Організація синтетичного і аналітичного обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками

Для узагальнення інформації про розрахунки з постачальниками і підрядниками використовує пасивний рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».

За кредитом рахунка відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом - її погашення, списання тощо.

Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» має такі субрахунки:

631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»;

632 «Розрахунки з іноземними постачальниками»;

633 «Розрахунки з учасниками ПФГ».

На субрахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками і підрядниками.

На субрахунку 632 «Розрахунки з іноземними постачальниками» ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками і підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги.

На субрахунку № 633 «Розрахунки з учасниками ПФГ» ведеться облік розрахунків за одержані ТМЦ, виконані роботи та надані послуги з учасниками промислово - фінансової групи.

Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» призначений для узагальнення інформації про розрахунки з постачальниками й підрядниками за:

- отримані матеріальні цінності, прийняті виконані роботи й спожиті послуги, включаючи надання енергії, газу, пари, води, а також по доставці або переробці матеріальних цінностей, розрахунки, документи на які акцептовані й підлягають оплаті через банк;

- матеріальні цінності, роботи й послуги, розрахунки по яких виробляються в порядку планових платежів;

- матеріальні цінності, роботи й послуги, на які розрахункові документи від постачальників або підрядників не надійшли (так звані невідфактуровані поставки);

- надлишки матеріальних цінностей, виявлені при їхньому прийманні;

- отримані послуги по перевезеннях, у тому числі розрахунки по недоборах і переборам тарифу (фрахту), а також за всі види послуги зв'язку.

Таблиця 2.1 Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» кореспондує:

Облік розрахунків з постачальниками і підрядниками ведеться в Журналі-ордері та відомості аналітичного обліку, Реєстрі операцій за розрахунками із постачальниками та підрядниками.

Облік розрахунків у реєстрах журнально-ордерної форми здійснюють незалежно від величини суми рахунка-фактури і форми розрахунків.

Матеріальні цінності оплачені, але не одержані на склад до кінця місяця, підприємство оприбутковує в міру надходження, відмічаючи їх вартість за кредитом рахунка 63 в кореспонденції з дебетом рахунків з обліку цих цінностей.

Якщо при прийманні виявлена нестача товарно-матеріальних цінностей, то поряд із купівельною вартістю цінностей, що надійшли, окремо показують суму виявленої нестачі. В такому ж порядку фіксують суми претензій щодо сортності, комплектності, невідповідності цін та ін., які виявлені при прийманні або перевірці товарно-транспортних накладних і розрахункових документів.

Якщо частина вантажу перебуває в дорозі або не перевезена до кінця звітного місяця зі складу постачальника, то в розділі «Відмітка про оплату» записують суму, що належить до цієї частини оплаченого вантажу без відображення її за кредитом рахунка 63; цю суму обковують як дебіторську заборгованість.

Суми за розрахунковими документами за цінності, що перебувають на кінець місяця в дорозі або не вивезені зі складу постачальника, переносяться в наступному місяці в графу «Залишок на початок місяця», а в графі «Б» «Найменування постачальника (підрядника)» зазначають найменування постачальника, від якого не надійшов вантаж.[4]

У міру фактичного надходження матеріальних цінностей у Журналі-ордері №3В с.-г. та відомості аналітичного обліку в графі «В» записують номер складу або прибуткового документа і роблять відповідну відмітку про оприбуткування (за дебетом рахунків з обліку матеріальних цінностей та кредитом рахунка 63).

Невідфактуровані товарно-матеріальні цінності (по яких відсутні супровідні документи), які надійшли у звітному місяці, відображають в облікових регістрах окремо по кожній поставці. При цьому замість номера документа проставляють букву «Н» (невідфактуровано). Оцінюють такі матеріали по облікових (умовних) цінах і в цій же самій оцінці відображають по кореспондуючих рахунках. При одержанні документів на матеріальні цінності, які прийнято в порядку не від фактурованих поставок, раніше записану суму (умовну оцінку) цих цінностей сторнують, а на підставі одержаних документів запис здійснюють у звичайному порядку.

