Ввод данных в ячейки таблицы

3 Выполнение операций с БД.

1 Создание таблицы БД в режиме конструктора

База данных (БД) – поименованная совокупность данных, предназначенная для использования в одном или нескольких приложениях, например, телефонный справочник – это БД телефонных номеров объектов, список студентов группы – БД студентов, составляющих академическую группу и т.д.

Access - это система управления базами данных (СУБД), т.е. комплекс программ, предназначенный для хранения больших массивов данных в определенном формате (формате таблицы) и их автоматизированной обработки, например, расчет налогов, заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчеты.

Access входит в состав пакета приложений MS Office, который работает под управлением операционной системы Windows, поэтому в Access все операции (вырезать, копировать, вставить данные из любого приложения Windows и др.) выполняются по одним правилам. Данные Access просто комбинировать с данными СУБД Paradox, Dbase, с табличным процессором Excel.

Access - это реляционная СУБД (от англ. relation- отношение) Это означает, что БД может содержать несколько связанных между собой отношениями таблиц БД, что помогает упростить структуру данных, исключить их дублирование и облегчить выполнение работы.

Основное различие между таблицей базы данных (БД) и электронной

таблицей Excel - в системе адресации - в таблице Excel адресуется и обрабатывается каждая ячейка отдельно, а в таблице БД – текущая запись со всеми полями. Второе отличие - в таблицу Excel можно сразу вводить любые данные, а в таблице БД её полям сначала нужно задать тип вводимых данных. Третье отличие – файл Excel сначала создаётся, а потом сохраняется командой Сохранить (Сохранить как…), а для БД Access сначала в

памяти создаётся своя папка, а затем в неё автоматически сохраняются все её таблицы, формы, запросы и отчёты.

По умолчанию БД, созданные в Access 2002 сохраняются в формате

Access 2000 для совместимости их с предыдущими версиями программы, Access 2000 и Access 97. Для использования всех средств Access 2002 нужно установить в компьютере соответствующий формат командой Сервис\Параметры\вкладка Другие, в поле Формат файла по умолчаниюраскрыть список форматов и выбрать Access 2002, затем нажать клавиши Применить и ОК.

В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей – Мастера, Шаблоны, Выражения, встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications), позволяющий программировать сложные процедуры обработки данных и др.

Мастер (Wizard) - специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем сама создает этот объект, выполняя всю черновую работу. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Шаблон – заготовка базы данных конкретного типа (Склад, Контакты, Ресурсы, Расходы и др.), в которой уже созданы таблицы с заданными полями, формы, отчёты и форматы вывода отчётов на печать. Пользователю остаётся только заполнить таблицы БД своими данными. При необходимости можно выбрать поля таблицы и форматы распечатки из предлагаемых списков, ненужные таблицы шаблона БД можно удалить.

Построитель выражений используется для создания сложных математических и логических формул и выражений как для проверки различных условий, так и для выполнения вычислительных операций.

БД может содержать следующие составляющие - таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты. Все они в Access хранятся в одном файле.

Таблица – массив для хранения данных, состоит из записей (строк) и полей (столбцов) в таблице данных Access

Запрос – средство обработки данных в таблице, служит для просмотра, анализа и изменения данных из нескольких таблиц БД.

Форма – фрагмент таблицы данных, служащий для ввода, редактирования, просмотра и удаления данных.

Отчёт – средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации.

Объект – идентификатор, формула, рисунок, диаграмма, таблица,

отчёт, форма и др. элемент данных или БД.

Структура таблицы БД и типы данных. Основным структурным компонентом БД является таблица. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о сотруднике может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.

Структура таблицы определяется:

названиями полей, из которых она состоит,

типами полей и

размерами полей.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя (название), которое может содержать не более 64 символов (нельзя использовать символы!,., %, $, #) и задаётся один из основных типов данных. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора.

В табл. 1. представлены типы данных Access и их описание.

Таблица 1

создание пустой таблицы в Access возможно четырьмя способами:

Использование Мастера БД для создания всей базы данных (содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы) за одну операцию. Мастер БД может только создавать новую БД, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу;

Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества предлагаемого списка;

Режим таблицы. Ввод данных непосредственно в пустую таблицу При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;

Режим конструктора. Определение всех параметров макета таблицы.

Режим конструктора является основным, т.к. позволяет не только создавать пустую таблицу, определять все параметры её макета, но и изменять таблицы, созданные другими методами (с помощью мастера БД, мастера таблиц и в режиме таблицы) – изменять и добавлять поля, устанавливать значения по умолчанию, ограничения, маски ввода и др.

2 Ввод данных в ячейки таблицы

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом - поставить курсор в нужную ячейку, т.е. сделать ее активной, и ввести в нее данные (для поля с типом данных Счетчик данные не вводятся, так как значения

в этом поле появляются автоматически).

Основные операции при вводе данных:

если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу Esc, то восстанавливается старое значение; клавиша Esc также восстанавливает удалённое значение;

если нажать клавиши Enter или Таb, то в ячейку заносится новое значение;

выделение содержимого ячейки выполняется двойным щелчком мыши или нажатием клавиши F2;

выделение записи или поля производится щелчком мыши по заголовку строки или столбца;

выделенная ячейка при нажатии клавиши Del очищается;

перемещение в ячейку поля справа выполняется клавишами стрелка вправо [ ] или Tab, поля слева – клавишей стрелка влево [ ];