бланка запросана выборку.
Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причемкаждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы.Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы(или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку Поле),тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Этоможно проделать несколькими способами:
· />в нижней части бланказапроса в строке Поле выполнить щелчок на пустой ячейке, а затем изсписка полей, раскрываемого щелчком на кнопке выбораданных из списка, выбрать требуемое поле;
· в верхней части бланка запроса осуществить двойной щелчок наимени поля требуемой таблицы;
· в верхней части запроса выделить одно или несколько полей таблицы(при нажатой клавише [Ctrl]), которыезатем перетащить в строку Поле нижней части бланка;
· для включения в запрос всех полей таблицы последние выделитьдвойным щелчком на строке заголовка таблицы, а затем перетащить в строку Поле.
В нижней части бланка запроса имеется также строка Сортировка.При необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либополю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке Сортировка,затем выполнить щелчок на появившейся в этойячейке кнопке выбора данных из списка и выбрать метод сортировки – повозрастанию или убыванию. Для многоуровневой сортировки, осуществляемой сразупо нескольким полям, предварительно требуется расположить поля в нижней частибланка запроса в определенном порядке. Данные сортируются сначала по полю,расположенному левее в бланке запроса, затем по другому полю, для котороговключена сортировка, и так далее слева направо. Перемещать поля можно обычнымперетаскиванием, предварительно выделив требуемый столбец щелчком над ячейкой снаименованием поля (указатель мыши при этом должен принять форму стрелки,направленной вниз).
В каждой ячейке строки Вывод на экранпроставлен флажок, т. е. по умолчанию опция Вывод на экран активна длявсех полей. При этом предполагается, что все поля, включенные в запрос, должнывыводиться на экран, что не всегда необходимо. Например, надо отсортироватьданные по возрасту сотрудников, а поле Дата рождения не должноотображаться в результирующей таблице. В этом случае флажок поля Датарождения сбрасывается щелчком по значку Ú.
Критерии поиска задаются в строке Условие отбора.Для вывода в результирующей таблице списка сотрудников определенной должностинеобходимо в ячейку строки Условие отбора поля Должность ввестикакое-либо значение, например мастер. Если необходимо вывести список работниковнескольких должностей, например мастеров и инженеров, то в строке Условиеотбора указывается одно из значений поля Должность – мастер,а в строке или – другое значение этого поля – инженер.Этот критерий поиска можно задавать и в одной строке Условие отбора,введя в ячейку поля Должность выражение: мастер OR инженер, в котором ключевое слово OR указывает на использование в выражении логическойоперации ИЛИ.
Данные можно отбирать не только по значениям текстовыхполей, но и по значениям полей других типов. Например, для вывода списка сотрудников,родившихся позже определенной даты, допустим позже 01.01.70,необходимо ввести в ячейку поля Дата рождения выражение >01.01.70 (после запуска запроса Accessпреобразует это выражение: > #01.01.70#).
Для того чтобы вывести список сотрудников, окладкоторых больше или равен 3000 рублей, но меньше или равен 8000рублей, в ячейку поля Оклад вводится выражение >=3000 And. Заполнив бланк запроса, можнопросмотреть результирующую таблицу, щелкнув на кнопке! (Запуск),расположенной на инструментальной панели, или выполнив команду Запрос ® Запуск.
При закрытии диалогового окна Запрос навыборку необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запросможно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью команды Файл ® Сохранить.
Для просмотра результирующей таблицы сохраненногозапроса его имя маркируют в окне базы данных и щелкают на кнопке Открыть.Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окнебазы данных.Параметрические запросы
Запросы, как правило, служат для выполненияопределенной операции. При изменении какого-либо критерия поиска приходитсясоздавать новый запрос. Например, в одном запросе критерием поиска является значениемастер поля Должность, а в другом запросе –значение инженер этого же поля. Однако эти критерии можноиспользовать в одном так называемом параметрическом запросе, в которомони задаются не при формировании запроса, а при его выполнении.