При значній кількості розрахункових операцій дані попередньо накопичують в Реєстрі №3.3 с.-г. операцій за розрахунками з постачальниками і підрядниками, який відкривається на кожного постачальника, підрядника.

Записи за кредитом рахунка 63, що належать за товарно-матеріальні цінності, роботи та послуги здійснюють на підставі наданих постачальниками (підрядниками) і прийнятих до оплати розрахункових документів, а за невідфактурованими документами - згідно із супровідними документами та приймальними актами. Надходження матеріальних цінностей повинно бути підтверджено відповідними прибутковими документами, підписаними матеріально-відповідальними особами, або їх відмітками чи (надписами і штампом) на документах постачальника.

Щомісяця обороти із реєстрів переносяться в Журнал-ордер №3В с.-г. та відомість аналітичного обліку за рахунком 63, де на кожну організацію відведено окремий рядок.

Записи в Журналі-ордері №3Вс.-г. та відомості аналітичного обліку і реєстрі виконані підрядником роботи і надані послуги проводять на підставі розрахункових документів у міру їх приймання. Заборговані підрядникам суми показують у кореспонденції з дебетом рахунків, на які повинні бути віднесені відповідні витрати. Суми заліків, що виникли після акцепту розрахункових документів, записують в окремих графах у кореспонденції з дебетом рахунків, на яких відображають ці розрахунки, а оплату з каси і різного роду списання відображають в графах 19 і 20 «З інших рахунків» із зазначенням кореспондуючого рахунка і суми.

Кредитові обороти з Журналу-ордера №3В с.-г. переносять у Головну книгу.

4. Особливості бухгалтерського обліку операцій з розрахунків з постачальниками та підрядниками на ПП «Марія»

Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування.

Документування є важливою ланкою в ланцюгу функціонування бухгалтерського обліку. Це початок і основа бухгалтерського обліку. Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського запису, від нього залежать повнота і достовірність облікової інформації для користувачів.

Документ (лат. dokumentum) буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйняття формі інформацію. Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо) [4; 57].

Бухгалтерський документ - письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями, і обов'язковою умовою для відображення їх в обліку. Основними джерелами даних для контролю розрахункових відносин за товарними операціями є первинні документи з обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками. При купівлі товарів укладається договір купівлі-продажу. Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час господарської операції.

Надходження товарів від постачальників на ПП «Маріна» оформляється на підставі товарно-транспортних накладних (ТТН), рахунків-фактур. У загальному випадку, ТТН заповнюється трьома сторонами, на ПП «Маріна» це відправник, одержувач, перевізник, і складається у чотирьох примірниках відповідно, два з яких залишаються у перевізника. Кожна із сторін повинна максимально коректно заповнювати відповідні рядки документа.

Ще до навантаження автотранспорту відправник вносить в документ свої реквізити, вказує дату заповнення та присвоює документу номер. Також відправником заповнюються такі поля: найменування одержувача, відправника вантажу і платника, а також усі їхні реквізити. Далі заповнюється таблиця перевезеного товару, із зазначенням найменування товару, кількості, ціни, одиниці виміру і т.д. Також зазначається загальна кількість товару, їх загальна сума і загальна сума до оплати. В нашому випадку підприємство-відправник є платником ПДВ, тому до ТТН додається податкова накладна. ТТН завіряється підписом відповідальної особи за відвантаження товару, а також підписом головного бухгалтера.

Одержувач товару заповнює поля назви організації котра проводить розвантажувальні роботи, а також час початку та закінчення розвантаження. Заповнює дані щодо свого підприємства та фіксує отримання вантажу власним штампом.

В кінці документа проставляються підписи в полях «Здав (відповідальна особа відправника)», «Прийняв водій-експедитор», «Здав водій експедитор», «Приняв (відповідальна особа одержувача)».

