Приложение Agenda и управление задачами

В деятельности автора статьи существует сравнительно немного жестких привязок, типа «вторник, 21.01, 9:30-11:30» – как правило не больше 2-3 в неделю, с дальностью не более 1,5-2 месяцев в будущее. Но решения именно по такого рода задачам, как правило, приходится принимать в походных условиях, договариваясь о встрече, дате семинара, и т.п. Причем высока «цена ошибки» как при заключении такой договоренности, так и при ее осуществлении. Поэтому автор, осуществляя основное планирование в Excel-системе собственного изготовления, информацию о задачах с «жестким» временем исполнения (не путать с задачами, имеющими deadline, типа «написать статью к 15 января») счел необходимым дублировать в Agenda, и, соответственно, в Outlook, с которым она синхронизируется. Синхронизация, надо сказать, не безоблачна (например, будучи стерта в Outlook, задача при синхронизации стирается и в Psion, но не наоборот), однако ее недостатки больших неудобств не доставляют.

В Agenda есть несколько способов представления расписания, по мнению автора значительно более удобных, чем в Palm (чему способствует, в частности, широкий экран). Представление «День» разворачивает на весь экран временную сетку, на которой под соответствующим временем отображаются задачи, а в начале дня – не привязанные к времени задачи из ToDoList.

Последний является одним из элементов представления «Дела», в котором присутствуют, кроме ToDoList, категория Notes (к сожалению, не синхронизируемая с разделом «Заметки» в Outlook, что было бы логично), а также все пользовательские категории, заведенные в Outlook, каждая из которых в Psion выглядит как один из двух листков на развороте блокнота, на листке – соответствующие записи в порядке приоритета либо даты создания. Записи из этого представления синхронизируются с разделом «Задачи» в Outlook.

Оба названных представления используются достаточно редко, второй, в основном, для перебрасывания в Outlook маловажных дел типа «проконтролировать», «напомнить», и т.п., либо для кратких мыслей (длина записи в Agenda ограничена сравнительно небольшим количеством символов).

Наиболее активно используемое автором представление – «Неделя». Это «страница ежедневника», на которой развернуты семь дней, в днях – задачи с подписанным временем начала, внизу – уголки для перелистывания недель, сверху – поле для вызова календаря простым «кликом» стилуса. Такое представление при упоминавшемся уже количестве «жестких» задач в районе 2-3 в неделю дает наиболее удобный обзор для принятия решений.

Еще более качественный обзор («оплаченный» несколько меньшим удобством ввода задач) дает представление «Занятое время». Это чрезвычайно удобный двухмерный график, по горизонтальной оси которого идут дни с указанием чисел и дней недели, по вертикальной – часы дня. Задачи отображаются прямоугольничками соответствующего размера, кликнув на которые, можно посмотреть / изменить параметры задачи (к сожалению, нельзя просто перетаскивать задачи по графику, можно только вводить новые дату и время исполнения). На графике видны одновременно четыре недели, внизу уголки для перелистывания вперед и назад. График дает прекрасное представление о степени «загруженности» времени жесткими договоренностями, о равномерности их распределения по времени (которое снижает риски неисполнения договоренностей), и т.д. В тех «наладонниках», которые автор хорошо рассматривал вблизи, такого графика не было, а разделы календарного типа давали гораздо худший обзор и устроены были менее логично, чем в Agenda.

Представления «День», «Неделя» и «Занятое время» отображают одни и те же задачи, которые синхронизируются с разделом «Календарь» в Outlook. В представлении «Планировщик года» вводятся особые сущности – «события», которые отображаются на двухмерном графике года (по вертикали месяцы, по горизонтали дни). Это, например, «отпуск», «конференция», и т.п. Можно настроить их отображения в разделах «День» и «Неделя». Теоретически представление удобно для годового планирования, но практически автор его не использует, т.к. для личного стратегического планирования применяет более мощные средства, чем календарный график.

Наконец, существует представление «Годовщины», элементы которого отображаются в календарных планах и превращаются в «повторяющиеся задачи» в Outlook при синхронизации. Поскольку для планирования поздравлений, каждое из которых может требовать различной «заблаговременности» приготовлений, автору необходимо нечеткое планирование на основе метода структурирования внимания, представление «Годовщины» не используется.

В заключение стоит отметить, что записи в Agenda делаются обычно в достаточно «стационарных» условиях, не на бегу, поэтому работать с ней в Psion достаточно удобно. Если бы автор работал в большом коллективе с суетой и беготней, непрерывно «решая проблемы», Palm был бы для этого удобнее. Psion же – инструмент для более вдумчивой и неторопливой мобильной работы.