Измерение данных

У руководителей есть поговорка: хочешь управлять — измерь. Вспомнив разговор об управлении собой как автономной компанией, можно догадаться, что этот принцип можно применить к себе лично. Воспользуйтесь количественными измерителями, если вы хотите повысить эффективность использования времени и снизить его расход на поглотители.

Для выработки некоторых измерителей потребуются данные хронометража, другие можно применять и без него.

Поговорим о первых. С помощью хронометража можно получить ответы на следующие вопросы. • какое количество (или процент) времени тратится на долгосрочные, наиболее важные проекты (как правило, это около 20-30 % рабочего времени; желательно довести эту цифру до 60-70 %);

• сколько времени тратится на задачи, которые можно делегировать, но почему-то я этого не делаю (этот показатель не должен превышать 10 %);

какой процент времени уходит на поглотители (показатель часто доходит до 50 % (!), через несколько недель хронометража его удается снизить до 10-20 %). Вечером в созданной на основе хронометража картине дня

отметьте наиболее важные долгосрочные дела, те, которые

могли бы делегировать, и поглотители. Например:

• 9:10 — села работать, зашла в Интернет почитать новости (по гл.);

• 9:20 — выпила кофе (погл.);

• 9:30 — начала писать отчет (долгоср.);

• 9:45 — зашла Тома, обсудили вчерашние действия шефа, поговорили о международном положении дел (погл.);

• 11:15 — вернулась к работе (долгоср.).

Посчитайте, сколько времени вы потратили на отдельные категории. Теперь — самое интересное. Ежедневно отмечайте эти показатели на графике: по горизонтали — дни недели, по вертикали — ваш показатель в часах или минутах.

Психология человека такова, что как только вы начнете фиксировать количественные показатели, они сами собой начнут изменяться в лучшую сторону: время на поглотители будет уменьшаться, время на выполнение важных задач — увеличиваться. Изменения показателей на графике будут стимулировать вас к тому, чтобы постоянно улучшать показатель затрат времени на главное.

Разберемся с показателями, для отслеживания которых не нужна полная картина дня. Это могут быть:

• количество времени на выполнение приоритетной задачи;

• количество времени на отдых;

• количество времени на неформальное общение с коллегами в рабочее время;

• количество времени на задержки в офисе после окончания рабочего дня.

Наверняка вы догадались, что первые два показателя требуют постоянного увеличения, два последних — уменьшения. Для их фиксации не нужен постоянный хронометраж — достаточно в течение дня записать только время работы, например, над приоритетной задачей. В конце дня это время суммируется и отражается в графике.

Оптимальное количество показателей — два-три; когда какой-то из них будет доведен до нужного значения, его можно далее не отслеживать и заменить другим.

Показатели могут быть любыми — в зависимости от вашей деятельности. Главное — понять, чего вы хотите от своего времени, какую часть жизни нужно оптимизировать, и выразить это количественно.

Date: 2015-12-12; view: 344; Нарушение авторских прав