Розрахунки з постачальниками (підрядниками) ведуться як правило в безготівковій формі. Основним документом в розрахунках є рахунок-фактура.

Рахунок-фактура складається підприємством (постачальником) на імя покупця на підставі договору. На ПП «Маріна» він виписується у двох примірниках, один із яких залишається у постачальника, інший передається покупцеві. Підприємство-покупець перераховує кошти зі свого рахунку на рахунок підприємства відповідно до виписаного рахунку. Обовязковими реквізитами рахунку є дані про банківські реквізити і особу одержувача коштів. Підписується рахунок керівником, головним бухгалтером та ставиться печатка підприємства.

Рахунок-фактура є підставою для оформлення відповідних банківських розрахункових документів: платіжних доручень, платіжних-вимог доручень, розрахункових чеків.

Платіжне доручення є розпорядженням обслуговуючому банку про прерахування визначеної суми на рахунок іншого підприємства, оформлене не спеціальному бланку.

При розрахунках платіжними дорученнями ініціатором платежу виступає платник (в нашому випадку це ПП «Маріна»). За бажанням у платіжному дорученні платник може вказати дату валютування, тобто зазначену платником у розрахунковому документі або в документі на переказ готівки дату, починаючи з якої грошові кошти, переказані платником одержувачу, переходять у власність одержувача (в нашому випадку це ТОВ «Кримська водочна компанія»). Ця дата не може бути встановлена пізніше, ніж на десятий календарний день після складання платіжного доручення (без урахування дати його складання).

Рахунок і рахунок-фактура є розрахунковими документами, які повинні бути акцептовані.

Акцепт розрахункових документів - це надпис уповноваженої особи на рахунку, який засвідчує згоду оплатити рахунок. Після цього покупець надає своєму банку платіжне доручення на оплату придбаного товару та отримує виписку уповноваженого банку про списання грошових коштів з поточного рахунку. Якщо оплата товару проводиться готівкою через підзвітну особу, то заповнюється видатковий касовий ордер на видачу готівки під звіт та звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (з квитанцією до прибуткового ордеру, чеком реєстратора розрахункових операцій, копією розрахункової квитанції з відміткою «сплачено»).

Відображення в бухгалтерському обліку зобовязань за виконані роботи (надані послуги) здійснюється на підставі акту приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг).

Акт виконаних робіт відноситься до первинних бухгалтерських документів та його оформлення регламентується статтею № 9 Федерального закону № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Цей документ, як додаток до укладеного договору, має широке застосування в різних областях виробництва і будівництва, а часто використовується і звичайними громадянами для захисту своїх прав при замовленні або наданні послуг. Правильно складений акт допоможе уникнути проблем у відносинах між замовником і виконавцем робіт, а також спростить вирішення спірних питань.

У верхній частині акту зазначається назва і номер документа, з поясненням, щодо інформації яка в ньому подається. Далі вказується місце складання документа і дата. У наступній частині акту прийому-здачі описується зміст, обсяг робіт і терміни їх виконання відповідно до укладеного раніше договору. Обовязковою до заповнення є і частина, яка містить відомості про фінансову складову договору. Тут записується сума, що відповідає обсягу виконаних робіт, з виділенням ПДВ окремим рядком для бухгалтерського обліку. Даний первинний документ підписується уповноваженими особами з боку замовника і виконавця. Документ скріплюється печатками [19].

Матеріальні цінності від постачальників підприємства отримують, як правило, через уповноважених осіб, які діють від імені підприємства на підставі довіреностей. Порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей встановлено «Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей», затвердженої Наказом Міністерства Фінансів від 16 травня 1996 р. № 99. Бланки довіреностей є документами суворої звітності.

Довіреність на одержання матеріальних цінностей видається тільки посадовим особам, що працюють на цьому підприємстві і підписується керівником та головним бухгалтером або їх заступниками, та особами, які на те уповноважені керівником підприємства [12].

