Передача документов по обращениям граждан на хранение

После подписания ответа обращение гражданина, копии ответа на него и документы, связанные с разрешением обращения, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и порядком, установленным правилами по делопроизводству. Дела по обращениям граждан формируются: 1) при большом объеме обращений по алфавитному признаку; 2) при малом объеме – в хронологическом порядке. Обращения граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их комплектность. Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

Обложка дела должна оформляться в соответствии с установленными правилами. Сформированные дела по обращениям граждан помещаются в специальные архивные папки и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, – 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего рассмотрения). При необходимости экспертная комиссия организации может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения для соответствующих обращений граждан. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем организации.

Обращения граждан, содержащие предложения о существенных изменениях в деятельности организации и способствующие устранению серьезных недостатков и злоупотреблений, подлежат постоянному хранению. Срок хранения аналитических справок по обращениям граждан, а также материалов по мероприятиям, устраняющим причины, порождающие обращения граждан, – постоянный. Дела по обращениям граждан, отобранные на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение, по решению руководителя передаются в ведомственный архив через год после завершения делопроизводства по ним. По истечении установленного срока хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению. Для этого составляется акт о выделении документов к уничтожению, который рассматривается экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится в случае, если утверждены описи дел постоянного хранения и согласованы описи дел по личному составу организации за соответствующий период времени.

В организациях, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы после истечения сроков ведомственного хранения, установленный пятилетний срок хранения обращений граждан дополнен отметкой «ЭПК» (экспертно‑проверочная комиссия). Это означает, что срок хранения обращений граждан в соответствии с решением экспертной комиссии организации может быть увеличен, а в ряде случаев определен как постоянный.

Ответственность за сохранность и комплектность документов по обращениям граждан возлагается на должностных лиц, работающих с данной категорией документов. Должностное лицо, ответственное за контроль работы с обращениями граждан, должно постоянно вести отбор и накопление информации для составления аналитических материалов.