Изучение организации делопроизводства в организации (учреждении), порядка прохождения и согласования документов

Изучила организацию делопроизводства в райисполкоме, порядок согласования документов.

Делопроизводство в райисполкоме ведется в соответствии с нормативными правовыми актами по делопроизводству.

Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов - фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам.

Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:

ü акты законодательства Республики Беларусь;

ü решения судов;

ü предписания государственных органов и должностных лиц;

ü поручения вышестоящих организаций;

ü осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения райисполкомом возложенных на нее функций и задач в соответствии с компетенцией.

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в актах законодательства, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах райисполкома.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование), утверждение.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции райисполкома и содержанию документируемого управленческого действия. На письмах название вида документа не указывается.

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения. инструкция, положение и др.) - дата утверждения.

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Документы, подготавливаемые в райисполкоме, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию.

Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри райисполкома - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.