Строк дії довіреностей встановлюється залежно від можливості одержання та вивозу відповідних цінностей однак не більше як на 10 днів.

Особа, якій видана довіреність, зобовязана не пізніше наступного дня після доставки на підприємство одержаних цінностей, незалежно від того, одержані цінності повністю або частково, подати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад.

Оприбуткування товару від постачальника залежить від наявності розбіжностей між фактичними даними, та даними, зазначеними в документах постачальника, і оформлюється: прибутковою накладною чи проставленням штампу «оприбутковано» на документі постачальника (якщо розбіжності відсутні), або актом приймання (якщо є розбіжності).

Акт приймання також оформлюється у випадку одержання не відфактурованої поставки [19].

При надходженні товару без товаро супровідних документів (невідфактуровані поставки) їх приймають на облік на підставі акта про приймання товарів без рахунку постачальника. Оптові торгові підприємства такі як ПП «Маріна» придбавають у підприємств виробників (постачальників) товари за відпускними (договірними) цінами з додатковим нарахуванням ПДВ. Постачальник (продавець) повинен надати оптовому підприємству податкову накладну, у якій крім інших реквізитів, вказується ціна товару, ставка і сума ПДВ, загальна сума до оплати. Податкова накладна виписується на кожну поставку товарів у двох примірниках, оригінал якої надається покупцю (одержувачу товарів або послуг), а копія зберігається у продавця (постачальника) як звітний і розрахунковий податковий документ.

Крім того, підставою для оприбуткування та оплати придбаного товару є документ, що підтверджує його якість (сертифікат якості).

Оприбуткування імпортних товарів на склад покупця проводиться на підставі зовнішньоекономічного договору купівлі-продажу, вантажної митної декларації, приймального акту та акту експертизи торговельно-промислової палати, комерційних документів: рахунків-фактур (invoice (інвойс), що підтверджують митну вартість товару); транспортних накладних (CMR, залізничної накладної, авіа накладної, коносаменту, товарно-транспортної накладної, пакувальних листів). При здійсненні розрахунків у іноземній валюті складається довідка бухгалтерії про наявність курсових різниць при перерахуванні заборгованості.

При виявленні недостачі або дефекту товарів приймання не припиняється, а складається рекламаційний акт, в якому зазначається наступні реквізити: особи, які беруть участь в прийманні; дата, час початку та закінчення приймання, місце складання акту; номер контракту, місця партії; найменування, адреса, країна постачальника; найменування товару, номер коносамента, номер накладної та інших документів; найменування покупця; кількість товару з кожної позиції асортименту; невідповідність якості, комплектності та іншим даним супровідних документів; стан тари, упаковки та маркування тари.

Документи, які оформлюються при перерахуванні коштів, залежать від форми розрахунків: платіжне доручення, акредитив, інкасо, ВКО та інші платіжні документи.

Операції з видачі грошових коштів з каси оформляються видатковим касовим ордером за формою КО-2. Він оформляється як при традиційних методах обробки, так і при обробці за допомогою обчислювальної техніки. Підписується керівником організації та головним бухгалтером підприємства, обовязково реєструється в журналі реєстрації видаткових та прибуткових касових документів за формою КО-3 або КО-3а.

Видачу грошей з каси за видатковим касовим ордером можна робити - у разі виплати зарплати, премії, відпускних, допомог, під звіт співробітникам організації, при здачі в банк, при виплаті постачальникам або засновникам.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV [13].

Первинне спостереження, документування та документація відіграють важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а саме:

*дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообігу засобів;

*забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;

*є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;

*є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.

Первинні документи мають бути складені на паперових або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів. Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, регістрів і звітів установлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

Сучасні інформаційні технології здатні швидко одержувати інформацію і обмінюватися нею. Електронний документ може бути доказом, якщо його складено з дотриманням усіх вимог і можна довести його цілісність і справжність. На сьогодні електронний документообіг і цифровий підпис набули широкого розповсюдження у сфері проведення банківських операцій і комерційних операцій електронної торгівлі.

