Текстовый редактор Word. Организация деловой переписки. (2 часа)

Цель работы: научиться создавать серийные документы, в которые можно вставлять переменную информацию, например фамилии, адреса, имена и т.д.

Теоретическая часть: При подготовке серийного документа используются файл с основным документом и файл источника данных. В основном документе содержатся стандартный текст и рисунки, которые нужно поместить в каждый экземпляр документа, а источник данных включает информацию, которая в каждом отдельном экземпляре будет различной: имена, фамилии, адреса. В основной документ вставляются так называемые поля слияния, в которые затем и подставляется переменная информация. После объединения основного документа с источником данных Word вставляет информацию из источника данных в поля слияния, в результате чего образуется готовый документ.

Создания серийного документа состоит из трех этапов:

- Создание основного документа.

- Создание источника данных.

- Слияние основного документа с источником данных.

Допустим, необходимо направить несколько писем коллегам, с которыми встречались на недавней торговой выставке, и сообщить им о предстоящем визите в их город.

Для этого потребуется создать основной документ со стандартным текстом, в который нужно затем вставить конкретную информацию: фамилии, адреса, телефоны и т.д. В качестве основного документа для данного конкретного случая надо создать серийное письмо. Источник данных еще не создан, поэтому основной документ останется пока не заполненным.

Методические рекомендации к выполнению работы

В меню Сервис выберите команду Слияние.

В диалоговом окне Слияние щелкните по кнопке Создать под заголовком Основной документ. Смотри рисунок 1.

В открывшемся списке выделите строку Документы на бланке. Откроется диалоговое окно.

Щелкните на кнопке Активное окно

Теперь основной документ можно создавать в уже открытом окне и открывать новое окно не потребуется.

Рисунок 1. Диалоговое окно Слияние.

Создание источника данных:

Источник данных может содержать как текст, так и рисунки. Каждый отдельный набор связанной информации в источнике данных образуют так называемую запись. Внутри каждой записи информация распределяется по категориям, которые называются полями. В них указываются имена, фамилии, названии организаций и т.д. Каждому полю в источнике данных необходимо присвоить имя, которое может содержать не более 32 символов. Используются буквы, цифры и символ подчеркивания (_). Использовать пробелы нельзя. Первый символ обязательно должен быть буквой.

Технология создания источника данных:

Щелкните по кнопке Получить данные в окне Слияние (см. рисунок 2)

Выделите строку создать Источник данных

Выделите по очереди каждое из перечисленных полей, не нужные поля удалить кнопкой Удалить. Оставьте только поля

Должность

Организация

Адрес

Область

Дом_телефон

Чтобы увидеть все поля прокрутите список

Рисунок 2 Окно Слияние. Создание источника данных.

После закрытия окна Создание источника данных

Рисунок 3. Окно Создание источника данных

Сохраните документ, выполнив команду Сохранить как…

Щелкните по кнопке Правка источника данных в диалоговом окне.

Заполните форму источника данных. Записей должно быть не менее пяти. Для добавления новых записей используйте кнопку Добавить (см. рис. 4).

Закройте окно Форма данных. Теперь Вы вернулись к основному документу. Обратите внимание на то, что появилась панель инструментов Слияние(см. рисунок 5)

Рисунок 4. Окно Форма данных.

Рисунок 5. Панель инструментов Слияние.