Теоретические аспекты организации кадровой работы

1.1 Определение сущности понятия «Кадровая документация»

Кадровая документация – группа документов, создаваемая при оформлении, приеме, увольнении сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, регламентации обязанностей персонала, формирования штатного расписания и других документов, связанных с личным составом организации. Для освещения, какого – либо вопроса сначала необходимо определить его терминологический состав. В каждой сфере человеческой деятельности употребляется тот или иной набор понятий и терминов специфичный только для конкретной области его применения. Отличие от общелитературного язык профессиональный требует однозначности толкования основных понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, и неточное употребление того или иного термина может иметь нежелательные юридические последствия. Именно поэтому в первом пункте нашей курсовой работы мы определили сущность понятия «Кадровая документация» для дальнейшего более содержательного раскрытия темы. Чтобы максимально точно определить значение рассматриваемого нами термина мы рассмотрим его трактовку различных авторов в таблице №1, а затем проведем анализ этих понятий. Следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не в состоянии ответить на многие ключевые вопросы, связанные с деятельностью организации:

- Какие решения принимались организацией;

- Какие документы, и по каким проблемам находятся в работе;

- Какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;

- Чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения. Решению этих проблем и повышению управляемости предприятия может способствовать организация автоматизированной системы управления кадрами (АСУ) или автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного по базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления. АСУ представляет собой форму организации управления персоналом, основную для тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также на широком использовании выработанных в практике управления приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений. Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающий автоматизацию функций пользователя, позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы. Использование отдельных автономных компьютеров на рабочих местах делопроизводителей или даже компьютерной сети в кадровой службе вышеперечисленных проблем принципиально решает, фактически это просто меняет способ ведения картотеки или журнала. Если же существует сеть, объединяющая компьютеры, установленные на рабочих местах в различных подразделениях организации, то данные о работе с документами на рабочих местах могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя информационную базу для управления кадровой документацией. Более того, появляются возможность использовать сеть не только для пересылки данных о работе с документами, но и самих документов, то есть возможность перехода на электронный документооборот в полном смысле слова. Для организации такого сетевого управления документационной деятельностью необходимо специальное программное обеспечение – системы делопроизводства и документооборота (САДД). Чем Больше число рабочих мест сотрудников связанных с обработкой документов, охватывается такой системой, тем эффективнее может осуществляться контроль. В идеале система должна распространяться на все рабочие места, в этом случае – при минимизации дополнительных трудозатрат- обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

Date: 2016-02-19; view: 367; Нарушение авторских прав