Десять правил подготовки и проведения совещаний

1. Готовясь к совещанию, ответьте для себя на следующие вопросы: что будете обсуждать? Какие могут возникнуть проблемы? Каковы варианты их реше-ния? Что может способствовать успеху совещания? Каковы возможные варианты компромисса? Нельзя ли разбить проблему на подпроблемы? Нельзя ли в случае осложнений решить часть проблемы?

2. Учитывайте уровень подготовленности, информированности и даже на-строения участников совещания.

3. Помните, что даже самое серьезное совещание бывает уместным начать с неожиданно интересной реплики и даже шутки.

4. Учитесь излагать суть вопроса, проблемы по возможности кратко.

5. Не забывайте, что успех совещания во многом зависит от убедительно-сти, аргументированности выступлений ведущего.

6. Обращаясь, называйте участников совещания по имени и отчеству, по возможности подчеркивайте их опыт и компетентность по соответствующему во-просу.

7. Не нагромождайте слишком много вопросов в рамках одного совещания. Постарайтесь сгруппировать их.

8. Выступая, не поучайте, не изрекайте прописных истин.

9. Очень эффектно, если фраза, мысль, с которой вы начали совещание, будет использована и в его завершении.

10. По окончании совещания ответьте самому себе наследующие три во-
проса: чего вы добились? Чего вы не достигли и почему? Каковы уроки на буду-
щее?

37

Очень важно помнить, что при подготовке и проведении совещаний не бы-вает мелочей. В связи с этим хотелось бы обратить внимание читателей на сле-дующие моменты.

Остерегайтесь в процессе совещания плоских шуток, непродуманных реп-лик в адрес легкоранимых и эмоционально возбудимых членов коллектива. Не начинайте совещание со слов: «У меня было мало времени, поэтому не все мате-риалы к совещанию готовы...» Или: «Я, к сожалению, не такой оратор, как...» И так все видят, что вы не выдающийся оратор, а вы это еще и констатируете. Не увле-кайтесь цитатами, зачитыванием ранее подготовленного текста. Это, как правило, не дает ожидаемого результата. По возможности излагайте мысль своими слова-ми, руководствуясь лишь планом выступления. Это бывает более убедительным. Ваше выступление не должно затягиваться и превращаться в длинный монолог.

Немаловажное значение имеет то, как лучше закончить совещание? Что в связи с этим можно порекомендовать?

— Призвать всех к выполнению тех планов, программ, к достижению тех целей, к которым пришли в результате дискуссии.

— Кратко резюмировать ход совещания и расставить свои акценты На тех вопросах, проблемах, которые решались.

— Похвалить наиболее удачные предложения, наиболее деловые выступ-ления.

— Бросить подходящую шутку, реплику, которая, однако, была бы к месту и разрядила бы обстановку скованности и даже некоторой враждебности, если уча-стники совещания не пришли к желаемому результату.

— Привести подходящую цитату, изречение.

— Поблагодарить участников совещания за продуктивную работу.

— Акцентировать внимание слушателей на самом важном, самом нестан-дартном подходе, решении, которое достигну то на совещании.