Решение рутинных задач

Вы наверняка замечали, что решению важных задач мешает рутина мелких дел: оплатить счета, расчистить рабочий стол или полить цветы. Изо дня в день вы переносите такие дела, переживаете, что до них не доходят руки, или вообще забываете об их существовании. Они очевидны, поэтому и забываются — вы не придаете им значения.

Когда рутинных дел много, они вносят хаос в работу, поэтому за их выполнением лучше следить. Речь идет не о жестком их планировании, а о том, чтобы такие задачи выполнялись хотя бы раз в неделю. Для этого можно создать следующую таблицу: в левой колонке поместить часто встречающиеся регулярные задачи. Далее слева направо — колонки по календарным неделям. Выполнение задачи отмечается знаком " + " в соответствующей колонке, невыполнение— знаком "-". Примерно это выглядит так (табл. 4.2).

Таблица 4.2. Планирование рутинных дел

Еще раз обращаю ваше внимание: это не таблица жесткого планирования. Не принципиально, в какой именно день расчистить рабочий стол или проверить дневник сына. Важно, чтобы это делалось примерно раз в неделю.

Ничего страшного, если на текущей неделе задача оказалась невыполненной (например, вы так и не нашли времени навести порядок на рабочем столе). Просто ставьте прочерк. Однако когда прочерки начнут накапливаться, это будет сигналом, что задача не выполнялась давно, поэтому пора ей заняться.

Вот примеры задач такого типа.

Резервное копирование информации. Важные электронные документы нужно регулярно сохранять на флешку, дискету или диск, чтобы в случае технических неполадок они остались в целости и сохранности. Контактные данные с визитных карточек и листков бумаги желательно переносить в единую базу контактов (алфавитный указатель, компьютерный файл, мобильный телефон). Значимые бумажные документы стоит отксерокопировать и хранить копии отдельно на случай потери оригиналов.

Расчистка рабочего стола. Редким людям удается постоянно поддерживать идеальный порядок на рабочем столе, но расчищать его регулярно (раз в день — основную рабочую площадь, раз в неделю — выдвижные ящики и полки) необходимо. Точно так же в компьютере нужно регулярно чистить папки Рабочий стол и Мои документы.

Проверка дневника сына-школьника. Не обязательно требовать у ребенка ежедневный отчет об успехах в учебе, но и запускать это не стоит: дети быстро подмечают подобное и начинают лениться. Если же сын будет точно знать, что вечером в пятницу мама обязательно попросит его показать дневник, у ребенка будет дополнительный стимул получать хорошие оценки.

Сын моей подруги, ученик шестого класса, жаловался мне, что мама редко хвалит его за хорошие оценки. Я рассказала о проблеме мальчика подруге. Она, как человек системный, внесла в график ежедневных рутинных задач пункт "Похвалить сына за хорошие оценки" и каждый день отмечала выполнение знаком " + ". В результате сын стал учиться еще лучше и спустя несколько недель уже не ждал от мамы вопроса про его дела в школе, а сам рассказывал ей все, чем напоминал о поощрении вместо ежедневника.

Хранить график рутинных дел нужно в разделе "Неделя", тогда вы будете видеть его как минимум раз в день и ничего не забудете.