Первичная обработка обращений граждан

В соответствии с п. 15 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, эта процедура включает в себя следующие виды работ, осуществляемые должностным лицом, ответственным за делопроизводство: 1) проверку правильности адресования обращения; 2) определение содержания вопросов обращения; 3) проставление на обращении регистрационного штампа; 4) проверку истории обращения гражданина по данному вопросу.

Проверив правильность доставки по надписям на конверте, конверт вскрывают, при этом конверт скрепляют вместе с обращением и по окончании рассмотрения обращения подшивают в дело. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени получения или отправления обращения. Ошибочно доставленные обращения пересылаются по назначению (с обязательным уведомлением заявителя).

Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» предъявляются требования к содержанию письменного обращения гражданина, в котором должны присутствовать следующие обязательные реквизиты[388]:

1) наименование организации, куда заявитель направляет обращение;

2) фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина;

3) почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения;

4) изложение сути предложения, заявления или жалобы;

5) личная подпись заявителя;

6) дата составления заявителем обращения.

В случае необходимости к письменному обращению заявителем могут прилагаться документы и материалы либо их копии. Все поступающие в организацию предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены и зарегистрированы. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в организацию, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с присвоением дополнительного порядкового номера.

При первичной обработке следует иметь в виду, что не подлежат рассмотрению обращения, в том числе поступившие в электронном виде:

– без фамилии, имени, отчества; почтового адреса; с указанием недействительных сведений;

– в которых обжалуются судебные решения;

– содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

– если текст обращения не поддается прочтению или содержит непонятные сокращения;

– по разъяснению (толкованию норм, терминов и понятий) законодательства Российской Федерации и практики его применения, по проведению экспертизы договоров, учредительных или иных документов организаций;

– адресованные ошибочно, не относящиеся к компетенции организации;

– дубликаты ранее принятых обращений.

В соответствии с п. 12.10 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452, основаниями для отказа в рассмотрении интернет‑обращения, помимо указанных оснований, для письменных обращений на бумажном носителе также могут являться:

а) указание автором недействительных сведений о себе и/или адреса для ответа;

б) поступление дубликата уже принятого электронного сообщения;

в) некорректность содержания электронного сообщения;

г) невозможность рассмотрения обращения без необходимых документов и личной подписи (в отношении обращений, для которых установлен специальный порядок рассмотрения).

После процедуры регистрации такие обращения передаются на хранение с пометкой «ОСТАВИТЬ БЕЗ РАССМОТРЕНИЯ» с обоснованием принятого решения и последующим уничтожением. Исключение составляют анонимные обращения, содержащие сведения о готовящемся или совершенном преступлении, которые незамедлительно направляются для проверки в правоохранительные органы. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения[389].

Обращение обязательно проверяется на ПОВТОРНОСТЬ поступления в организацию. Если обращение повторное, в правом верхнем углу первого листа обращения ставится отметка «ПОВТОРНОЕ» и к нему прилагаются все материалы первичного обращения. В случае поступления дубликатных обращений заявителю могут направляться уведомления о ранее данных ответах или копии этих ответов.

В обращениях, полученных по факсу, проверяются как общее количество страниц, соответствие их количеству, указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается заявителю. Все обращения, приложения, справочные материалы (в подлинниках или копиях) скрепляются во избежание утери[390].

Результатом первичной обработки обращений, соответствующих требованиям федерального законодательства, является проставление в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте регистрационного штампа, в котором трафаретно обозначены места для проставления даты получения обращения и начала работы с ним в данной организации, регистрационного номера обращения, количества листов обращения, количества листов приложений к обращению. Например: