Подготовка письменного ответа заявителю о вынесенном решении по его обращению

При завершении рассмотрения обращения исполнитель направляет проект ответа на подпись руководителю организации. Для составления письменного ответа на обращения граждан используются бланки организации форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) с угловым штампом в соответствии с установленными правилами. При адресовании фамилия заявителя пишется в дательном падеже. Например: «Иванову В.К., Никитский бульвар, дом 5, кв.17, Москва, 125003».

К проекту ответа прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму, а также материалы, раскрывающие ход рассмотрения обращения. Исполнитель несет ответственность за содержание, ясность и четкость изложения ответа на обращение гражданина и полноту ответов на все вопросы, поставленные в письменном обращении. Ответы, составленные на основании нормативных документов, обязательно должны содержать тщательно проверенные ссылки на них (разновидность документа, автор, дата, номер и наименование).

Должен быть установлен следующий порядок визирования проектов ответов на обращения граждан, подготовленных за подписью руководителя. На втором экземпляре проекта ответа обязательны визы с расшифровкой должностей и фамилий: 1) начальника структурного подразделения или отдела, в котором готовился проект ответа; 2) начальников структурных подразделений, участвовавших в подготовке ответа; 3) юрисконсульта; 4) непосредственного исполнителя.

Проекты ответов, направляемые на подпись руководителю, визируются также заместителем руководителя, курирующего деятельность исполнителя. Лица, ответственные за организацию делопроизводства, проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, даты, номера, адреса, виз на копии и др.) и вносят необходимые записи в регистрационно‑контрольные карточки.

Руководитель в случае отсутствия дополнений или изменений подписывает либо, при наличии дополнений или изменений, возвращает проект ответа для доработки. После подписания руководителем организации ответа заявителю в двух экземплярах (первый экземпляр направляется заявителю, второй экземпляр вносится в дело) ответному письму присваивается регистрационный номер и осуществляется его отправка автору обращения по почте на указанный им адрес.

При отказе в удовлетворении обращения ответ заявителю должен быть мотивирован и понятен. В нем дается оценка всем доводам обращения, а отказ в его удовлетворении должен быть обоснован.

В случае возвращения проекта ответа на доработку устанавливается конкретный срок исполнения. Если указанный срок превышает 5 дней, то автору обращения за подписью руководителя направляется соответствующее уведомление. Основанием для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение может являться: 1) оформление проекта ответа с нарушением установленных реквизитов; 2) противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству; 3) необходимость дополнительного рассмотрения обращения; 4) иные основания в соответствии с требованиями руководителя. В случае возврата проекта ответа исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан: 1) устранить выявленные нарушения; 2) провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу поставленных вопросов.

Регистрационным номером отправляемого ответа является входящий номер обращения, после которого через дробь указывается индекс структурного подразделения и номер дела согласно номенклатуре дел. Например: СУ‑23/13‑65‑11.01.2009, где СУ – первые буквы фамилии заявителя (Семенов), 23 – регистрационный номер обращения, 13 – индекс структурного подразделения, в котором исполнялось обращение, 65 – номер дела по номенклатуре дел, в котором хранятся копия ответа с обращением и другие материалы, относящиеся к рассмотрению данного обращения, 11.01.2009 – дата отправки.

В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, указывать фамилию исполнителя и номер его телефона.

Ответ заявителю на обращения в виде электронных сообщений (интернет‑обращение) может направляться как в письменной форме (если имеется почтовый адрес заявителя), так и в форме электронного сообщения на указанный заявителем адрес электронной почты (е‑mail).