Как подготовить и провести совещание

Итак, как подготовить и провести совещание? Чтобы ответить на этот во-прос, уточним, что такое «совещание». Общепринято, что совещание — это фор-ма организации делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для данно-го коллектива (группы) проблемам. Однако после совещания или в процессе его проведения иногда возникает проблем больше, чем их было до проведения. Возникает проблема «холостых совещаний», а точнее, проблема повышения эф-фективности совещаний. Если об актере мы ничего не можем сказать, пока не

36

увидим его на сцене, то способность руководителя, его творческий потенциал, его умение управлять людьми, как в зеркале, проявляется в процессе проведения со-вещания.

Если большинство современных совещаний не дает ожидаемого результа-та, то что приводит к их низкой эффективности и даже срыву? Исследование и систематика проведенных наблюдений показывают, что наиболее важными фак-торами и причинами такого явления могут быть следующие:

— плохая подготовка к совещанию самого руководителя, помогающих ему экспертов или людей, ответственных за его подготовку;

— отсутствие у участников совещания желания сотрудничать, работать со-вместно;

— включение в повестку дня малосвязанных между собой вопросов и их изобилие;

— неумелое ведение совещания (вместо обсуждении проблем и принятия решений поощрение разговоров вообще, ни о чем);

—попустительство по отношению к демагогическим выступлениям;

— отстаивание групповых интересов, нежелание найти общий интерес, ре-шить общие задачи;

— формальные выступления, зажим конструктивных дискуссий и критики;

— неумение с самого начала совещания заострить проблему, отсутствие интересных, вдохновляющих выступлений, оригинальных идей, которые могли бы быть поддержаны большинством.

Как видим, эффективность проведения совещания если не полностью, то во многом зависит от таланта и управленческих способностей его организатора. По-этому, как говорится, во всех удачах приходится благодарить обстоятельства, во всех неудачах — винить только себя. Но если совещание не достигло ожидаемого эффекта, то необходимо не опускать руки, а извлечь из совершенных ошибок ка-кую-либо пользу на перспективу.