Регистрация обращения с помощью регистрационных форм

В соответствии с п. 17 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, обращения граждан регистрируются отдельно от других документов. Регистрация обращений граждан может производиться как по журнальной (журнал регистрации обращений граждан), так и карточной форме, а также в автоматизированном режиме. Все письменные обращения, поступившие в организацию, подлежат ОБЯЗАТЕЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ в течение ТРЕХ ДНЕЙ с момента поступления в организацию.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данной организации, направляется в течение СЕМИ ДНЕЙ со дня регистрации в организацию, в компетенцию которой входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких организаций, копия обращения в течение СЕМИ ДНЕЙ со дня регистрации направляется в соответствующие организации. Сопроводительное письмо с переадресованием обращений граждан подписывается руководителем.

Регистрационный номер обращения, как правило, состоит из сквозного порядкового номера в пределах календарного года, дополненного литерой из начальной буквы фамилии заявителя. На коллективных обращениях могут проставляться литера «КЛ», на анонимных – «АН». Регистрационный номер может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность. В журнальной форме регистрации заполняются следующие реквизиты: 1) регистрационный номер обращения; 2) дата; 3) автор обращения; 4) заголовок к тексту (краткое содержание документа); 5) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор резолюции, дата); 6) срок исполнения документа; 7) отметка о постановке на контроль; 8) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В карточной форме состав основных реквизитов регистрации обращения граждан может дополняться другими реквизитами: 1) должностное лицо, поставившее документ на контроль; 2) перенос сроков исполнения; 3) количество листов обращения; 4) наличие приложений; 5) срок хранения документа. Регистрационная карточка сохраняется, и в дальнейшем все «перемещения» обращения фиксируются в ней, что позволяет отслеживать процесс, выявлять многократность обращения, в любой момент дать гражданину справку о ходе рассмотрения его обращения. Переход на электронную регистрацию значительно упрощает работу с обращениями. С появлением электронной системы регистрации гражданин может позвонить в службу делопроизводства органа власти и ему ответят, как проходит рассмотрение его обращения.

Повторным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный индекс в течение календарного года, а в соответствующей графе регистрационного журнала (карточки) указывается регистрационный номер предыдущего обращения. Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимает руководитель организации. Повторные обращения (устные и письменные), в которых не приводятся новые доводы или открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие результаты проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.

При автоматизированной системе документооборота заполняются все необходимые реквизиты, установленные в трафаретной форме регистрационной карточки.

Реквизиты регистрационно‑контрольной карточки

№ (регистрационный индекс) – индекс обращения, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Он может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ, учет и сохранность обращений граждан. Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

Фамилия, имя, отчество – фамилия, имя, отчество автора обращения.

Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон – место жительства или работы, номер телефона автора обращения. Для обращений без подписи делается запись «Без подписи».

Дата поступления – дата поступления обращения по почте, на личном приеме или переданного для регистрации иным способом.

Количество листов – общее количество листов обращения и приложенных к нему документов.

Даты, индексы повторных обращений – даты поступлений предыдущих обращений.

Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма – наименование организации, переславшей обращение.

Тематика – отнесение обращений к определенной теме в соответствии с утвержденным в организации классификатором обращений граждан.

Содержание – краткое содержание поступившего обращения. Формулируется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом «о» и должно отвечать на вопрос «о чем?».

Резолюция – решение руководителя или другого должностного лица организации об исполнении или разрешении вопроса, содержащегося в обращении. Резолюция, подпись автора резолюции и срок исполнения переносятся в РКК с документа после прочтения его руководителем. На обращении не должно быть более одной резолюции.

Исполнитель – фамилия должностного лица организации, отвечающего за разрешение обращения.

Документ направлен на исполнение – наименование структурного подразделения, отвечающего за разрешение обращения.

Дата направления – дата направления обращения на рассмотрение и исполнение.

Срок исполнения – дата исполнения, указанная в резолюции или установленная законодательством.

Дата исполнения – дата документа, содержащего окончательное решение по обращению.

Ход рассмотрения – записи о промежуточных решениях по обращениям граждан, запросах и полученных ответах.

Результат решения (№ _, дата ответа_) регистрационный номер, дата ответа на обращение и заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).

Отметка о снятии с контроля – должность, фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают руководители и другие должностные лица организаций, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.

Документ подшит в дело № _ __, _ _ л. _– индекс дела по номенклатуре, номер тома и номера листов. Заполняется после подшивки документов в дело.

Регистрационно‑контрольные карточки заполняются в двух и более экземплярах. Один экземпляр помещается в контрольную картотеку, второй вместе с обращением направляется исполнителю, остальные предназначены для справочных картотек. По мере исполнения обращений граждан первые экземпляры РКК перемещаются из контрольной картотеки в справочную. В справочной картотеке по обращениям граждан карточки систематизируются, как правило, по алфавитному признаку (по алфавиту фамилий граждан). Дополнительно они могут группироваться по региональному (географическому) признаку, а также по тематическому (по тематике вопросов, затронутых в обращениях). РКК на коллективные обращения могут помещаться в отдельную картотеку (раздел картотеки).

При применении в органах власти электронного документооборота службой делопроизводства совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов, связанных с рассмотрением обращений граждан.