Завершение рассмотрения обращения и группировка документов дела по обращению гражданина

По итогам рассмотрения обращений может быть принято одно из следующих решений:

«удовлетворено» – приняты меры к полному или частичному восстановлению прав и законных интересов заявителя;

«удовлетворено повторное обращение» – обращение, по которому принималось решение об отказе в удовлетворении ранее поданного обращения. При этом первичное решение отменяется;

«отклонено» (либо «отказано») – требования заявителя, изложенные в обращении, признаны необоснованными;

«разъяснено» – по обращению, в котором не содержалось просьб об удовлетворении каких‑либо требований или ходатайств, даны разъяснения вопросов правового характера;

«принято иное решение» – обращение оставлено без разрешения, переписка с заявителем прекращена;

«направлено» – обращение в семидневный срок направлено для разрешения в другое ведомство по принадлежности.

На каждом обращении после его исполнения и окончательного решения делается отметка об его исполнении и направлении в дело. Отметка располагается на нижнем поле первого листа слева и состоит из слов «В дело», индекса дела согласно номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, краткого изложения принятого решения, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения‑исполнителя, даты. Например:

В дело 26 Подготовлен ответ исх. № 19/С от 28.04.2009

Подпись исполнителя 28.04.2009

После завершения рассмотрения обращения исполнитель в соответствии с утвержденной номенклатурой дел формирует дело, включающее подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, и затем передает это дело на хранение должностному лицу, ответственному за делопроизводство в организации.

Документы в деле располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в группе размещаются в хронологическом порядке (в соответствии с последовательностью решения вопроса).

Группа документов начинается с обращения, затем следует документ‑запрос (в случае присутствия его в переписке), потом документ‑ответ, завершается группа документов ответом гражданину и в вышестоящую организацию (в случае необходимости). При формировании дел проверяются правильность направления документа в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неполные и неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.