Використання електронного документообігу і цифрового підпису тепер узаконено і регулюється законами України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. № 851-IV, "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 р. № 852-IV. Однак успішне функціонування системи електронного документообігу залежатиме від уряду та Національного банку України, які повинні розв'язати цілу низку невирішених питань.

Усі дані про господарські операції відображуються в первинних документах, після чого їх потрібно згрупувати та узагальнити за об'єктами бухгалтерського обліку. На практиці групування здійснюється спочатку з великим ступенем деталізації, а потім з дедалі меншим.

Наприклад, на складі щомісяця формуються десятки первинних документів з надходження та вибуття запасів. Одночасно інформація з них групується окремо за кожним видом запасів. Для цього ведуться картки, де відображаються залишок цього запасу і всі факти його надходження та вибуття. Це аналітичний облік.

Подальше узагальнення полягає в тому, щоб визначити обороти та залишки по субрахунках рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", а потім в цілому по рахунку. Це синтетичний облік.

Тому можна виділити такі етапи обліку:

1) первинний облік - фіксується в документах;

2) поточний облік - аналітичний і синтетичний, фіксується в облікових регістрах;

3) зведений, узагальнюючий - синтетичний облік та звітність.

Синтетичні рахунки використовують для обліку економічно однорідних груп засобів, їх джерел та господарських процесів у грошовому вимірнику. Ці рахунки можна назвати "узагальнені", "зведені". Дані синтетичного обліку використовують при складанні бухгалтерського балансу та інших форм фінансової звітності.

Однак, підприємству часто потрібна й більш детальна інформація про конкретні види засобів, їх джерел, а також господарських процесів. Таку інформацію одержують за допомогою аналітичних рахунків. Такі рахунки узагальнено можна назвати "розчленованими з цілого на складові". Це облік, в якому крім грошових вимірників, застосовують й натуральні та трудові вимірники.

Взаємозв'язок між синтетичними й аналітичними рахунками виявляється таким чином.

На рахунках синтетичного й аналітичного обліку залишок (сальдо) розміщується на одній і тій же стороні рахунка.

Якщо дебетується чи кредитується синтетичний рахунок, то однаково дебетуються чи кредитуються його аналітичні рахунки.

Кожну операцію на рахунках синтетичного обліку записують загальною сумою, а на відповідних аналітичних рахунках - частковими сумами.

Сума залишків (сальдо) і оборотів за всіма аналітичними рахунками має дорівнювати залишку (сальдо) й оборотам, відповідно, синтетичного рахунка. Відсутність такої рівності свідчить про наявність помилок у бухгалтерських записах, які треба знайти і негайно виправити.

Як бачимо, аналітичний облік має важливе не тільки пізнавальне, а й контрольне значення. Його показники необхідні менеджерам для управління запасами та збутом готової продукції, а фінансистам - для аналізу дебіторської і кредиторської заборгованості, фінансових результатів за центрами відповідальності. Точність та достовірність показників аналітичного обліку періодично звіряють шляхом проведення інвентаризації.

Відображення господарських операцій за синтетичними та аналітичними рахунками - це поточний бухгалтерський облік.

Протягом місяця з журналу реєстрації господарських операцій зроблені кореспонденції рахунків (бухгалтерські проводки) переносять на відкриті на підставі балансу синтетичні та аналітичні рахунки. Наприкінці місяця за кожним синтетичним та аналітичним рахунком вираховують обороти за дебетом і кредитом і виводять кінцеве сальдо (залишок на кінець місяця).

Дані синтетичних і аналітичних рахунків узагальнюють за допомогою оборотних відомостей, які складають окремо за синтетичними й аналітичними рахунками.

Планом рахунків бухгалтерського обліку передбачена можливість взаємозалежного відображення багатьох видів розрахунків. Облік розрахунків з постачальниками й замовниками ведеться на пасивному рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", і активному рахунку 371 "Розрахунки за виданими авансами".