Сбор и анализ документов, связанных с рассмотрением обращения

При рассмотрении обращений граждан должностные лица обязаны:

– соблюдать требования, установленные действующим законодательством об обращениях граждан;

– принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений;

– уведомлять граждан о решениях, принятых по их обращениям.

Практика показывает, что на этапе рассмотрения обращения исполнитель выполняет ряд важных делопроизводственных операций, которые можно систематизировать следующим образом:

1) изучает реквизиты обращения гражданина;

2) обобщает и анализирует материалы, связанные с текстом обращения гражданина, в том числе в целях установления обоснованности доводов заявителя и принятия мер по защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов;

3) при необходимости готовит письменные запросы в иные организации в целях получения дополнительной информации;

4) при необходимости проводит выездные проверки и встречи на месте;

5) приглашает при необходимости заявителя для личной беседы и ведет запись беседы;

6) при необходимости направляет уведомление гражданину о перенаправлении его обращения на рассмотрение в другой орган в соответствии с компетенцией по существу поставленных в обращении вопросов либо дает необходимые письменные и устные разъяснения заявителю о необходимости его обращения в соответствующие органы государственной власти, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении гражданина;

7) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

8) готовит проект письменного ответа заявителю по существу поставленных в обращении вопросов;

9) завершает рассмотрение обращения, ставит на нем реквизит об исполнении документа и направлении его в дело (отметка об исполнении документа).

В целях сохранности подлинников обращений граждан запрещается делать на них какие‑либо пометки. При письмах‑запросах в другие организации следует направлять ксерокопии этих обращений.

Для оперативности исполнителями при рассмотрении обращения используются технические средства информации и связи.