Параметрический запрос формируется аналогично запросуна выборку. Отличие заключается лишь в том, что в строке Условие отборауказывается не конкретное значение поля, по которому ведется отбор данных, авводится в квадратных скобках сообщение пользователю о необходимости заданиякритерия поиска. Так вместо значения мастер поля Должностьв ячейку этого поля может быть записано сообщение [введите наименование должности]. При выполнении запроса это сообщениевыдаётся пользователю в диалоговом окне Введите значение параметра Послеввода требуемого значения поля Должность, например инженер,и щелчка на кнопке OK наэкран будет выведен список инженеров.Запросы на обновление
Помимо запросов на выборку, с помощью которыхосуществляется только отбор необходимых данных, Accessпредоставляет возможность модифицировать данные с помощью запросов наобновление. При выполнении такого запроса результирующая таблица неформируется, поскольку его задачей является изменение данных в таблице,выбранной в качестве источника данных во время формирования запроса. Поэтомубланк запроса может содержать только поля, значения которых требуется обновить,и поля, по значениям которых отбираются записи для изменения в них данных.
После включения в бланк запроса полей выбраннойтаблицы выполняется команда Запрос ®Обновление, после чего в нижней части бланка строка Сортировказаменяется строкой Обновление. В эту строку в ячейку поля, значениякоторого необходимо изменить, вводится выражение. Например, в ячейку поля Зарплатабудет введено выражение 1,5*[оклад] – 0,13*1,5*[оклад], из которого видно, что зарплата каждого сотрудника в1,5 раза больше его оклада минус 13% вычетов. Наименования полей, значениякоторых будут использованы при вычислении введенного выражения, должны бытьзаключены в квадратные скобки.
С помощью запроса на обновление можно изменять данныене всех записей, а выборочно. Для этого в бланк запроса включаются поля, по значениямкоторых будет вестись отбор записей. Например, в таблице Сотрудникнеобходимо увеличить оклады на 25% только инженерам. С этой целью в ячейкустолбца Оклад вводится выражение 1,25*[Оклад], а в ячейку, находящуюся в строке Условие навыборку и в столбце поля Должность, записывается критерийпоиска инженер.
Иногда бывает затруднительно вводить с клавиатурыимена полей, используемых в выражениях, особенно если эти имена длинные. В этомслучае целесообразно скопировать их в буфер обмена, предварительно выделивимена этих полей в строке Поле бланка запроса.
При запуске запроса на обновление (щелчок на кнопке Запуск!) или его открытии вокне базы данных Access предупредит, что будут обновленызначения такого-то количества записей.
Для просмотра результатов расчета после выполнениязапроса необходимо в окне базы данных щелкнуть на значке объекта Таблицы,выделить имя таблицы (в данном случае таблицы Сотрудник) иоткрыть ее щелчком на кнопке Открыть.Итоговые запросы
Итоговыезапросы позволяют выполнять вычисления (сумму, среднее значение и др.) по всемзаписям для какого-либо числового поля, определять количество записей. Итоговыезапросы формируются, как и ранее рассмотренные виды запросов, с помощью бланказапроса по образцу. В нижнюю часть бланка запроса включаются поля, для которыхрассчитываются итоговые значения, а также поля, по которым производится группировказаписей. Например, необходимо определить для каждого подразделения (см. таблицуСотрудник) количество сотрудников, занимающих определеннуюдолжность, а также сумму окладов и среднее значение зарплаты по каждойдолжности. Для этого в запрос включаются поля Подразделение и Должность,по которым группируются записи, а также поля Должность (т.е. внижнюю часть бланка запроса это поле вставляется дважды), Оклад иЗарплата, чтобы подсчитать соответственно количество сотрудников,сумму окладов и среднюю зарплату для каждого наименования должности.
Послевключения требуемых полей в запрос необходимо щелкнуть на кнопке S (Групповые операции),расположенной на инструментальной панели, после чего появится строка Групповыеоперации. В каждой ячейке этой строки отобразится слово Группировка.Для полей Подразделение и Должность значение Группировкав строке Групповая операция должно быть оставлено. Щелчок наячейках остальных полей со значением Группировка вызывает появлениекнопки выбора данных из списка, из которого выбирается требуемая операция: дляполя Должность – Count (количество), для поля Оклад– Sum (сумма), для поля Зарплата – Avg(среднее значение). Кроме указанных функций, также часто используются функции Max (максимальноезначение) и Min (минимальное значение). Для полей Подразделениеи Должность целесообразно включить сортировку по возрастанию. Редактирование запросов
Для внесения необходимых изменений в запрос любоговида его имя следует маркировать в окне базы данных и щелкнуть на кнопке Конструктор.На экране появляется бланк запроса, в который можно вносить изменения:вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировкии др.
Чтобы удалить поле, необходимо щёлкнуть на любойячейке этого поля, а затем выполнить команду Правка ® Удалить.
Для перемещения поля его выделяют щелчком над егозаголовком и перетаскивают в соответствующее место бланка запроса.
Добавлениенового поля осуществляется таким же образом, как вставка поля при формированиизапроса.
ФормыСоздание форм
Access предоставляетвозможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотреноранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные частоменяются или база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятсянепосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представитьтак, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работупользователя.
С помощью форм данные можно не только вводить, но иотображать в удобном для пользователя виде.
Формы можно создавать в режиме Конструктор илис помощью Мастера форм, или использовать автоформы. В отличие оттаблиц и запросов, которые рекомендуется формировать с помощью Конструктора,формы удобнее создавать, используя автоформы или Мастер форм,а Конструктор применять при редактировании и форматировании форм.
Автоформы бываюттрех видов: «в столбец» ленточные и табличные. Табличные формы имеют вид таблицАвтоформа «в столбец» может отображать только одну запись.
Для создания автоформы в окне базы данных надощелкнуть на значке элемента Формы и затем щелкнуть на кнопке Создать.В диалоговом окне Новая форма выбирается вид автоформы и источникданных: таблица или запрос. После щелчка на кнопке OK автоформа выводится на экран.
Использование Мастера форм позволяет отображатьв форме не все поля источника данных, а выборочно, по желанию пользователя. Длявыбора поля в окне Доступные поля маркируется имя требуемого поля, а затемвыполняется щелчок на кнопке переноса >. Для «переноса» всех полейисточника данных в окно Выбранные поля используется кнопка >>.
Создаваяформу с помощью Мастера, можно выбрать внешний вид формы: в один столбец(на экране отображается только одна запись), ленточный или табличный. Можнотакже задать требуемый стиль и имя формы.Редактирование формы
Под редактированием формы понимаются такие изменения,как удаление поля и добавление нового, добавление новых текстовых записей иизменение существующих и т. п. Для отображения структуры формы на экраненеобходимо в окне базы данных выделить имя требуемой формы и щелкнуть на кнопкеКонструктор. Структура формы
(ленточной), содержит три основных раздела: область заголовка, областьданных и область примечаний.
Размеры разделов можно изменять, перетаскивая повертикали линии, разделяющие эти зоны. Разделы заголовка и примечаний содержатв основном такие элементы оформления формы, как текстовые надписи и рисунки.Основными элементами области данных являются поля, с помощью которыхвыполняется отображение данных или их ввод.
Элементы управления представлены на Панели элементоввызываемой командой Вид ® Панельэлементов или щелчком на соответствующей кнопке панели инструментов.Выбор элемента управления осуществляется щелчком на его значке в Панели элементов,после чего указатель мыши устанавливается в то место структуры формы, куда долженбыть вставлен элемент, и мышь протаскивается в требуемом направлении.
Наиболее часто при редактировании форм или созданияформ в режиме Конструктор используются элементы управления Надпись,Поле, Рисунок, Сводная рамка объекта. Рисуноквыбирается из графического файла и вставляется в объект. Элемент Своднаярамка объекта может быть представлен не только в виде рисунка, созданного,допустим, в графическом редакторе Paintbrush, нои в виде другого объекта, например мультимедийного.
Вместе с элементом Поле автоматическивставляется его присоединённая надпись. По умолчанию эта надписьстандартная: Поле 1, Поле 2 и т.д. Если новое поле не содержитданных, то в нём отображается слово Свободный. Поле можно сделатьвычисляемым. В этом случае в присоединённую надпись вводится поясняющеесообщение, например Средний оклад, а в поле записываетсявыражение =Avg([Оклад]). Спомощью такого поля можно подводить итоги, если оно будет вставлено в областьпримечаний формы.
Выражение в поле можно не только вводить с клавиатуры,но и форматировать его автоматически. С этой целью выделяется поле, куда будетвведено выражение, а из контекстного меню (вызывается щелчком правой клавишимыши) выбирается команда Свойство. Затем в диалоговом окне Поле курсорнеобходимо перевести в строку Данные и щелкнуть на кнопке с тремяточками; на экране появится диалоговое окно Построитель выражения. Вэтом окне щелчком на соответствующей кнопке вставляется знак равенства (=),двойным щелчком раскрывается папка Функции, затем щелчком раскрываетсяпапка Встроенные функции. Функция Avg(среднее значение), входящая в список встроенных функций, вставляется ввыражение либо двойным щелчком, либо щелчком на кнопке Вставить. Ввыражении эта функция отображается с аргументом «expr»,который необходимо удалить, после чего выделить имя формы (в нижнем левом окне),а затем из появившегося списка полей (в нижнем среднем окне) выбрать поле Оклад.Форматирование элементов управления формы
Под форматированием элементов управления понимается ихперемещение, изменение размера, изменение шрифта текста и т.п. Эти операцииможно выполнить с помощью кнопок панели форматирования либо с помощью командменю Формат. Для этой цели можно также использовать команды контекстногоменю, такие как Свойства, Выровнять.
К формам предъявляются повышенные требования подизайну. Поэтому все элементы формы должны быть выровнены. Для этого элементывыделяются протаскиванием мыши по вертикальной линейке, а затем выполняетсякоманда Формат ® Выровнять(или команда Выровнять из контекстного меню) либо по левому краю, либопо верхнему и т. д.
При перемещении элемента с помощью мыши необходимоуказатель мыши установить на маркёр верхнего левого угла выделенного элемента,чтобы указатель принял форму указательного пальца. Если указатель имеет формуладони, то поле перетаскивается одновременно с присоединённой надписью либоодновременно перемещаются все выделенные элементы.
ОтчётыСоздание отчётов
Основное назначение отчётов – это вывод данных в видевыходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощьюконструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическоесоздание отчётов.
Последовательность действий при формировании отчёта спомощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительнымиявляются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядкасортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи,объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки пополю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значениюэтого поля, т. е. вначале будут выводиться на экран бригадиры, затем инженеры,потом мастера и т. д. Access автоматически сортируетданные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку полюбому из полей, входящих в группу.
По каждой из групп при необходимости можно подводитьитоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавленияуровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопкеИтоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемыефункции. При выборе функции Sum(суммы) для какого-либо поля Access не толькоавтоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итогипо всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных(записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, токнопка Итоги становится недоступной.
Из режима просмотра пользователь может скопироватьотчёт в виде отдельного файла текстового редактора Wordили электронной таблицы Excel. Для этого необходимощёлкнуть на кнопке Связи с Office,расположенной на панели инструментов Предварительный просмотр.Изменение структуры отчёта
Структура отчёта отличается от структуры формы толькобольшим количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных,отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которыенеобходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.
Для вставки в область верхнего или нижнего колонтитуланомера страницы выполняется команда Вставка ® Номера страниц. Этот элемент можно перемещать изобласти колонтитула в другие области, например в область заголовка отчёта, еслиуказатель мыши принимает форму ладони.
Редактирование структуры отчёта выполняется в режиме Конструктор.Для запуска режима в окне базы данных маркируется имя созданного отчёта ивыполняется щелчок на кнопке Конструктора.
Библиографическийсписок
1. Информатика.Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: Питер, 2001. – 640 с.
2. ЛеонтьевЮ. Microsoft Office 2000: Краткий курс. – СПб.: Питер, 2001. – 288 с.
3. БакаревичЮ.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2000. – СПб.: БХВ-Петербург,2001. – 468 с.
4. БакаревичЮ.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург,2002. – 720 с.
5. БакаревичЮ.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. – СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – 510с.
6. Microsoft Access2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. – М.: ЭКОМ, 2000. –352 с.
7. ВинтерР. Microsoft Access 97: Справочник. – СПб.: Питер, 1998. – 416 с.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФИЛИАЛ в г. ПЕТРОПАВЛОВСКЕ-КАМЧАТСКОМ

Специальность 080801 «Прикладная информатика (по областям)»

Кафедра «Естественнонаучных и информационных дисциплин»