Атмосфера. Правило пяти чувств

Уделите достаточно внимания созданию атмосферы мероприятия. Это тот образ, то общее впечатление, которое отметят и запомнят участники.

Подумайте, как воспринимается ваше мероприятие.

И здесь стоит задуматься о том, сколько у человека органов чувств. Подсказываю: их пять – зрение, слух, осязание, обоняние и вкус.

Теперь вопрос: сколько из этих чувств используется на мероприятии? Правильный ответ: все пять. Мы же люди и не можем выключить свое восприятие. К сожалению, часто об этом забывают. В основном заботятся только о визуальном и звуковом оформлении, что с точки зрения расстановки приоритетов действительно верно: более 80 % информации об окружающем мире мы получаем при помощи зрения и слуха. Тем не менее остальные чувства тоже очень важны.

Рассмотрим каждое из чувств и то, как можно их задействовать в организации мероприятия (вспомним, что сейчас мы планируем его атмосферу).

Зрение

Интенсивность освещения. Если вы хотите создать деловую атмосферу, зал, где происходит мероприятие, должен быть освещен достаточно, но не слишком. Приглушенный свет предполагает, что у вас атмосфера камерная, располагающая к эмоциональному неформальному общению, атмосфера вечернего приема. Яркий, агрессивный свет подойдет для очень торжественного мероприятия или презентации. На деловом мероприятии слишком яркий свет в зале будет создавать дискомфорт.

Позаботьтесь о том, чтобы в ходе мероприятия вы могли менять интенсивность освещения. Например, во время выступления докладчика свет может быть более интенсивным, во время показа слайд‑шоу или ролика свет понадобится на время притушить.

Визуальная поддержка, шоу. На презентации или фуршете в каком‑то месте имеет смысл поставить экран, на котором крутится фильм или клип. Люди будут останавливаться и смотреть. Также достойным сопровождением вашего мероприятия может стать яркое визуальное представление, например лазерное шоу.

Указатели. Вы можете сэкономить на персонале, если расставите указатели для участников. Не будет необходимости ставить специального человека, объясняющего маршрут движения. В некоторых случаях, если мероприятие сложное, проходит в нескольких залах, можно раздать приглашенным схему: вот в этом зале вы находитесь сейчас, здесь курительная, здесь презентация, здесь шведский стол и так далее. И если у человека есть подобная схема, он легко будет ориентироваться даже в новом для себя помещении.

Цветовое оформление залов. Вы можете оформить зал в корпоративных цветах. То есть, если вы придете на мероприятие Pepsi или VW, зал, скорее всего, будет синим или с синими элементами. Используйте ваши корпоративные цвета. Вы можете составить какую‑то композицию из цветов, которая тоже должна поддерживать либо цвета мероприятия, либо цвета праздника, который вы организуете.

Помните, что цвета программируют определенную реакцию человека: красный возбуждает, зеленый успокаивает и т. д. Оформите зал с использованием цветов, воздушных шариков и композиций из них.

Логотип. Он тоже может стать элементом визуального оформления вашего мероприятия. Сделайте ледяную фигуру в виде логотипа вашей компании, нарисуйте его на большом торте, транслируйте на экран. Вы должны гордиться им, а участники – часто натыкаться на него взглядом. Пусть логотип будет на всех печатных материалах, бэджах участников, на сувенирах и т. п.

Хорошая идея – баннер позади президиума. Я уверен, что все видели в газетах фотографии крупных чиновников, бизнесменов, выступающих на различных мероприятиях. При этом сразу можно понять, где была сделана эта фотография. Просто потому, что на заднем плане есть какой‑то логотип: Interfax, РИА‑Новости, World Economic Forum. Компания‑организатор, приглашающая важных гостей, заранее подумала о том, как подготовить президиум так, чтобы газеты и журналы фактически бесплатно рекламировали какую‑то площадку или мероприятие. Вот как это можно сделать (рис. 8).

Как это работает? Крупный логотип нужен для общих фото президиума, чтобы его было видно издали, на общих планах. Мелкие логотипы будут видны на портретных фото.

Для чего это? Помните о вторичной аудитории! Кстати, поставьте логотип на трибуну, на микрофон.

Участники. Ваши гости тоже могут стать частью дизайна, и вы можете повлиять на это.

На карнавале собственно участники и являются основным элементом шоу. В этом и есть суть мероприятия как действия. Приглашая на мероприятие, предупредите о форме одежды: зал, в котором все дамы одеты в вечерние платья, а мужчины во фраки, уже будет смотреться торжественно.

Выдавайте какой‑то общий элемент одежды, который все участники будут надевать. Например, повязку на руку или на шею, одинаковые брошки или значки, декоративные снежинки, майки и т. п. Это зависит от типа вашего мероприятия. Глядя вокруг, участники будут видеть эти элементы и осознавать себя частью некоего сообщества («оранжевая революция» на Украине показала, как эффективен этот подход).

Бэдж. Наиболее часто на деловых мероприятиях таким элементом становится именной бэдж (небольшая пластиковая табличка, которая крепится к груди участника либо надевается на шею). Он выполняет сразу две функции: информирует других участников о личности его обладателя и является декоративным элементом. Он позволяет проще устанавливать контакты, находить незнакомых людей, знакомиться. Позаботьтесь о том, чтобы наиболее важный элемент бэджа был напечатан максимально крупно, чтобы его было легко прочитать. Это может быть фамилия и имя участника, либо название его компании, либо статус (участник, пресса, VIP), цвет, тема мероприятия.

Опытным путем проверьте удобство подготовленного бэджа – постарайтесь прочитать содержание с расстояния 1,5–2 метра. Не вписывайте в бэдж лишнее. Очень важно глядеть на бэдж глазами участника. От того, зачем участники пришли, будет зависеть информация, которую они будут искать! Иногда название фирмы важнее имени, иногда наоборот. Постарайтесь это учесть.

Бэдж может стать одновременно и функциональным, и эффектным элементом оформления. Некоторые деловые люди коллекционируют полученные на мероприятиях бэджи. Позаботьтесь о том, чтобы он был качественным и красивым, как произведение искусства. Пусть на нем будут не только фамилия и логотип организатора, но и декоративные элементы.

Бэдж – очень важный элемент мероприятия. То, как вы его оформите, многое скажет о вас как об организаторе.

Самый минималистичный бэдж, который я видел, состоял только из фамилии.

Самый подробный бэдж выдали моему другу Михаилу Джонджуа в Университете Уолта Диснея во Флориде. По его рассказу, это было нечто сродни отрывному календарю: там были написаны имя, фамилия, компания, должность, страна, откуда приехал участник, он содержал множество цветных элементов, которые показывали, новичок это или участник со стажем, на сколько мероприятий он приехал, является он сопровождающим лицом или представителем прессы и т. д., и т. д.

Подойдите к созданию бэджа творчески.

Слух

С органами слуха мы взаимодействуем, используя речь. Так что любой вербальный контакт с аудиторией будет восприниматься слухом. Обратите внимание на следующие этапы подготовки.

Звук и акустика. Как и в случае с освещением, сила звука будет менять атмосферу мероприятия – добейтесь нужного вам восприятия и интенсивности. Постарайтесь заранее проверить акустику помещения, где будет происходить мероприятие. В одних случаях вам не потребуется ничего менять, в других придется заказывать звукоусилительное оборудование, микрофоны и пр. Поэкспериментируйте со звуком заранее, обратите внимание, где звук слишком сильный, где недостаточный.

Помните, что звук может также мешать и портить впечатление от мероприятия. Проследите, чтобы внешние звуки не проникали в ваше помещение. Нет ничего хуже, чем звуки стройки, чужой музыки, выступления в соседнем конференц‑зале в неподходящий момент. Позаботьтесь о том, чтобы этого избежать.

Музыкальное сопровождение. Музыка, безусловно, влияет на наше восприятие. Например, информация запоминается лучше всего под классическую музыку (кстати, эта книга пишется под Бетховена). Под ритмичную хочется двигаться. Зажигательная латиноамериканская музыка заставляет улыбаться.

Меняйте музыку в зависимости от ваших целей. Даже если у вас исключительно деловое мероприятие, ставьте музыку в перерывах, это позволит участникам расслабиться.

Не бойтесь использовать классическую музыку. Большинство людей (как мне кажется) все‑таки любят классику, хотя и не часто слушают ее для собственного удовольствия. Пусть ваше мероприятие будет чем‑то необычным для них. Ведь мероприятие – это то, что отличается от повседневности.

Фон. Типичный фон в зале, где ничего не происходит и находится много людей, – однородный гул немного приглушенных голосов. Это тоже определенная атмосфера. Однако в некоторых случаях ваши участники будут ощущать себя гораздо комфортнее и раскованнее, если фоном станет негромкая музыка, например легкий ненавязчивый джаз.

Сигналы. В некоторых случаях вам придется подавать звуковые сигналы. Все знают, как звонят в колокольчик, привлекая внимание, или свистят в свисток спортивные судьи, как аукционист стучит молотком, подтверждая ставки, как звонят в театре, сообщая о начале представления. Все это – элементы звукового управления человеческой группой. Возможно, вам тоже это потребуется – обзаведитесь нужным инвентарем.

Раньше, чтобы сообщить, что перерыв закончен, мы, сотрудники компании‑организатора, подходили к каждому участнику и говорили: «Перерыв закончен, пожалуйста, проходите в зал» (и если участников 300, то эта фраза повторялась 300 раз). Это отлично срабатывает, если приглашены 10–20 человек. Если больше – очень утомительно и при этом теряется темп работы.

После этого мы купили большой и звонкий колокольчик на ручке. Теперь достаточно одного человека, который в течение минуты звонит в зале, где проходит кофейная пауза. Все участники сразу понимают, что это за сигнал, и отправляются в зал заседаний.

Кроме того, большинство участников улыбается, когда видит и слышит этот колокольчик, это – fun.

В данном случае мы используем стереотип школы – «конец перемены».