Приложение Sheet и управление ресурсами

Sheet представляет собой очень упрощенный аналог MS Excel – всего один лист в документе, достаточно скромные возможности форматирования ячеек, более краткий (впрочем, достаточно внушительный) список математических и прочих функций, возможности сортировки, возможность создавать графики нескольких основных типов.

Автор использует это приложение в основном для простого «управления складскими запасами» и отчасти – для управления задачами. В Psion копируются, особенно перед поездками, несколько ключевых листов основной системы управления задачами и ресурсами, которые могут потребоваться для принятия решений. В ходе удаленной работы в Sheet ведется также хронометраж, который затем легко переносится в общую базу в Excel.

Аналогичным образом в простую Sheet-табличку заносятся сведения, необходимые для управления ресурсами, которые затем переносятся в более мощную и структурированную базу управления ресурсами на большом компьютере. Например, обсуждая печать учебных органайзеров и других ТМ-продуктов в копи-центре, автор может записать в более или менее свободном формате (в зависимости от отлаженности и привычности методов обработки именно этого типа данных) информацию о том, сколько органайзеров куда отправлено курьерской службой, сколько он забрал сам, сколько осталось в копи-центре и для чего, и т.п.

Попутно можно прикинуть стоимость будущего заказа с помощью простой таблички со столбцами «Продукт / Цена / Количество / Стоимость / Стоимость в у.е.», которая дает очень хороший обзор вопроса, позволяет легко «играть» различными параметрами, видя их взаимосвязи и принимая решения, что гораздо удобнее обычных подсчетов на калькуляторе. Наверняка, читатель, вам знакома картина издерганного и отвлекаемого продавца, мучительно продирающегося сквозь собственные прайсы и скидки, и покупателя, с не меньшими муками пытающегося сложить в голове какую-то целостную картину, и в итоге вынужденного махнуть рукой в духе «авось в бюджет уложимся, а если не уложимся – что-нибудь придумаем». Использование простых электронных табличек, которые у вас всегда в кармане, позволяет таких ситуаций избежать.

Здесь же стоит упомянуть стандартное приложение Calc, т.е. калькулятор. Можно использовать простую его версию (имеющую достаточно удобное поле «протокола», в котором в удобном для восприятия виде фиксируются все операции), либо «научную», с тригонометрическими и тому подобными функциями. Говоря об этом приложении, уместно отметить одно важное удобство карманного компьютера: он позволяет избавиться от большого числа мелких «карманностей» (калькулятор, диктофон, будильник, записная книжка с телефонами, и т.п.), т.е. существенно снизить количество головной боли при сборах в командировку или в более «локальный» выезд.

Приложение Contacts и управление «валютой бизнеса»

Нет нужды рассказывать читателю о важности для делового человека эффективного управления контактами. Количество людей, с которыми приходится общаться современному менеджеру или предпринимателю, как правило чрезвычайно велико. И информация о контактах – как раз тот род информации, который желательно всегда иметь с собой. Причем, в отличие от других типов информации, желательно иметь все контакты за все время сознательной деятельности, поскольку никогда не знаешь, чьи координаты могут неожиданно понадобиться по самому неожиданному поводу. Контакты и связи – это валюта бизнеса («не имей сто рублей...»), но что пользы в вашем богатстве, если кошелек в нужный момент оказался не с вами, а дома? Таскать же с собой килограмм визиток, согласитесь, достаточно неудобно.

Итак, на КПК должны храниться по возможности все ваши контакты. К сожалению, при синхронизации с Outlook в приложение Contacts не передаются категории, а работать со сплошным алфавитным списком из сотен контактов достаточно неудобно. В принципе, поверх стандартного Contacts можно устанавливать более сложные программы, позволяющие, например, создавать иерархическую систему каталогов контактов. Но автор использует гораздо более простое решение: в поле Notes большинства контактов подписываются ключевые слова, задающие «категорию» контакта. Таким образом, например, на вопрос потенциального клиента «С кем я мог бы побеседовать о качестве ваших семинаров?», в окно поиска вводятся слова “client” и/или “trainingcentre”, и из полученного списка выбираются контакты, наиболее подходящие по географическим, тематическим и тому подобным параметрам.

В одной из статей на тематических сайтах автор встречал упоминание о том, что пополнять базу контактов очень удобно, считывая визитки сканирующей ручкой-переводчиком CPen, которая может «общаться» с Psion по инфракрасному порту. Скорее всего, при объемах контактов начиная от нескольких новых визиток в день, а также при необходимости часто делать выписки из бумажных документов, это решение действительно достаточно удобно.